PAGE公路養(yǎng)護(hù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公路養(yǎng)護(hù)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公路養(yǎng)護(hù)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司從事公路養(yǎng)護(hù)工作所形成的各類檔案的管理，包括養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、巡查記錄、維修工程資料、設(shè)備檔案、技術(shù)資料、安全檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)公路養(yǎng)護(hù)檔案進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公路養(yǎng)護(hù)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.準(zhǔn)確性原則：檔案記錄應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字等應(yīng)清晰、規(guī)范。4.完整性原則：全面收集、整理公路養(yǎng)護(hù)工作中形成的各類檔案，確保檔案資料的齊全。5.及時(shí)性原則：及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸檔，保證檔案資料的時(shí)效性。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)公司設(shè)立檔案管理室，負(fù)責(zé)公路養(yǎng)護(hù)檔案的具體管理工作。（二）職責(zé)1.檔案管理室職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。負(fù)責(zé)公路養(yǎng)護(hù)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等工作。建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。負(fù)責(zé)檔案的安全管理，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為公路養(yǎng)護(hù)工作提供服務(wù)。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門在公路養(yǎng)護(hù)工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理室。配合檔案管理室做好檔案的整理、歸檔、查詢等工作。對(duì)本部門保管的檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.養(yǎng)護(hù)計(jì)劃類：包括年度養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、月度養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、專項(xiàng)養(yǎng)護(hù)計(jì)劃等。2.巡查記錄類：日常巡查記錄、定期巡查記錄、特殊情況巡查記錄等。3.維修工程資料類：工程立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程決算等。4.設(shè)備檔案類：設(shè)備購(gòu)置合同、設(shè)備說(shuō)明書、設(shè)備維修記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等。5.技術(shù)資料類：技術(shù)規(guī)范、操作規(guī)程、科研報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等。6.安全檔案類：安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告及處理資料等。7.其他與公路養(yǎng)護(hù)工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、巡查記錄、維修工程、設(shè)備管理、技術(shù)資料、安全管理六類。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管期限公路養(yǎng)護(hù)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：涉及公路養(yǎng)護(hù)工作重大決策、重要?dú)v史事件、具有長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為10年至50年的檔案，主要包括一般性的養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、巡查記錄、維修工程資料等。3.短期保管的檔案：保管期限為1年至10年的檔案，如臨時(shí)性的文件材料等。（二）保管條件1.檔案管理室應(yīng)具備良好的保管條件能夠滿足防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等要求。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）檔案的數(shù)字化管理隨著信息技術(shù)的發(fā)展，逐步推進(jìn)公路養(yǎng)護(hù)檔案的數(shù)字化管理。對(duì)重要的檔案進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速查詢和利用。同時(shí)，要做好電子檔案的備份和安全管理工作，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。2.服務(wù)工作原則：檔案利用應(yīng)緊密圍繞公路養(yǎng)護(hù)工作的需要，為公司的決策、管理、技術(shù)創(chuàng)新等提供支持。3.規(guī)范審批原則：嚴(yán)格履行檔案利用審批手續(xù)，確保檔案利用的安全性和規(guī)范性。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理室查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理室可為其提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。（三）利用登記檔案管理室應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱及數(shù)量等。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期鑒定：檔案管理室應(yīng)定期對(duì)保管的檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次。2.鑒定小組：成立由檔案管理室人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。3.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）銷毀1.銷毀清單：對(duì)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，清單應(yīng)詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.審批：《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。3.銷毀方式：檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。4.監(jiān)督：檔案銷毀過(guò)程應(yīng)有專人監(jiān)督，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉公路養(yǎng)護(hù)業(yè)務(wù)。2.檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。（二）崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等。2.做好檔案的安全保護(hù)工作，確保檔案的完整和安全。3.積極為公司內(nèi)部人員提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)。