2026年交通設備公司采購合同履約跟蹤管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購合同履約跟蹤管理全流程，建立“事前預判、事中管控、事后復盤”的履約管控機制，適配交通設備核心零部件、配套設備等采購合同履約需求，防范履約風險，保障采購物資按時、按質、按量交付，維護公司合法權益，提升供應鏈履約協(xié)同效率，結合行業(yè)特點及公司采購管理實際，特制定本制度。（二）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國招標投標法》《交通設備零部件質量規(guī)范》《企業(yè)合同管理規(guī)范》等國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司采購管理、合同管理相關規(guī)定，結合采購合同履約跟蹤實踐制定。（三）適用范圍本制度適用于公司所有采購合同的履約跟蹤管理工作，覆蓋采購合同簽訂、供貨執(zhí)行、質量驗收、款項支付、售后服務等全履約環(huán)節(jié)；包括軌道車輛零部件、信號系統(tǒng)、供電設備、通信設備等各類交通設備及配套產(chǎn)品的采購合同；參與履約跟蹤的采購部、財務部、生產(chǎn)部、質量部、檢測部、合規(guī)部等相關部門及工作人員，均需嚴格遵守本制度。（四）術語定義采購合同履約跟蹤：指對采購合同簽訂后，供應商履行供貨義務、公司履行驗收付款義務的全過程進行動態(tài)監(jiān)控、數(shù)據(jù)記錄、異常預警及問題處置的管理活動。2.履約節(jié)點：指采購合同中約定的關鍵履約時間點，包括供貨起止時間、到貨驗收時間、款項支付時間、售后服務期限等。3.履約異常：指供應商未按合同約定履行供貨、質量、服務等義務，或公司未按約定履行驗收付款義務的情形，包括逾期交付、質量不達標、付款延遲等。4.閉環(huán)處置：指對履約異常情況進行識別、上報、處置、驗證，形成“發(fā)現(xiàn)-處理-反饋-改進”的完整管控閉環(huán)。（五）基本原則采購合同履約跟蹤管理遵循“合同導向、全程管控、風險預警、快速處置、權責匹配”的原則，確保履約跟蹤精準高效、異常處置及時到位，實現(xiàn)采購合同履約全流程可控。二、職責分工（一）采購部（牽頭部門）負責組織制定、修訂本制度，牽頭采購合同履約跟蹤全流程管控，制定履約跟蹤流程、節(jié)點標準與考核細則，明確各部門履約跟蹤責任。2.負責建立采購合同履約跟蹤臺賬，統(tǒng)籌履約跟蹤工作，跟蹤供應商供貨進度、質量整改、售后服務等履約情況，記錄履約數(shù)據(jù)。3.負責牽頭處置履約異常情況，對接供應商協(xié)商解決方案，落實整改措施，驗證整改效果，追究相關違約責任。4.負責組織開展履約后總結評估，匯總履約跟蹤數(shù)據(jù)，形成履約評估報告，為供應商分級、后續(xù)采購合作提供依據(jù)。（二）財務部負責跟蹤采購合同款項支付進度，對照合同約定審核付款條件、付款金額及付款時限，確?？铐椫Ц逗弦?guī)、及時。2.負責核算采購合同履約成本，記錄履約過程中的費用支出，為履約效益分析提供財務數(shù)據(jù)支撐。3.負責配合履約異常處置，針對供應商違約情況，按合同約定暫扣款項、扣除違約金，協(xié)助完成款項結算事宜。4.負責反饋付款環(huán)節(jié)的履約異常（如付款延遲），協(xié)助分析原因并落實改進措施。