PAGE檔案館檔案全文掃描制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案利用效率，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本檔案全文掃描制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的各類檔案的全文掃描工作，包括但不限于文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：掃描后的電子檔案應(yīng)與原始檔案內(nèi)容一致，確保檔案信息的真實(shí)性。2.完整性原則：對(duì)所有應(yīng)掃描的檔案進(jìn)行全面掃描，不得遺漏，保證檔案信息的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：掃描過(guò)程中要保證圖像清晰、準(zhǔn)確，文字識(shí)別率高，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。4.安全性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)，采取必要的安全措施，保障檔案信息的安全。二、掃描前準(zhǔn)備（一）檔案整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)需掃描的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.對(duì)破損、褪色等不利于掃描的檔案，應(yīng)進(jìn)行必要的修復(fù)或技術(shù)處理，以保證掃描圖像的質(zhì)量。（二）設(shè)備與軟件1.配備符合檔案掃描要求的設(shè)備，如高速掃描儀、平板掃描儀等，并定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.安裝專業(yè)的檔案掃描軟件，具備圖像采集、圖像處理、存儲(chǔ)管理等功能，且軟件應(yīng)符合相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和安全要求。（三）人員培訓(xùn)1.組織參與檔案掃描工作的人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其熟悉檔案掃描的流程、技術(shù)要求和操作規(guī)范。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識(shí)、掃描設(shè)備操作技能、圖像處理技巧、信息安全意識(shí)等，確保工作人員能夠高質(zhì)量地完成掃描任務(wù)。三、掃描流程（一）掃描任務(wù)分配1.根據(jù)檔案整理情況和掃描工作量，合理分配掃描任務(wù)給具體的工作人員，并明確掃描任務(wù)的完成時(shí)間和質(zhì)量要求。2.工作人員應(yīng)根據(jù)分配的任務(wù)，制定詳細(xì)的掃描工作計(jì)劃，確保掃描工作有序進(jìn)行。（二）掃描操作1.工作人員應(yīng)按照掃描設(shè)備的操作規(guī)程，進(jìn)行檔案的掃描工作。掃描過(guò)程中要注意保持檔案的平整，避免出現(xiàn)褶皺、傾斜等情況，確保圖像清晰、完整。2.根據(jù)檔案的類型和內(nèi)容，選擇合適的掃描分辨率。一般情況下，文書檔案掃描分辨率不低于200dpi，科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等重要檔案掃描分辨率不低于300dpi。3.對(duì)于多頁(yè)檔案，應(yīng)按照順序進(jìn)行掃描，確保掃描圖像的頁(yè)碼順序正確。掃描完成后，應(yīng)及時(shí)對(duì)掃描圖像進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)重新掃描。（三）圖像處理1.對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行必要的圖像處理，如去噪、去污、裁剪、糾偏等，以提高圖像的清晰度和可讀性。2.對(duì)于圖像中文字模糊、難以識(shí)別的部分，可采用文字識(shí)別軟件進(jìn)行識(shí)別和校正，但要確保識(shí)別結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.圖像處理完成后，應(yīng)對(duì)圖像進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保圖像質(zhì)量符合檔案管理的要求。（四）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)1.將處理后的掃描圖像按照檔案分類編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。存儲(chǔ)路徑應(yīng)清晰、規(guī)范，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行權(quán)限管理，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和操作電子檔案。四、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.掃描圖像應(yīng)清晰、完整，文字、圖表等信息能夠清晰識(shí)別，無(wú)明顯的模糊、失真、黑邊等現(xiàn)象。2.掃描分辨率應(yīng)符合規(guī)定要求，圖像色彩應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，無(wú)偏色現(xiàn)象。3.圖像頁(yè)碼順序應(yīng)正確，無(wú)漏掃、重掃現(xiàn)象，圖像存儲(chǔ)格式應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范。（二）質(zhì)量檢查1.設(shè)立專門的質(zhì)量檢查崗位，對(duì)掃描完成的檔案進(jìn)行定期抽檢。抽檢比例應(yīng)不低于掃描檔案總量的[X]%。2.質(zhì)量檢查人員應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)掃描圖像進(jìn)行逐一檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并反饋給掃描人員進(jìn)行整改。3.對(duì)質(zhì)量檢查結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)掃描過(guò)程中存在的共性問(wèn)題，采取針對(duì)性措施進(jìn)行改進(jìn)，不斷提高掃描質(zhì)量。五、安全管理（一）信息安全1.加強(qiáng)對(duì)檔案掃描過(guò)程中涉及的電子信息的安全管理，采取加密、防火墻、入侵檢測(cè)等技術(shù)手段，防止信息泄露、篡改和丟失。2.對(duì)參與檔案掃描工作的人員進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)，規(guī)范其操作行為，嚴(yán)禁在掃描工作中使用未經(jīng)授權(quán)的設(shè)備和軟件。3.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。（二）設(shè)備安全1.掃描設(shè)備應(yīng)妥善保管，專人負(fù)責(zé)使用和維護(hù)，定期進(jìn)行設(shè)備檢查和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.設(shè)備使用過(guò)程中要注意防止設(shè)備損壞、丟失等情況發(fā)生，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并做好記錄。3.對(duì)設(shè)備存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)要定期進(jìn)行備份，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（三）人員安全1.為掃描工作人員提供必要的勞動(dòng)保護(hù)用品，確保其在工作過(guò)程中的人身安全。2.加強(qiáng)對(duì)掃描工作場(chǎng)所的安全管理，保持工作場(chǎng)所整潔、通風(fēng)良好，防止發(fā)生火災(zāi)、觸電等安全事故。3.對(duì)掃描工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，確保在發(fā)生安全事故時(shí)能夠及時(shí)、有效地進(jìn)行應(yīng)對(duì)。六、檔案利用與權(quán)限管理（一）檔案利用1.建立電子檔案利用平臺(tái)，方便公司/組織內(nèi)部人員查詢和利用掃描后的檔案。利用平臺(tái)應(yīng)具備檢索、瀏覽、下載等功能，且操作簡(jiǎn)便、快捷。2.工作人員在利用電子檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定，不得擅自修改、刪除電子檔案內(nèi)容。如需對(duì)電子檔案進(jìn)行復(fù)制、打印等操作，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)了解檔案利用需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（二）權(quán)限管理1.根據(jù)檔案的密級(jí)和利用范圍，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限。對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息安全。2.建立用戶權(quán)限管理制度，對(duì)用戶的權(quán)限進(jìn)行定期審核和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置合理、合規(guī)。3.用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異常情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案全文掃描工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保掃描工作按照制度要求進(jìn)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括掃描任務(wù)完成情況、掃描質(zhì)量、安全管理、檔案利用等方面，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案全文掃描工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，并將考核結(jié)果納入公司/組織績(jī)效考核體系。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括掃描任務(wù)完成率、掃描質(zhì)量合格率。對(duì)在檔案全文掃描工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作不力、未達(dá)到考核要求的部門和個(gè)人，進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)