PAGE文件檔案管理制度6一、總則（一）目的為加強公司文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準確性和安全性，提高文件檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件檔案由綜合管理部統(tǒng)一負責收集、整理、保管和利用。2.真實性原則：文件檔案應如實反映公司各項工作的實際情況。3.完整性原則：確保文件檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的文件檔案進行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的文件檔案管理體系，便于查詢和使用。二、文件檔案管理職責（一）綜合管理部職責1.制定和完善公司文件檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類文件檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等工作。3.建立文件檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)文件檔案的信息化管理。4.負責文件檔案的保管、借閱、歸還、銷毀等日常管理工作。5.定期對公司文件檔案進行清查、盤點，確保文件檔案的安全。6.對各部門文件檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。（二）各部門職責1.負責本部門文件檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交綜合管理部。2.嚴格按照公司文件檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門文件檔案的形成、流轉和保管。3.配合綜合管理部做好文件檔案的清查、盤點等工作。4.明確本部門文件檔案管理的兼職人員，負責具體工作的落實。三、文件管理（一）文件的分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示等。2.業(yè)務文件：與公司業(yè)務活動相關的合同、協(xié)議、訂單、報價單、項目文檔等。3.技術文件：公司的技術標準、操作規(guī)程、技術方案、研究報告等。4.財務文件：財務報表、審計報告、稅務文件、資金審批文件等。5.人事文件：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。（二）文件的起草與審核1.文件起草部門應根據(jù)工作需要，按照公司規(guī)定的格式和要求起草文件。2.文件內(nèi)容應準確、清晰、完整，邏輯嚴謹，語言規(guī)范。3.重要文件需經(jīng)相關部門負責人審核，涉及多個部門的文件，應組織相關部門會簽。4.文件審核通過后，由起草部門負責人簽字確認，并提交綜合管理部編號登記。（三）文件的編號與登記1.綜合管理部對接收的文件進行統(tǒng)一編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號規(guī)則為：年份+部門代碼+流水號，例如：2023ZH001，表示2023年綜合管理部的第1號文件。3.同時，對文件進行詳細登記，記錄文件的名稱、編號、起草部門、起草人、審核人、日期、密級等信息。（四）文件的印發(fā)與發(fā)放1.根據(jù)文件的性質和審批意見，確定文件的印發(fā)范圍和方式。2.對于需要印發(fā)的文件，由綜合管理部負責排版、印刷，并加蓋公司印章。3.文件印發(fā)后，按照規(guī)定的發(fā)放范圍及時發(fā)放到相關部門和人員手中，并做好發(fā)放記錄。（五）文件的傳閱與處理1.對于需要傳閱的文件，綜合管理部應按照規(guī)定的傳閱順序進行傳遞，并做好傳閱記錄。2.傳閱人員應在規(guī)定時間內(nèi)閱讀文件，并簽署意見，如有需要辦理的事項，應及時反饋給相關部門。3.文件傳閱完畢后，由綜合管理部負責收回，并進行整理歸檔。（六）文件的保管1.文件應分類存放在專用的文件柜中，確保存放有序，便于查找。2.對于重要文件和涉密文件，應單獨存放，并采取加密、防火、防潮、防蟲等措施進行保管。3.定期對文件進行清查、盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（七）文件的借閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)部門負責人審批后，交綜合管理部辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應重新辦理申請手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得擅自復印、轉借、涂改或丟失，如有違反，應承擔相應的責任。（八）文件的銷毀1.文件保管期限屆滿或已失去保存價值的，由綜合管理部提出銷毀意見，填寫《文件銷毀申請表》。2.《文件銷毀申請表》經(jīng)公司領導審批后，由綜合管理部組織專人進行銷毀。3.文件銷毀應進行登記，記錄銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。四、檔案管理（一）檔案的分類1.文書檔案：公司在行政管理活動中形成的具有保存價值的文件材料。2.科技檔案：公司在科研、生產(chǎn)、技術改造等活動中形成的圖紙、圖表、技術文件、科研報告等。3.會計檔案：公司在財務管理活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報表等。4.人事檔案：公司員工的個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓記錄、績效考核等檔案材料。5.業(yè)務檔案：公司在業(yè)務經(jīng)營活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、客戶資料等。（二）檔案的收集與整理1.各部門應按照檔案管理的要求，定期將本部門形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，并進行初步整理。2.綜合管理部對各部門移交的檔案材料進行統(tǒng)一整理，按照分類標準進行分類、編號、編目等工作。3.整理檔案時，應確保檔案材料的齊全、完整，剔除重復、無用的材料，并對破損、褪色的材料進行修復或復制。（三）檔案的編目與裝訂1.檔案編目應包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等內(nèi)容。2.案卷封面應填寫檔案的名稱、年度、保管期限、檔號等信息。3.卷內(nèi)目錄應按照文件材料的排列順序依次填寫序號、文號、責任者、題名、日期、頁號等內(nèi)容。4.備考表應填寫本卷檔案的情況說明、整理人、檢查人、日期等信息。5.檔案裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱，裝訂時應去除金屬物，對破損的紙張進行修補。（四）檔案的保管1.檔案應存放在專門的檔案庫房中，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。3.按照檔案的分類和保管期限，對檔案進行上架存放，并建立檔案存放索引，便于查找。4.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（五）檔案的檢索與利用1.建立檔案檢索系統(tǒng)，通過計算機或紙質索引等方式，方便快捷地查找檔案信息。2.檔案利用應遵循規(guī)定的程序，因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱原因等信息。3.《檔案查閱申請表》經(jīng)部門負責人審批后，交綜合管理部辦理查閱手續(xù)。4.查閱檔案時，應在指定地點進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)綜合管理部同意。5.對檔案利用情況進行登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息，以便統(tǒng)計和分析檔案利用情況。（六）檔案的鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價值。2.檔案鑒定工作應由綜合管理部組織，相關部門負責人和專業(yè)人員參加，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由綜合管理部填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領導審批后進行銷毀。4.檔案銷毀應按照規(guī)定的程序進行，確保檔案信息的安全，銷毀過程應進行登記，并由監(jiān)銷人員簽字確認。五、電子文件與檔案管理（一）電子文件的形成與收集1.公司各部門在工作中應按照電子文件管理的要求，規(guī)范電子文件的形成過程，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.電子文件應及時收集，與紙質文件同步歸檔，收集過程中應注意檢查電子文件的格式、內(nèi)容等是否符合要求。（二）電子文件的整理與存儲1.對收集的電子文件進行分類整理，按照電子文件的類別和年度進行存儲。2.電子文件應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并建立備份機制，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對電子文件進行命名和編號，編號應與紙質文件相對應，便于查找和管理。（三）電子文件的檢索與利用1.建立電子文件檢索系統(tǒng)，通過關鍵詞、分類等方式進行檢索，方便快捷地查找電子文件信息。2.電子文件利用應遵循規(guī)定的程序，經(jīng)授權后可在指定的計算機上查閱和使用電子文件。3.對電子文件利用情況進行登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。（四）電子檔案的管理1.電子檔案的管理應參照紙質檔案管理的要求，確保電子檔案的安全和完整。2.定期對電子檔案進行備份和維護，檢查電子檔案的存儲情況，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。3.電子檔案的鑒定與銷毀應按照規(guī)定的程序進行，鑒定過程中應注意電子檔案的可讀性和可恢復性。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部定期對公司各部門文件檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將文