（三）各業(yè)務部門（生產(chǎn)部、質量部、檢測部等）生產(chǎn)部：負責反饋采購物資供貨進度對生產(chǎn)計劃的影響，提供生產(chǎn)需求節(jié)點，協(xié)助驗證物資到貨及時性，參與履約異常處置方案制定。2.質量部：負責跟蹤采購物資質量驗收情況，提供質量檢測數(shù)據(jù)，針對質量不達標物資提出整改要求，驗證質量整改效果，參與履約評估。3.檢測部：負責對采購物資開展性能、兼容性等專項檢測，出具檢測報告，為質量履約評估提供技術支撐，協(xié)助處置質量類履約異常。4.合規(guī)部：負責審核采購合同履約過程中的合規(guī)性，包括合同條款執(zhí)行、違約責任追究、糾紛處理等，提供法律支撐，規(guī)避合規(guī)風險。5.倉儲部：負責跟蹤采購物資到貨、入庫情況，記錄到貨數(shù)量、規(guī)格型號等信息，及時反饋到貨異常（如短缺、錯發(fā)）。（四）管理層負責審批本制度及履約跟蹤流程、考核細則、重大履約異常處置方案等核心文件，保障履約跟蹤工作資源投入。2.負責監(jiān)督履約跟蹤管理制度執(zhí)行情況，協(xié)調解決履約跟蹤中的重大問題（如重大履約糾紛、供應商惡意違約等）。3.負責審批重大采購合同履約評估報告，推動履約跟蹤改進措施落地，將履約管控成效納入公司采購戰(zhàn)略規(guī)劃。（五）供應商負責嚴格按采購合同約定履行履約義務，及時反饋供貨過程中的困難與異常，主動配合公司履約跟蹤工作。2.針對履約異常情況，主動制定整改方案，限期完成整改，承擔相應違約責任，保障履約義務落實到位。3.負責及時提供履約相關資料（如送貨單、檢測報告、發(fā)票等），配合公司驗收、結算及履約評估工作。三、全流程實施要求（一）履約前準備合同交底：采購合同簽訂后3個工作日內(nèi)，采購部組織相關部門開展合同交底，明確合同約定的供貨范圍、質量標準、交付時限、付款條件、違約責任等核心條款，同步履約跟蹤節(jié)點與管控要求。2.跟蹤計劃制定：采購部結合合同履約節(jié)點，制定專項履約跟蹤計劃，明確各節(jié)點的跟蹤責任人、跟蹤內(nèi)容、反饋時限，報部門負責人審批后執(zhí)行。3.供應商履約能力復核：采購部對供應商的生產(chǎn)進度、產(chǎn)能儲備、質量保障體系等進行復核，排查履約風險，對存在風險的供應商提前制定應對預案。4.臺賬建立：采購部建立采購合同履約跟蹤臺賬，錄入合同基本信息、履約節(jié)點、供應商信息、跟蹤記錄等內(nèi)容，實現(xiàn)履約信息全程可追溯。（二）履約過程跟蹤供貨進度跟蹤：采購部按周跟蹤供應商供貨進度，對照合同約定的交付計劃，核實生產(chǎn)進度、發(fā)貨安排、物流信息等，及時記錄跟蹤數(shù)據(jù)；對臨近交付節(jié)點未發(fā)貨的，提前預警并督促供應商加快進度；對逾期交付的，立即啟動異常處置流程。2.到貨驗收跟蹤：物資到貨后，倉儲部當日核對到貨數(shù)量、規(guī)格型號，反饋采購部；采購部聯(lián)合質量部、檢測部按合同約定開展質量驗收與專項檢測，驗收合格的辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的，出具不合格報告并通知供應商整改。3.質量履約跟蹤：質量部對入庫后物資的使用質量進行跟蹤，記錄質量問題發(fā)生的頻次、原因及處置情況；對批量質量不合格或重大質量隱患的，立即暫停使用，通知采購部啟動異常處置，追究供應商違約責任。4.款項支付跟蹤：財務部對照合同約定的付款條件，審核采購部提交的付款申請、驗收報告、發(fā)票等資料，符合條件的按結算周期付款，并記錄付款信息；對不符合付款條件的，說明原因并退回采購部；對逾期未付款的，分析原因并及時整改。