PAGE檔案館檔案借出制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案館檔案的管理，規(guī)范檔案借出行為，確保檔案的安全與完整，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有部門及員工因工作需要借閱檔案館檔案的情況。（三）基本原則1.嚴格審批原則：檔案借出必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保借閱目的正當、合理。2.安全保密原則：在檔案借出期間，要確保檔案安全，防止檔案信息泄露。3.按時歸還原則：借閱人應(yīng)按照規(guī)定時間歸還檔案，不得逾期。二、檔案借出申請（一）申請流程1.借閱人需填寫《檔案借出申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對借閱申請的必要性和合理性進行審查，并簽署意見。3.經(jīng)部門負責人審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至檔案館負責人處進行最終審批。檔案館負責人需對申請內(nèi)容進行全面評估，包括借閱人身份、借閱用途、保密要求等，確認無誤后批準申請。（二）申請材料要求1.《檔案借出申請表》應(yīng)填寫清晰、準確，不得涂改。如有涂改，需重新填寫申請表。2.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案借閱申請，借閱人應(yīng)提供相關(guān)的工作證明或說明，以證明借閱的必要性。3.如需多人共同借閱檔案，應(yīng)在申請表中注明所有借閱人員名單，并由所有借閱人員簽字確認。三、檔案借出審批（一）審批權(quán)限1.一般性檔案的借出申請，由檔案館負責人審批即可。2.涉及重要機密、核心業(yè)務(wù)或大量檔案的借出申請，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對于可能影響公司/組織重大利益或涉及法律糾紛的檔案借出申請，須經(jīng)公司/組織最高領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批時間1.檔案館負責人應(yīng)在收到《檔案借出申請表》后的[X]個工作日內(nèi)完成審批。如遇特殊情況，無法在規(guī)定時間內(nèi)完成審批，應(yīng)及時向借閱人說明原因，并告知預(yù)計審批時間。2.對于需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或最高領(lǐng)導(dǎo)審批的申請，檔案館負責人應(yīng)在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)將申請表呈交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審批并反饋審批結(jié)果。四、檔案借出登記與交接（一）登記內(nèi)容1.檔案館工作人員在批準檔案借出申請后，應(yīng)及時進行登記。登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱及數(shù)量、借閱日期、預(yù)計歸還日期、審批意見等。2.建立《檔案借出登記簿》，對每一次檔案借出情況進行詳細記錄，確保記錄準確、完整，便于查詢和追溯。（二）交接手續(xù)1.借閱人憑批準后的《檔案借出申請表》到檔案館辦理檔案交接手續(xù)。檔案館工作人員應(yīng)與借閱人當面核對所借檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息，并確保檔案的完整性和準確性。2.雙方在《檔案交接清單》上簽字確認，明確檔案交接的時間、內(nèi)容等細節(jié)?！稒n案交接清單》一式兩份，一份由檔案館留存，一份由借閱人保存。五、檔案借出期限與歸還（一）借出期限規(guī)定1.一般性檔案的借出期限不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前[X]個工作日向檔案館提出書面申請，經(jīng)檔案館負責人批準后方可延長。延長后的借閱期限最長不得超過[X]個工作日。2.對于重要機密檔案或特定用途檔案，借出期限由檔案館根據(jù)實際情況另行確定，但最長不得超過[X]個工作日。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將所借檔案歸還至檔案館。如因特殊原因無法按時歸還，應(yīng)提前向檔案館說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時，借閱人應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，不得對檔案進行涂改、損壞、丟失等行為。檔案館工作人員應(yīng)認真核對歸還檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人溝通并查明原因。3.借閱人歸還檔案后，檔案館工作人員應(yīng)在《檔案借出登記簿》上記錄歸還日期，并注明檔案歸還情況正常。同時，在《檔案交接清單》上注明檔案已歸還，雙方簽字確認。六、檔案借出期間的管理（一）借閱人責任1.借閱人對所借檔案負有安全保管責任，應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出公司/組織辦公區(qū)域。如因工作需要帶出，須經(jīng)檔案館負責人特別批準，并采取必要的安全防護措施。2.借閱人應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對于涉及公司/組織機密的檔案，借閱人應(yīng)在借閱期間采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。3.在檔案借出期間，借閱人如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失跡象，應(yīng)立即向檔案館報告，并采取相應(yīng)的補救措施。因借閱人保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失的，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。（二）檔案館跟蹤管理1.檔案館工作人員應(yīng)定期對借出檔案進行跟蹤檢查，了解檔案的使用情況和保管狀況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人溝通并督促其整改。2.在檔案借出期限屆滿前[X]個工作日，檔案館工作人員應(yīng)提醒借閱人按時歸還檔案。對于逾期未歸還的檔案，檔案館應(yīng)及時與借閱人聯(lián)系，了解原因，并采取相應(yīng)的催還措施。七、檔案借出后的保密措施（一）保密協(xié)議簽署1.對于涉及公司/組織機密的檔案，借閱人在借閱前需簽署《檔案保密協(xié)議》，明確保密責任和義務(wù)。2.《檔案保密協(xié)議》應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責任等內(nèi)容，確保借閱人清楚了解保密要求。（二）保密措施執(zhí)行1.借閱人應(yīng)按照《檔案保密協(xié)議》的要求，對所借檔案采取必要的保密措施。如設(shè)置密碼、限制訪問權(quán)限、在安全的環(huán)境中使用檔案等。2.在檔案使用過程中產(chǎn)生的復(fù)印件、電子文檔等，借閱人應(yīng)按照公司/組織的保密規(guī)定進行管理，不得隨意傳播或泄露。（三）監(jiān)督與檢查1.檔案館應(yīng)定期對借閱人執(zhí)行保密措施的情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2.如發(fā)現(xiàn)借閱人違反保密協(xié)議，泄露檔案內(nèi)容，公司/組織將依法追究其責任，并采取相應(yīng)的法律措施，以維護公司/組織的合法權(quán)益。八、檔案借出的特殊情況處理（一）檔案損壞或丟失1.如在檔案借出期間發(fā)生檔案損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)立即向檔案館報告，并配合檔案館進行調(diào)查。2.借閱人需提交書面報告，說明檔案損壞或丟失的原因、經(jīng)過及采取的補救措施等。檔案館應(yīng)根據(jù)實際情況，評估損失程度，并要求借閱人承擔相應(yīng)的賠償責任。賠償責任包括但不限于重新復(fù)制檔案的費用、因檔案丟失造成的經(jīng)濟損失等。3.如因不可抗力等特殊原因?qū)е聶n案損壞或丟失，借閱人應(yīng)提供相關(guān)證明材料，經(jīng)檔案館核實后，可根據(jù)實際情況減輕或免除賠償責任。（二）緊急借閱情況1.在緊急情況下，如因突發(fā)事件、重大項目需要等，借閱人無法按照正常流程辦理檔案借出申請手續(xù)時，可先電話向檔案館負責人說明情況，經(jīng)同意后先行借閱檔案。2.緊急借閱后，借閱人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)補辦完整的檔案借出申請手續(xù)，并按照本