PAGE檔案借閱制度幼兒園一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案借閱行為，充分發(fā)揮檔案在教育教學(xué)、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本幼兒園全體教職工及因工作需要借閱檔案的外部人員。（三）檔案定義本制度所指檔案是幼兒園在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于行政管理檔案、教學(xué)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、后勤檔案等。二、檔案借閱管理部門及職責(zé)（一）檔案室1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整與安全。2.建立健全檔案借閱登記制度，嚴(yán)格按照本制度辦理檔案借閱手續(xù)。3.對(duì)借閱檔案的人員進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案的正確使用和按時(shí)歸還。（二）借閱審批部門1.根據(jù)借閱申請(qǐng)，對(duì)借閱檔案的必要性和合理性進(jìn)行審核，簽署審批意見。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱，需進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。三、檔案借閱流程（一）內(nèi)部人員借閱1.填寫申請(qǐng)表借閱人需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。申請(qǐng)表應(yīng)提交給所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人需對(duì)借閱目的的真實(shí)性和必要性進(jìn)行審核，并簽署意見。2.審批初審?fù)ㄟ^后，申請(qǐng)表提交至檔案室。檔案室根據(jù)檔案的密級(jí)和重要程度，確定審批權(quán)限。對(duì)于一般性檔案借閱，由檔案室負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱，需報(bào)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱登記經(jīng)審批同意后，借閱人到檔案室辦理借閱登記手續(xù)。檔案室工作人員需認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表與檔案實(shí)物，確保借閱信息準(zhǔn)確無誤。借閱登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱及數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期、審批意見等，并由借閱人簽字確認(rèn)。4.檔案借閱檔案室工作人員根據(jù)借閱登記情況，向借閱人提供所需檔案，并指導(dǎo)借閱人正確使用檔案。借閱人不得擅自將檔案帶出檔案室，如需在檔案室以外的地點(diǎn)查閱，需提前向檔案室提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。5.歸還檔案借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前歸還檔案。如因特殊原因需要延期歸還，需提前向檔案室提出申請(qǐng)，并說明延期原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案室工作人員需認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向借閱人提出，并做好記錄。檔案歸還后，檔案室工作人員在借閱登記冊(cè)上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。（二）外部人員借閱1.申請(qǐng)與審批因工作需要借閱幼兒園檔案的外部人員，需提前向幼兒園相關(guān)部門提交《檔案借閱申請(qǐng)表》，并注明借閱單位、借閱人姓名、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱及數(shù)量、借閱目的、借閱期限等信息。幼兒園相關(guān)部門對(duì)外部人員的借閱申請(qǐng)進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^后，報(bào)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，將審批結(jié)果通知檔案室。2.簽訂保密協(xié)議外部人員在借閱檔案前，需與幼兒園簽訂《檔案保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案信息的安全。3.借閱登記與借閱外部人員持審批通過的申請(qǐng)表和保密協(xié)議到檔案室辦理借閱登記手續(xù)，具體流程與內(nèi)部人員借閱相同。檔案室工作人員向外部人員提供所需檔案，并告知其檔案使用的相關(guān)規(guī)定和注意事項(xiàng)。4.歸還檔案外部人員應(yīng)嚴(yán)格按照協(xié)議規(guī)定的期限歸還檔案。歸還時(shí)，需確保檔案的完整和安全，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。檔案室工作人員在收到歸還的檔案后，認(rèn)真核對(duì)檔案情況，并在保密協(xié)議上注明檔案歸還情況。同時(shí)，將借閱相關(guān)信息進(jìn)行整理歸檔。四、檔案借閱權(quán)限與范圍（一）借閱權(quán)限1.幼兒園教職工因工作需要，可按照本制度規(guī)定借閱相關(guān)檔案。2.涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，如人事任免、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、重大決策文件等，需經(jīng)嚴(yán)格審批后，方可借閱。3.外部人員借閱檔案，需經(jīng)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（二）借閱范圍1.行政管理檔案：包括幼兒園各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議記錄、重要文件等，可供相關(guān)管理人員查閱，以了解幼兒園行政管理工作情況，為決策提供參考依據(jù)。