PAGE檔案查閱借閱登記制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案查閱借閱行為，確保檔案的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過(guò)程中涉及檔案查閱借閱的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案在查閱借閱過(guò)程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.服務(wù)工作原則：在確保檔案安全的前提下，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案支持與服務(wù)。二、檔案查閱登記（一）查閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱目的、所需檔案名稱、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，明確查閱的必要性及對(duì)工作的支持作用。（二）受理與審核1.檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括查閱目的是否合理、查閱范圍是否恰當(dāng)、查閱時(shí)間是否符合工作需要等。2.對(duì)于符合規(guī)定的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)予以受理；對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人溝通，說(shuō)明原因并要求其補(bǔ)充或調(diào)整申請(qǐng)內(nèi)容。（三）查閱登記1.經(jīng)審核通過(guò)的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括申請(qǐng)人姓名、所在部門、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱及數(shù)量、查閱目的等。2.查閱登記應(yīng)使用專門的《檔案查閱登記表》，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、清晰。（四）查閱安排1.根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度及保管狀況，檔案管理部門合理安排查閱場(chǎng)所和查閱方式。2.對(duì)于一般檔案，可在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域進(jìn)行查閱；對(duì)于重要或機(jī)密檔案，應(yīng)安排專人在場(chǎng)監(jiān)督查閱過(guò)程。（五）查閱限制1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。2.嚴(yán)禁查閱與本人工作無(wú)關(guān)的檔案信息，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案借閱登記（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，除注明查閱申請(qǐng)的相關(guān)信息外，還需明確借閱期限、歸還方式等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表同樣需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并根據(jù)檔案的重要性和敏感性，可能還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）受理與審核1.檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)表后，按照查閱申請(qǐng)的審核要求進(jìn)行嚴(yán)格審核。2.重點(diǎn)審核借閱期限是否合理，歸還方式是否明確可行，借閱人是否具備妥善保管檔案的條件等。（三）借閱登記1.審核通過(guò)的借閱申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行全面、細(xì)致的登記。登記信息除包含查閱登記的所有內(nèi)容外，還應(yīng)增加借閱期限、預(yù)計(jì)歸還日期、借閱人聯(lián)系方式等。2.借閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以便隨時(shí)跟蹤檔案的借閱狀態(tài)。（四）借閱手續(xù)1.借閱人憑經(jīng)審核批準(zhǔn)的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門向借閱人提供檔案時(shí)，應(yīng)與借閱人當(dāng)面核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等，并要求借閱人在《檔案借閱交接清單》上簽字確認(rèn)。（五）借閱限制1.嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍，原則上只允許與工作直接相關(guān)的人員借閱必要的檔案。2.重要檔案的借閱需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且借閱期限應(yīng)嚴(yán)格控制。3.借閱人不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。四、檔案歸還與催還（一）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借檔案。2.歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)確保檔案的完整性，不得有損壞、涂改、缺失等情況。3.檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量、內(nèi)容及完整性，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案借閱交接清單》上簽字注銷。（二）催還措施1.在借閱期限屆滿前，檔案管理部門應(yīng)提前向借閱人發(fā)出《檔案催還通知》，提醒借閱人按時(shí)歸還檔案。2.對(duì)于逾期未歸還的檔案，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行跟蹤催還，了解原因并及時(shí)采取相應(yīng)措施。3.如借閱人因特殊原因無(wú)法按時(shí)歸還檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)延期歸還，并說(shuō)明原因及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間。經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期，延期期限一般不得超過(guò)原借閱期限的一半。五、檔案查閱借閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查閱借閱登記情況進(jìn)行自查，確保登記信息準(zhǔn)確、規(guī)范，查閱借閱行為符合制度要求。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)檔案查閱借閱情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行的有效性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度的查閱借閱行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.情節(jié)較輕的，給予口頭警告或書面告誡，要求其立即改正；情節(jié)嚴(yán)重的，如造成檔案丟失、泄露或損壞的，將按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任，包括但不限于經(jīng)濟(jì)賠償、紀(jì)律處分等。六、檔案查閱借閱登記資料的管理（一）資料保存1.《檔案查閱申請(qǐng)表》、《檔案借閱申請(qǐng)表》、《檔案查閱登記表》、《檔案借閱交接清單》等相關(guān)登記資料應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.登記資料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，以便于查閱和管理。電子資料應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）查閱利用1.檔案查閱借閱登記資料作為公司檔案管理的重要組成部分，可供公司內(nèi)部相關(guān)人員在工作需要時(shí)查閱利用。2.查閱利用登記資料時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，確保資料的安全與完整。七、附則（一）解釋權(quán)