5.售后服務跟蹤：采購部跟蹤供應商售后服務履約情況，包括安裝調試、維修保養(yǎng)、技術支持等，核實服務質量與響應速度，收集使用部門反饋，對售后服務不到位的，督促供應商整改。（三）履約異常處置異常識別與上報：各部門發(fā)現(xiàn)履約異常（如逾期交付、質量不達標、付款延遲、售后服務缺失等），當日記錄異常情況并上報采購部；采購部匯總異常信息，核實情況后形成《履約異常處置單》，明確異常類型、影響范圍、責任人等。2.分級處置：（1）一般異常（如輕微逾期1-3天、個別物資輕微質量瑕疵）：采購部當日對接供應商，責令限期整改，跟蹤整改進度，整改完成后驗證效果并記錄。（2）重大異常（如逾期超過7天、批量質量不合格、影響生產(chǎn)進度）：采購部立即上報管理層，組織相關部門制定處置方案，要求供應商承擔違約責任（如扣除違約金、補貨、退貨等），同步啟動替代供應商預案，保障生產(chǎn)需求。（3）極端異常（如供應商惡意違約、拒絕整改）：采購部聯(lián)合合規(guī)部啟動法律維權流程，終止采購合同，清退供應商并列入黑名單，追究相應法律責任。3.整改驗證：供應商完成整改后，采購部聯(lián)合相關部門驗證整改效果，整改合格的恢復履約流程，整改不合格的按合同約定進一步處置，直至終止合同。4.記錄歸檔：履約異常處置完成后，采購部將《履約異常處置單》、整改報告、驗證結果等資料歸檔至合同履約檔案，留存?zhèn)洳?。（四）履約后總結評估單合同履約評估：采購合同履約完畢后10個工作日內(nèi)，采購部組織相關部門開展單合同履約評估，對照合同約定，從供貨及時性、質量合格率、服務滿意度、款項支付合規(guī)性等維度進行評分，形成《采購合同履約評估報告》。2.階段性總結：每季度末，采購部匯總本季度所有采購合同履約數(shù)據(jù)，分析履約異常情況及成因，總結履約跟蹤管理經(jīng)驗，提出流程優(yōu)化建議，形成季度履約總結報告，上報管理層。3.供應商履約評價：將單合同履約評估結果納入供應商年度分級考核，作為供應商合作調整、訂單分配的核心依據(jù)；對履約表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予訂單傾斜，對履約表現(xiàn)差的供應商限制合作或淘汰。4.資料歸檔：采購部將采購合同文本、履約跟蹤臺賬、驗收報告、異常處置資料、履約評估報告等整理歸檔，采用電子檔案與紙質檔案同步留存方式，留存期限不少于5年，確保可追溯、可核查。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查日常監(jiān)督：采購部每日跟蹤履約跟蹤流程執(zhí)行情況，核查履約數(shù)據(jù)真實性、異常處置及時性、資料歸檔完整性，及時糾正管理偏差；財務部、質量部等部門同步監(jiān)督對應環(huán)節(jié)的履約合規(guī)性。2.專項監(jiān)督：管理層每季度開展采購合同履約跟蹤專項監(jiān)督，重點核查履約節(jié)點管控有效性、異常處置閉環(huán)率、履約評估公正性、檔案完整性等，形成專項監(jiān)督報告，督促問題閉環(huán)整改。3.隨機抽查：采購部聯(lián)合合規(guī)部，不定期開展履約跟蹤結果隨機抽查，復核履約數(shù)據(jù)與實際履約情況的一致性，對抽查發(fā)現(xiàn)的問題，責令相關部門限期整改，追究相應責任。4.