PAGE村小組檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村小組檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在村小組各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村小組在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則村小組檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映村小組工作實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.保密性原則對涉及村小組機(jī)密、個(gè)人隱私等檔案信息，嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、使用和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)村小組檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.對檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索工具。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好登記和歸還工作。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.積極開展檔案編研工作，為村小組工作提供參考依據(jù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理人員。2.協(xié)助檔案管理人員做好檔案管理工作，提供必要的支持和配合。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)黨委、政府及相關(guān)部門下發(fā)的文件、通知、指示等。2.村小組各類會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等。3.村小組工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)材料等。4.村民代表大會(huì)、黨員大會(huì)等會(huì)議資料。5.財(cái)務(wù)收支憑證、賬目報(bào)表等。6.土地承包、宅基地審批、計(jì)劃生育等各類業(yè)務(wù)檔案。7.村小組開展各類活動(dòng)的照片、視頻、音頻等資料。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范后移交檔案管理人員。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽署齊全，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等書寫。3.對破損、褪色的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)濟(jì)發(fā)展類、社會(huì)事務(wù)類等。2.編號(hào)對每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等，便于查閱和管理。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進(jìn)行審核，確保符合歸檔要求。2.將審核后的檔案材料按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒。3.在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、題名等信息。4.將檔案盒存放在檔案柜中，并建立檔案存放位置索引。（二）保管期限1.永久保管凡是反映村小組主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對村小組工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定期保管。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。2.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于查找。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.建立檔案安全管理制度，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等。2.申請表經(jīng)村小組負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找相關(guān)檔案，并在查閱室提供查閱。4.查閱人應(yīng)在查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。（二）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等。2.申請表經(jīng)村小組負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找相關(guān)檔案，填寫《檔案借閱登記簿》，注明借閱人姓名、單位、借閱日期、歸還日期等，并將檔案交借閱人。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）查閱與借閱限制1.涉及村小組機(jī)密、個(gè)人隱私等檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。2.查閱和借閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.查閱和借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需延長，應(yīng)經(jīng)村小組負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以村小組工作需要和國家有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從村小組工作的整體出發(fā)，分析檔案的現(xiàn)實(shí)和歷史意義。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由村小組負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定其價(jià)值。2.綜合分析法結(jié)合村小組工作需要、檔案的形成規(guī)律、保管狀況等因素，綜合分析檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)村小組負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。