PAGE物業(yè)運(yùn)行檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)運(yùn)行檔案管理，確保物業(yè)運(yùn)行檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高物業(yè)管理服務(wù)水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所管理的各類物業(yè)項(xiàng)目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等。（三）定義物業(yè)運(yùn)行檔案是指在物業(yè)運(yùn)行過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等，包括但不限于物業(yè)接管驗(yàn)收資料、設(shè)備設(shè)施運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄、客戶服務(wù)記錄、安全管理記錄、環(huán)境衛(wèi)生記錄等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)運(yùn)行檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映物業(yè)運(yùn)行實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集物業(yè)運(yùn)行過程中的各類檔案資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密、業(yè)主隱私等檔案資料，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)運(yùn)行檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理物業(yè)運(yùn)行檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和銷毀各類檔案資料。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、評估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在物業(yè)運(yùn)行過程中形成的檔案資料的收集、整理、歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作，提供必要的協(xié)助。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案資料的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。4.按照規(guī)定的程序和要求，及時(shí)為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和更新，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)接管驗(yàn)收階段：包括物業(yè)竣工驗(yàn)收資料、接管驗(yàn)收記錄、房屋及附屬設(shè)施設(shè)備清單等。2.設(shè)備設(shè)施運(yùn)行階段：設(shè)備設(shè)施運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)計(jì)劃及記錄、設(shè)備設(shè)施臺賬等。3.客戶服務(wù)階段：業(yè)主檔案、客戶投訴處理記錄、物業(yè)服務(wù)合同及協(xié)議等。4.安全管理階段：安全檢查記錄、巡邏記錄、門禁管理記錄、消防設(shè)施設(shè)備檢查記錄等。5.環(huán)境衛(wèi)生管理階段：環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、垃圾清運(yùn)記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄等。6.其他與物業(yè)運(yùn)行相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.在收集過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問題或缺失，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為綜合管理類、房屋管理類、設(shè)備設(shè)施管理類、客戶服務(wù)類、安全管理類、環(huán)境衛(wèi)生管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于快速查找和利用檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲于專用的存儲設(shè)備中，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對于重要的檔案資料，可采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保存的方式，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.物業(yè)運(yùn)行檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括物業(yè)接管驗(yàn)收資料、物業(yè)服務(wù)合同及協(xié)議、重大事件記錄等。3.長期保管的檔案包括設(shè)備設(shè)施運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄、客戶投訴處理記錄等，保管期限一般為10年至30年。4.短期保管的檔案包括環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、垃圾清運(yùn)記錄等，保管期限一般為1年至5年。5.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）保管檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.檢查內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性，檔案庫房的環(huán)境條件等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)詳細(xì)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改，確保檔案的安全保管。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案資料。2.業(yè)主或相關(guān)單位因合法權(quán)益需要查閱、復(fù)印與自身相關(guān)的檔案資料。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱、調(diào)取檔案資料。（二）利用流程1.申請：利用者需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、查閱范圍等信息，并簽字蓋章。2.審批：檔案利用申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。對于涉及公司機(jī)密、業(yè)主隱私等重要檔案資料的利用申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：檔案管理人員根據(jù)審批意見，為利用者提供檔案查閱服務(wù)。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。4.借閱：對于確需借閱檔案資料的利用者，檔案管理人員應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等信息，并要求利用者簽字確認(rèn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還：利用者借閱檔案資料到期后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求利用者承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密、業(yè)主隱私等檔案資料，未經(jīng)公司同意，不得對外提供或公開。2.檔案利用者不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案資料。3.檔案利用者應(yīng)按照規(guī)定的用途使用檔案資料，不得將檔案資料用于其他非法目的。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對到期檔案進(jìn)行全面審查。2.通過查閱檔案目錄、檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、保存價(jià)值等情況，判斷檔案是否仍具有保存意義。3.對于涉及重要事項(xiàng)、歷史記錄等檔案資料，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，確保檔案的真實(shí)性和完整性。（三）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定工作小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同實(shí)施。