工程項目部合同管理制度一、總則為加強工程項目部合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更與解除等行為，維護項目部的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合項目部實際情況，特制定本制度。本制度適用于工程項目部所有與外部單位或個人簽訂的各類合同，包括但不限于工程承包合同、物資采購合同、勞務分包合同、設(shè)備租賃合同等。合同管理應遵循依法合規(guī)、平等互利、協(xié)商一致、誠實信用的原則，確保合同的簽訂和履行符合法律要求和項目部的利益。項目部設(shè)立合同管理小組，由項目經(jīng)理擔任組長，項目技術(shù)負責人、商務經(jīng)理、法務專員（如有）等相關(guān)人員為成員。負責合同的審核、監(jiān)督、協(xié)調(diào)等工作。商務部門是合同管理的主要職能部門，負責合同的起草、評審、簽訂、備案、履行跟蹤等具體工作；各相關(guān)部門按職責分工配合合同管理工作，提供必要的專業(yè)支持和意見。二、合同簽訂前的準備（一）項目市場調(diào)研與分析在確定擬簽訂合同的項目之前，項目部需組織相關(guān)人員對項目市場進行調(diào)研與分析。掌握市場行情、價格走勢、行業(yè)動態(tài)等信息，了解同類項目的成本、利潤水平，為合同談判和簽訂提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。例如，對于物資采購合同，應調(diào)研不同供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等情況，綜合評估后選擇合適的供應商。（二）合作方資信調(diào)查對擬合作方的主體資格、資信狀況等進行嚴格審查。要求合作方提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、稅務登記證等相關(guān)證照，核實其經(jīng)營狀況、信譽記錄、履約能力等?？梢酝ㄟ^官方網(wǎng)站、行業(yè)協(xié)會、金融機構(gòu)等渠道獲取合作方的信息，必要時可進行實地考察。未經(jīng)資信調(diào)查或資信狀況不良的合作方，不得與其簽訂合同。對于重大合同，還應要求合作方提供擔保，擔保方式包括保證、抵押、質(zhì)押等，以降低合同風險。（三）合同文本的準備商務部門應根據(jù)項目特點和實際需求，起草合同文本。合同文本應使用國家或行業(yè)標準的合同示范文本，如確需自行擬定，應確保合同條款完整、明確、合法，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。合同條款應包括但不限于當事人的名稱或姓名、住所、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等內(nèi)容。對于專業(yè)性較強的合同條款，應邀請相關(guān)專業(yè)人員進行審核和把關(guān)。（四）合同評審合同文本起草完成后，商務部門應組織相關(guān)部門進行合同評審。評審內(nèi)容包括合同的合法性、可行性、風險性、條款的完整性和準確性等。各部門應根據(jù)自身職責提出評審意見，對于存在問題的條款應及時進行修改和完善。評審通過后，形成合同評審報告，作為合同簽訂的依據(jù)。三、合同的簽訂（一）授權(quán)代表的確定項目部必須明確合同簽訂的授權(quán)代表。項目經(jīng)理為項目部的法定授權(quán)代表，負責簽訂與項目相關(guān)的各類合同。如因特殊情況需委托他人簽訂合同，應出具書面授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容。被授權(quán)人必須在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，否則所簽訂的合同無效，由此產(chǎn)生的法律責任由被授權(quán)人承擔。（二）合同簽訂的程序經(jīng)評審通過的合同文本，由商務部門提交項目經(jīng)理審核簽字。項目經(jīng)理審核同意后，與合作方進行合同談判，就合同條款達成一致意見。合同談判過程中，應做好記錄，對雙方達成的重要共識和修改意見進行整理和確認。談判結(jié)束后，雙方在合同文本上簽字蓋章。合同簽訂應采用書面形式，合同文本應至少一式四份，項目部留存兩份，合作方留存兩份。合同簽訂后，商務部門應及時將合同副本分發(fā)至各相關(guān)部門。（三）合同的備案商務部門應在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同原件及相關(guān)附件報送公司合同管理部門備案。備案內(nèi)容包括合同文本、合同評審報告、授權(quán)委托書、合作方資信證明等資料。同時，項目部應建立合同管理臺賬，對合同的基本信息、簽訂時間、履行情況等進行詳細記錄，便于查詢和管理。四、合同的履行（一）履行計劃的制定合同簽訂后，商務部門應組織相關(guān)部門根據(jù)合同約定制定合同履行計劃。