PAGE風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局一、總則（一）目的為有效防范公司運(yùn)營過程中的各類風(fēng)險(xiǎn)，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)合法、合規(guī)、穩(wěn)健運(yùn)行，保護(hù)公司及相關(guān)利益者的合法權(quán)益，特設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局，對公司風(fēng)險(xiǎn)防控相關(guān)制度及檔案進(jìn)行規(guī)范管理。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在涉及風(fēng)險(xiǎn)防控工作中所產(chǎn)生的制度文件、檔案資料等的管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司內(nèi)部章程，確保風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局的各項(xiàng)工作合法合規(guī)。2.完整性原則：全面、系統(tǒng)地收集、整理、保存與風(fēng)險(xiǎn)防控相關(guān)的各類制度和檔案，保證檔案資料的完整性和連續(xù)性。3.準(zhǔn)確性原則：對制度文件和檔案資料的內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確記錄和整理，確保信息真實(shí)可靠，避免錯(cuò)誤或虛假信息。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的風(fēng)險(xiǎn)防控檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、使用和維護(hù)，提高工作效率。二、風(fēng)險(xiǎn)防控制度管理（一）制度制定1.公司各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)、法律法規(guī)要求以及風(fēng)險(xiǎn)防控需求，定期梳理和制定相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)防控制度。制度內(nèi)容應(yīng)明確風(fēng)險(xiǎn)防控目標(biāo)、范圍、措施、流程以及責(zé)任主體等。2.制度制定過程中，應(yīng)廣泛征求意見，組織相關(guān)人員進(jìn)行討論和論證，確保制度的科學(xué)性、合理性和可操作性。3.新制定的風(fēng)險(xiǎn)防控制度應(yīng)經(jīng)公司合規(guī)部門審核，確保符合法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，審核通過后報(bào)公司管理層批準(zhǔn)發(fā)布。（二）制度修訂1.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化以及風(fēng)險(xiǎn)防控形勢的改變，各部門應(yīng)及時(shí)對現(xiàn)有風(fēng)險(xiǎn)防控制度進(jìn)行修訂。2.制度修訂申請由相關(guān)部門提出，說明修訂的原因、內(nèi)容及預(yù)期效果。經(jīng)合規(guī)部門審核后，報(bào)公司管理層審批。3.制度修訂后，應(yīng)及時(shí)更新風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局中的相關(guān)文件，并向全體員工進(jìn)行宣貫，確保員工了解并遵守修訂后的制度。（三）制度廢止1.對于已不再適用或已被新制度替代的風(fēng)險(xiǎn)防控制度，由相關(guān)部門提出廢止申請，說明廢止原因。2.廢止申請經(jīng)合規(guī)部門審核，公司管理層批準(zhǔn)后，在風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局中進(jìn)行標(biāo)注，并將廢止的制度文件進(jìn)行妥善保管，以備查閱。三、風(fēng)險(xiǎn)防控檔案管理（一）檔案分類1.風(fēng)險(xiǎn)識別檔案：包括公司內(nèi)外部環(huán)境分析報(bào)告、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)清單等，記錄公司在不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域識別出的各類風(fēng)險(xiǎn)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對檔案：涵蓋針對各類風(fēng)險(xiǎn)制定的應(yīng)對策略、措施及實(shí)施記錄，如風(fēng)險(xiǎn)控制方案、應(yīng)急預(yù)案、風(fēng)險(xiǎn)處置報(bào)告等。3.監(jiān)督檢查檔案：包含內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、合規(guī)檢查記錄、風(fēng)險(xiǎn)管理考核結(jié)果等，用于跟蹤風(fēng)險(xiǎn)防控措施的執(zhí)行情況和效果。4.培訓(xùn)教育檔案：涉及風(fēng)險(xiǎn)防控培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等，反映公司對員工進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控知識和技能培訓(xùn)的情況。5.其他相關(guān)檔案：如與風(fēng)險(xiǎn)防控相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、文件往來、案例分析等資料。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門風(fēng)險(xiǎn)防控檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地提交至風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局。2.檔案收集范圍應(yīng)涵蓋風(fēng)險(xiǎn)防控工作的全過程，包括從風(fēng)險(xiǎn)識別、評估到應(yīng)對、監(jiān)督檢查等各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、記錄、報(bào)告等。3.對于外部獲取的與風(fēng)險(xiǎn)防控相關(guān)的文件資料，如法律法規(guī)文件、行業(yè)研究報(bào)告等，由公司相關(guān)部門統(tǒng)一收集后移交風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局。（三）檔案整理1.風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案類別和時(shí)間順序進(jìn)行編號、編目，建立清晰的檔案索引。2.對檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的完整性和規(guī)范性。