2.教學(xué)檔案：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)課件、學(xué)生成績(jī)記錄、教學(xué)研究成果等，教師可根據(jù)教學(xué)需要借閱，用于教學(xué)研究、教學(xué)改進(jìn)和教學(xué)評(píng)估等工作。3.人事檔案：包含教職工個(gè)人基本信息、履歷、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等，僅供人事部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)查閱，用于人員管理、晉升、調(diào)動(dòng)等工作。4.財(cái)務(wù)檔案：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目憑證、審計(jì)報(bào)告等，僅限財(cái)務(wù)人員及相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)查閱，用于財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)審計(jì)工作。5.后勤檔案：如物資采購記錄、設(shè)備維護(hù)檔案、校園建設(shè)資料等，可供后勤部門人員查閱，以保障后勤工作的順利開展。五、檔案借閱要求（一）借閱人責(zé)任1.借閱人對(duì)所借閱檔案的安全和完整負(fù)責(zé)，不得擅自轉(zhuǎn)借、拆散、調(diào)換、抽取、污損、撕毀檔案。2.嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)于涉及幼兒園機(jī)密或敏感信息的檔案，借閱人應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（二）檔案使用規(guī)范1.借閱人應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)查閱檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案，不得在檔案上隨意涂改、標(biāo)記。如需對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)注或注釋，應(yīng)使用鉛筆，并在歸還檔案時(shí)告知檔案室工作人員。3.借閱人在使用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在損壞、缺頁等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案室報(bào)告，并配合檔案室進(jìn)行處理。六、檔案借閱期限（一）一般檔案借閱期限一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。（二）特殊情況借閱期限對(duì)于因特殊原因需要較長時(shí)間查閱的檔案，如涉及重大項(xiàng)目研究、重要課題調(diào)研等，經(jīng)檔案室同意，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長借閱期限，但最長不得超過[X]個(gè)工作日。七、檔案歸還與催還（一）歸還提醒檔案室工作人員應(yīng)在檔案借閱期限屆滿前[X]個(gè)工作日，通過電話、短信或郵件等方式提醒借閱人歸還檔案。（二）催還措施如借閱人未能按時(shí)歸還檔案，檔案室工作人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催還。對(duì)于多次催還仍未歸還的借閱人，檔案室將暫停其再次借閱檔案的權(quán)限，并向其所在部門通報(bào)情況。（三）逾期處理借閱人逾期未歸還檔案的，應(yīng)向檔案室提交書面說明，并按照本制度規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。如因逾期歸還造成檔案損壞、丟失或其他不良后果的，借閱人應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行賠償。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案室應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對(duì)涉及幼兒園機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保檔案信息的安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。在檔案借閱過程中，如發(fā)現(xiàn)借閱人有泄露檔案信息的跡象，應(yīng)及時(shí)制止，并采取相應(yīng)的措施。（二）安全管理1.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的安全隱患。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施，確保檔案的完整性。3.在檔案借閱過程中，如發(fā)生檔案丟失、損壞等安全事故，檔案室工作人員應(yīng)立即采取措施進(jìn)行查找和補(bǔ)救，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。同時(shí)，要配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理，查明原因，分清責(zé)任，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.幼兒園應(yīng)建立檔案借閱監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查。檔案室應(yīng)每月對(duì)檔案借閱登記冊(cè)進(jìn)行核對(duì)，檢查借閱手續(xù)是否齊全、借閱期限是否合規(guī)、檔案歸還情況是否正常等。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門人員檔案借閱情況的監(jiān)督，確保本部門人員嚴(yán)格按照制度規(guī)定借閱和使用檔案。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案管理部門等相關(guān)單位的監(jiān)督檢查，積極配合做好檔案管理工