明確各部門的職責和工作任務，確定合同履行的關(guān)鍵節(jié)點和時間要求。對于工程承包合同，應制定工程進度計劃、質(zhì)量控制計劃、安全管理計劃等；對于物資采購合同，應制定采購計劃、交貨計劃、驗收計劃等。履行計劃應經(jīng)項目經(jīng)理審核批準后執(zhí)行。（二）合同履行的監(jiān)督與檢查各部門應按照合同履行計劃認真履行合同義務，同時對合作方的履行情況進行監(jiān)督和檢查。定期對合同履行情況進行評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。商務部門應建立合同履行跟蹤臺賬，記錄合同履行過程中的各項情況，包括進度、質(zhì)量、付款、驗收等。對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題，應及時向項目經(jīng)理報告，并組織相關(guān)部門進行研究和處理。（三）合同變更與解除在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、設(shè)計變更等原因需要變更或解除合同的，應按照合同約定的程序進行。首先由提出變更或解除合同的一方以書面形式通知對方，并說明理由和要求。雙方應就變更或解除合同的相關(guān)事宜進行協(xié)商，達成一致意見后簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議應明確變更或解除的內(nèi)容、生效時間、違約責任等條款。未經(jīng)對方同意，擅自變更或解除合同的，應承擔相應的法律責任。（四）合同糾紛的處理如在合同履行過程中發(fā)生糾紛，應首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以根據(jù)合同約定的爭議解決方式，選擇仲裁或訴訟途徑解決。在處理合同糾紛時，應及時收集和整理相關(guān)證據(jù)，包括合同文本、履行記錄、往來函件、會議紀要等。同時，應積極配合公司法務部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。五、合同的結(jié)算與歸檔（一）合同結(jié)算合同履行完畢后，商務部門應及時與合作方進行結(jié)算。根據(jù)合同約定的結(jié)算方式和時間，提交結(jié)算報告和相關(guān)資料，經(jīng)合作方審核確認后辦理結(jié)算手續(xù)。對于工程承包合同，應按照工程進度進行中間結(jié)算和竣工結(jié)算；對于物資采購合同，應在物資驗收合格后辦理結(jié)算。結(jié)算完成后，應及時清理往來賬目，確保賬款相符。（二）合同歸檔合同履行完畢且結(jié)算完成后，商務部門應在[X]個工作日內(nèi)將合同原件及相關(guān)資料進行整理歸檔。歸檔資料包括合同文本、合同評審報告、授權(quán)委托書、合作方資信證明、履行記錄、結(jié)算報告、糾紛處理文件等。合同檔案應按照項目名稱、合同類型、簽訂時間等進行分類整理，建立索引目錄，便于查詢和管理。合同檔案應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。六、考核與獎懲（一）考核機制項目部建立合同管理考核機制，對各部門和相關(guān)人員的合同管理工作進行考核評價。考核內(nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的情況、合同風險的防范、合同檔案的管理等方面?？己酥芷跒槊堪肽暌淮?，考核結(jié)果作為部門和個人績效考核的重要依據(jù)。（二）獎勵措施對于在合同管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升機會等。具體獎勵標準和辦法由項目部根據(jù)實際情況制定。（三）懲罰措施對于違反合同管理制度的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、經(jīng)濟處罰、行政處分等。對于因工作失誤或故意違規(guī)給項目部造成經(jīng)濟損失的，應承擔相應的賠償責任。七、附則本制度自發(fā)布之日起施行，如有與國家法律法規(guī)和公司規(guī)定相抵觸的，以國家法律法規(guī)和公司規(guī)定為準。本制度由項目部商務部門負責解釋和修訂。在制度執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或有改進建議，各部門和相關(guān)人員應及時向商務部門反饋，以便對制度進行完善和優(yōu)化。項目部應定期對合同管理制度的執(zhí)行情況進行檢查和評估，不斷提高合同管理水平，確保項目部的合法權(quán)益得到有效保障。同時，隨著市場環(huán)境的變化和項目管理的需要，項目部應及時調(diào)整和完善合同管理制度，以適應新形勢下的合同管理要求。加強與公司其他部門的溝通與協(xié)作，形成合同管理的合力，共同推動項目部的健康發(fā)展。鼓勵全體員工積極參與合同管理工作，提高合同管理意識和風險防范能力，為項目部的穩(wěn)