對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的電子索引和目錄。3.檔案整理過程中，應(yīng)對檔案資料進(jìn)行審核，檢查資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)部門溝通核實(shí)。（四）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的保管臺(tái)賬，記錄檔案的名稱、編號、存放位置、保管期限等信息。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并記錄清查結(jié)果。（五）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱風(fēng)險(xiǎn)防控檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局負(fù)責(zé)人審核。審核通過后，由檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，提供相應(yīng)檔案資料。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。4.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的風(fēng)險(xiǎn)防控檔案，原則上不得對外借閱。確因工作需要對外提供的，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施。（六）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱風(fēng)險(xiǎn)防控檔案，可直接到風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上進(jìn)行標(biāo)記、涂改等操作。2.查閱重要或涉及敏感信息的檔案，需經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。3.外部單位因工作需要查閱公司風(fēng)險(xiǎn)防控檔案的，應(yīng)按照公司對外信息披露和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，履行必要的審批手續(xù)，并由公司指定人員陪同查閱。查閱過程中，不得將檔案帶離公司指定場所。（七）檔案銷毀1.對于超過保管期限且確無保存價(jià)值的風(fēng)險(xiǎn)防控檔案，由風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司合規(guī)部門審核，公司管理層批準(zhǔn)后，由風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并對銷毀情況進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。記錄資料應(yīng)與銷毀申請表一同保存。四、人員職責(zé)（一）風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局的日常管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.審核風(fēng)險(xiǎn)防控制度的制定、修訂和廢止申請，確保制度符合法律法規(guī)和公司實(shí)際情況。對風(fēng)險(xiǎn)防控檔案的收集、整理、保管、借閱、查閱、銷毀等工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.定期向公司管理層匯報(bào)風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局的工作情況，提出改進(jìn)建議和措施，為公司風(fēng)險(xiǎn)防控決策提供支持。4.協(xié)調(diào)與公司其他部門的工作關(guān)系，確保風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局各項(xiàng)工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)風(fēng)險(xiǎn)防控檔案的具體收集、整理、保管、借閱、查閱、銷毀等工作，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定和流程操作。2.對檔案資料進(jìn)行分類、編號、編目，建立檔案索引和目錄，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.維護(hù)檔案保管場所的設(shè)施設(shè)備，保證檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。4.為檔案查閱、借閱人員提供服務(wù)，辦理相關(guān)手續(xù)，監(jiān)督檔案使用情況，確保檔案資料的安全和保密。（三）各部門風(fēng)險(xiǎn)防控檔案責(zé)任人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門風(fēng)險(xiǎn)防控檔案的收集、整理工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確提交。2.按照公司風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局的要求，配合檔案管理人員做好檔案的保管、借閱、查閱等相關(guān)工作。3.對本部門產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)防控檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，如有問題及時(shí)與檔案管理人員溝通解決。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局的工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理工作是否符合制度規(guī)定，風(fēng)險(xiǎn)防控檔案是否完整、準(zhǔn)確。2.合規(guī)部門對風(fēng)險(xiǎn)防控制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保公司各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控制度得到有效落實(shí)。對違反制度規(guī)定的行為及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局應(yīng)定期開展自查自糾工作，對發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告公司管理層。（二）考核辦法1.建立風(fēng)險(xiǎn)防控制度檔案局工作考核機(jī)制，對檔案管理人員及各部門風(fēng)險(xiǎn)防控檔案責(zé)任人的工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核內(nèi)容包括檔案管理工作的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，風(fēng)險(xiǎn)防控檔案的完整性、保密性，以及