PAGE柳鋼員工檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)柳鋼員工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于柳鋼全體員工檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司員工檔案由人力資源部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映員工的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假信息。3.保密原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對(duì)員工檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.及時(shí)更新原則。隨著員工工作經(jīng)歷、崗位變動(dòng)等情況的變化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等）。（二）學(xué)歷學(xué)位1.最高學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件。2.學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證報(bào)告（如有需要）。（三）工作經(jīng)歷1.入職以來(lái)的工作履歷，包括工作單位、職位、工作時(shí)間等。2.工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等相關(guān)證明材料。（四）培訓(xùn)經(jīng)歷參加公司內(nèi)外各類培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)證書(shū)等。（五）技能證書(shū)1.專業(yè)技能證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)等復(fù)印件。2.證書(shū)有效期及年檢情況。（六）勞動(dòng)合同員工與公司簽訂的勞動(dòng)合同文本。（七）薪資福利記錄1.工資發(fā)放記錄、獎(jiǎng)金分配記錄等。2.社保、公積金繳納記錄。（八）考核評(píng)價(jià)1.年度績(jī)效考核結(jié)果。2.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及同事的評(píng)價(jià)意見(jiàn)。（九）獎(jiǎng)懲情況1.公司內(nèi)部的獎(jiǎng)勵(lì)與處罰決定文件。2.獲得的外部榮譽(yù)證書(shū)及相關(guān)證明材料。（十）其他材料1.員工的健康體檢報(bào)告。2.員工的離職申請(qǐng)、離職審批表等相關(guān)材料（離職員工）。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時(shí)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)放員工檔案建立所需的材料清單，包括個(gè)人基本信息登記表、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、身份證復(fù)印件等。2.新員工應(yīng)按照要求如實(shí)填寫(xiě)相關(guān)表格，并提供真實(shí)有效的證明材料，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)交至人力資源部門(mén)。3.人力資源部門(mén)對(duì)新員工提交的材料進(jìn)行審核，確保材料的真實(shí)性和完整性。審核無(wú)誤后，將材料整理歸檔，建立新員工檔案。（二）檔案材料收集1.人力資源部門(mén)定期收集員工檔案更新所需的材料，如年度績(jī)效考核結(jié)果、培訓(xùn)證書(shū)、獎(jiǎng)懲文件等。2.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將涉及本部門(mén)員工的相關(guān)材料提交至人力資源部門(mén)，確保檔案信息的及時(shí)更新。3.員工個(gè)人如有需要補(bǔ)充或更新檔案材料，應(yīng)主動(dòng)向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明材料。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.同一類別的檔案材料應(yīng)按照時(shí)間順序排列，便于查閱和管理。（二）分類方法1.個(gè)人基本信息類。2.學(xué)歷學(xué)位類。3.工作經(jīng)歷類。4.培訓(xùn)經(jīng)歷類。5.技能證書(shū)類。6.勞動(dòng)合同類。7.薪資福利記錄類。8.考核評(píng)價(jià)類。9.獎(jiǎng)懲情況類。10.其他材料類。（三）編號(hào)與標(biāo)識(shí)1.為每一份檔案建立唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和連貫性，便于識(shí)別和查詢。2.在檔案盒或文件夾上標(biāo)注檔案編號(hào)、員工姓名、部門(mén)等信息，以便快速定位和查找檔案。五、檔案保管與存放（一）保管要求1.人力資源部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲(chóng)設(shè)施等，確保檔案的安全存放。2.定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案保管環(huán)境符合要求。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管場(chǎng)所，確需查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）存放方式1.按照檔案類別和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案柜中，每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放的檔案類別和范圍。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，便于檢索和查閱。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的檔案，但不得擅自更改檔案內(nèi)容。2.公司內(nèi)部因工作需要查閱員工檔案的，應(yīng)經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱員工檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部門(mén)指定專人陪同查閱，并嚴(yán)格限制查閱范圍。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱員工檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注或污損，確保檔案的完整和安全。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對(duì)檔案保管場(chǎng)所設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及員工個(gè)人隱私的信息予以保密。4.對(duì)電子檔案采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等安全措施，防止電子檔案信息泄露。（二）安全管理1.建立檔案安全管理制度，定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。2.配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行維護(hù)和更新。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取應(yīng)急措施，保護(hù)檔案安全，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、檔案轉(zhuǎn)遞（一）員工離職檔案轉(zhuǎn)遞1.員工離職時(shí)，人力資源部門(mén)應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后，及時(shí)整理其檔案，并按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.對(duì)于已就業(yè)的離職員工，將其檔案轉(zhuǎn)遞至新就業(yè)單位的檔案管理部門(mén)；對(duì)于未就業(yè)的離職員工，將其檔案轉(zhuǎn)遞至戶籍所在地的公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或人才交流中心。3.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，確保檔案的安全轉(zhuǎn)遞。同時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、轉(zhuǎn)遞時(shí)間、接收單位等信息，并要求接收單位在回執(zhí)上簽字蓋章后返回。（二）其他情況檔案轉(zhuǎn)遞1.因工作調(diào)動(dòng)等原因需要轉(zhuǎn)遞員工檔案的，按照員工離職檔案轉(zhuǎn)遞的程序辦理。2.對(duì)于退休員工的檔案，應(yīng)在退休手續(xù)辦理完畢后，按照規(guī)定進(jìn)行整理和保管，如需轉(zhuǎn)遞，按照相關(guān)規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的員工檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。2.確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，相互印證，共同構(gòu)成完整的員工檔案體系。（二）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊。負(fù)責(zé)將員工檔案的各項(xiàng)信息錄入系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確和完整。2.檔案查詢模塊。提供多種查詢方式，如按員工姓名、編號(hào)、部門(mén)等條件查詢檔案信息，方便快捷地獲取所需檔案資料。3.檔案統(tǒng)計(jì)分析模塊。對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如員工年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷分布、工作年限等，為公司人力資源決策提供數(shù)據(jù)支持。4.檔案審批模塊。對(duì)檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等業(yè)務(wù)流程進(jìn)行在線審批，提高工作效率和規(guī)范化水平。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)模塊。定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，及時(shí)更新檔案信息。2.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求的變化，不斷優(yōu)化檔案信息化管理系統(tǒng)的功能，提高系統(tǒng)的適用性和實(shí)用性。十、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司員工檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司員工檔案，確保檔案的安全、完整和有效利用。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體整理、保管、查閱、借閱等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.及時(shí)收集、更新檔案材料，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。4.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并提出解決方案。5.保守檔案機(jī)密，維護(hù)員工檔案信息安全。十一、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門(mén)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案整理與保管情況、檔案查閱與借閱手續(xù)等是否符合規(guī)定。2.設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)檔案管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)情況進(jìn)行及