PAGE綜合管理類檔案制度一、總則（一）目的為加強公司綜合管理類檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在綜合管理活動中形成的各類檔案，包括但不限于行政管理、人力資源管理、財務(wù)管理、市場營銷管理、質(zhì)量管理等方面的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司綜合管理類檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項管理活動的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司綜合管理類檔案，保證檔案資料的齊全、完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.時效性原則及時對檔案進行收集、整理、歸檔，確保檔案信息的時效性，以便為公司決策提供及時有效的支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司綜合管理類檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司綜合管理類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負責對公司各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司各項工作提供檔案信息服務(wù)。（二）各部門檔案管理職責1.負責本部門綜合管理類檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的完整、準確。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案管理的日常工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向公司檔案管理部門移交檔案。4.嚴格遵守檔案保密制度，確保本部門檔案信息的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、行政事務(wù)處理文件等。2.人力資源管理檔案員工入職檔案、培訓(xùn)檔案、績效考核檔案、薪酬福利檔案、勞動合同檔案等。3.財務(wù)管理檔案會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告、稅務(wù)資料等。4.市場營銷管理檔案市場調(diào)研資料、營銷策劃方案、客戶資料、銷售合同等。5.質(zhì)量管理檔案質(zhì)量體系文件、質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量事故處理記錄等。6.其他與公司綜合管理相關(guān)的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責任人，及時收集本部門在各項管理活動中形成的檔案資料。2.檔案收集應(yīng)做到及時、完整，不得遺漏重要文件和資料。3.對收集到的檔案資料，應(yīng)進行初步審核，確保其真實性、完整性和準確性。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為行政管理類、人力資源管理類、財務(wù)管理類、市場營銷管理類、質(zhì)量管理類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級、三級類目。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號可采用數(shù)字編號或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案資料進行整理裝訂，保持檔案的整齊和牢固。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于檔案的檢索和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的綜合管理類檔案整理歸檔，并移交公司檔案管理部門。2.對于一些重大項目或特殊事項形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或事項處理完畢后[具體時間]內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對整理好的檔案進行自查，確保檔案資料齊全、準確、裝訂規(guī)范。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交公司檔案管理部門。3.公司檔案管理部門對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。4.審核通過后，檔案管理部門將檔案進行上架保管，并在檔案管理系統(tǒng)中進行登記。（三）保管要求1.檔案保管應(yīng)具備適宜的環(huán)境條件，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，按照分類編號順序排列，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。5.對檔案庫房應(yīng)配備必要的安全防護設(shè)施，如防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱綜合管理類檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.查閱涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司保密委員會批準，并嚴格遵守保密規(guī)定。3.外部單位查閱公司檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容。2.所在部門負責人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對申請表進行審批簽字。3.查閱人持審批后的申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案。4.查閱人應(yīng)在指定的地點查閱檔案，并遵守檔案管理部門的各項規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對檔案進行核對，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）利用方式1.根據(jù)公司工作需要，檔案管理部門可對檔案進行整理、編研，形成各種專題資料，為公司決策提供參考依據(jù)。2.積極開展檔案信息資源共享，通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、檔案管理系統(tǒng)等平臺，為公司各部門提供檔案信息服務(wù)，提高檔案的利用效率。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司檔案管理制度，對檔案進行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅持全面審查、重點突出的原則，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門負責人、各相關(guān)部門代表以及檔案專業(yè)人員組成。鑒定小組負責對公司綜合管理類檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案的保存價值，包括歷史價值、現(xiàn)實利用價值和科研價值等。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的保存價值確定保管期限，保管期限分為永久、長期（[具體年限]）和短期（[具體年限]）。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價值的檔案編制《檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定的地點進行銷毀，銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字，并將銷毀情況報告公司檔案管理部門負責人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司綜合管理類檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司綜合管理類檔案進行全面數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類、編號、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能的自動化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理加強對電子檔案數(shù)據(jù)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息