PAGE環(huán)衛(wèi)物業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司環(huán)衛(wèi)物業(yè)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及下屬各部門、各項(xiàng)目在環(huán)衛(wèi)物業(yè)工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司在環(huán)衛(wèi)物業(yè)活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司環(huán)衛(wèi)物業(yè)工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檢索、查詢和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)全公司檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向綜合檔案室移交。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案工作的順利開展。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。2.做好檔案的安全保管工作，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。3.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。4.積極開展檔案利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和數(shù)據(jù)錄入工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。6.參與公司檔案管理制度的制定和完善，提出合理化建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。2.環(huán)衛(wèi)物業(yè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等文件。3.環(huán)境衛(wèi)生管理文件，如清掃保潔標(biāo)準(zhǔn)、垃圾清運(yùn)記錄等。4.物業(yè)管理文件，如物業(yè)服務(wù)合同、業(yè)主檔案、維修記錄等。5.人事檔案，包括員工入職、離職、考核、培訓(xùn)等資料。6.財(cái)務(wù)檔案，如預(yù)算報(bào)表、財(cái)務(wù)憑證、審計(jì)報(bào)告等。7.設(shè)備檔案，包括設(shè)備采購合同、使用說明書、維修保養(yǎng)記錄等。8.其他與公司環(huán)衛(wèi)物業(yè)工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，按照歸檔范圍進(jìn)行整理。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明出處。（三）整理方法1.分類：按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分類，一般可分為行政管理類、環(huán)境衛(wèi)生管理類、物業(yè)管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、設(shè)備管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于快速查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或涂改。四、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的實(shí)體安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保檔案信息的安全。定期對(duì)檔案保管場所進(jìn)行清潔和消毒，防止檔案受到損壞。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，確定其是否仍有保存價(jià)值。2.分析檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理人員填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。銷毀完畢后，《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱、數(shù)量等信息。登記冊(cè)應(yīng)定期整理歸檔，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平，為公司提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.系統(tǒng)功能模塊：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足公司檔案管理的各項(xiàng)需求。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息