PAGE文書檔案制度三統(tǒng)一一、總則（一）目的為加強公司文書檔案管理，確保文書檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：文書檔案應如實反映公司各項工作活動，內(nèi)容準確無誤。3.分類科學原則：按照文書檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則：加強檔案安全保密措施，防止檔案信息泄露和損壞。二、文書檔案的定義與分類（一）定義文書檔案是指公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、材料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）分類1.行政管理類：包括公司行政事務管理、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的文件材料。2.業(yè)務經(jīng)營類：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、財務管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等業(yè)務活動中產(chǎn)生的各類文件，如合同協(xié)議、市場調(diào)研報告、生產(chǎn)報表、財務報表、技術(shù)文檔等。3.黨群工作類：涉及黨組織建設、工會工作、共青團工作等方面的文件，如黨組織會議記錄、黨員檔案、工會活動資料等。4.其他類：不屬于上述分類的其他具有保存價值的文書檔案。三、文書檔案的形成與收集（一）形成1.公司各部門及員工在工作過程中應及時形成各類文書檔案，確保文件材料的真實、完整。2.文書的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等環(huán)節(jié)應嚴格按照公司規(guī)定的流程進行，確保文書格式規(guī)范、內(nèi)容準確。（二）收集1.各部門應指定專人負責文書檔案的收集工作，定期對本部門形成的文件材料進行整理、分類，確保無遺漏。2.對于重要會議、重大活動等形成的文件材料，承辦部門應在活動結(jié)束后及時收集齊全，并移交檔案管理部門。3.員工離職時，應將個人工作期間形成的文件材料整理后移交所在部門，由部門統(tǒng)一移交檔案管理部門。四、文書檔案的整理與歸檔（一）整理1.檔案管理人員對收集到的文書檔案進行整理，按照分類標準進行分類、編號。2.對每份文書檔案進行編目，包括文件標題、文號、日期、來源、保管期限等信息。3.去除文書檔案中的金屬物，對破損或褪色的文件進行修復或復制。（二）歸檔1.整理好的文書檔案應及時歸檔，按照年度、類別、保管期限等順序排列上架。2.建立文書檔案目錄索引，便于查找利用。3.對電子文書檔案應進行備份，并按照規(guī)定的格式和存儲方式進行保存，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、文書檔案的保管（一）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要是反映公司重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務等具有長遠利用價值的文件材料。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，短期保管的檔案保管期限為15年以下。（二）保管條件1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案應采取有效的存儲和保護措施，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（三）檔案清查1.檔案管理部門應定期對文書檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的完整與安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行處理。六、文書檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱文書檔案。2.外單位因工作需要查閱公司文書檔案，應按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱文書檔案，應填寫《文書檔案查閱申請表》或《文書檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱公司文書檔案，應提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司分管領導批準后，方可查閱。查閱時應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自摘抄、復制、拍照等。3.借閱文書檔案應嚴格遵守借閱期限，按時歸還。如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理部門應對文書檔案的利用情況進行詳細登記，包括查閱、借閱時間、查閱人或借閱人姓名、部門、查閱或借閱內(nèi)容、歸還時間等信息。2.利用登記記錄應妥善保存，以備查詢。七、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對已到保管期限的文書檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的文書檔案，應填寫《文書檔案銷毀申請表》，報公司分管領導批準后，予以銷毀。2.文書檔案的銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，記錄應妥善保存。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司設立檔案管理監(jiān)督小組，定期對各部門文書檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。（二）考核1.將各部門文書檔案管理工作納入公司績效考核體系，對工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對