全員監(jiān)督：暢通監(jiān)督反饋渠道，員工可反饋履約跟蹤中的違規(guī)行為（如數(shù)據(jù)造假、異常處置拖延、隱瞞履約問題等），采購部及時核查處理并反饋結果，對有效反饋給予獎勵。（二）考核與獎懲部門考核：每月依據(jù)履約跟蹤流程完成率、異常處置閉環(huán)率、履約評估準確率、檔案完整性等，對各部門開展考核；考核優(yōu)秀的部門，給予現(xiàn)金獎勵與年度評優(yōu)加分；考核不合格的，扣除部門績效分數(shù)，限期整改，逾期未整改的，約談部門負責人。2.個人考核：履約跟蹤相關工作人員的考核結果納入月度/年度績效，表現(xiàn)優(yōu)秀的給予現(xiàn)金獎勵、榮譽表彰，優(yōu)先參與崗位晉升；存在數(shù)據(jù)造假、異常處置拖延、隱瞞履約問題等行為的，給予書面警告、扣除績效分數(shù)，情節(jié)嚴重的，按公司規(guī)章制度處理。3.供應商考核：將履約評估結果與供應商年度考核掛鉤，履約優(yōu)秀的供應商授予“優(yōu)秀履約供應商”稱號，給予訂單傾斜、付款優(yōu)惠等獎勵；履約不合格的供應商，限制合作份額，逾期未整改的直接淘汰；惡意違約的供應商，列入黑名單并追究違約責任。4.考核結果應用：考核結果與部門、個人績效直接掛鉤，作為薪酬調整、獎金發(fā)放、崗位晉升的核心依據(jù)；年度履約跟蹤管控成效突出的部門與個人，授予“采購合同履約管理先進部門/個人”稱號。五、合規(guī)與風險防控（一）合規(guī)管控要求采購合同履約跟蹤全過程嚴格遵守《民法典》《招標投標法》等法律法規(guī)，確保合同條款執(zhí)行合規(guī)、異常處置合法、違約責任追究正當，規(guī)避法律風險。2.履約數(shù)據(jù)與評估結果需真實準確，嚴禁偽造、篡改，履約檔案需完整留存，必要時接受監(jiān)管部門與審計機構核查，確保管理工作合規(guī)可控。3.款項支付、違約金扣除等事項需符合合同約定與財務制度，履行合規(guī)審批流程，保障公司與供應商的合法權益，避免法律糾紛。4.處置履約糾紛時，優(yōu)先通過協(xié)商解決，協(xié)商不成的，按合同約定的仲裁或訴訟方式處理，確保糾紛處置合規(guī)有序。（二）風險防控措施履約風險預警：建立履約風險預警機制，對臨近履約節(jié)點、供應商產(chǎn)能異常、質量隱患等情況提前預警，制定應對預案，規(guī)避履約風險。2.質量風險防控：強化采購物資入庫驗收與使用過程質量跟蹤，嚴格執(zhí)行檢測標準，對質量異常物資及時處置，避免流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)影響產(chǎn)品質量。3.支付風險防控：建立付款雙重審核機制，財務部審核付款資料，采購部確認履約情況，確保付款條件達標，規(guī)避不當付款風險。4.供應鏈中斷風險：針對核心供應商建立備份機制，對履約異常的供應商及時啟動替代方案，保障采購需求順暢，規(guī)避供應鏈中斷風險。（三）違規(guī)處理內(nèi)部人員違規(guī)：存在數(shù)據(jù)造假、隱瞞履約異常、異常處置拖延、收受供應商利益等行為的，給予書面警告、扣除績效分數(shù)；情節(jié)嚴重的，按公司規(guī)章制度處理，造成公司損失的，承擔相應經(jīng)濟賠償責任；涉嫌違法犯罪的，移交司法機關。2.部門違規(guī)：未按要求完成履約跟蹤、異常處置閉環(huán)率偏低、履約檔案不完整的，扣除部門績效分數(shù)，追究部門負責人責任；情節(jié)嚴重的，取消部門年度評優(yōu)資格，調整部門負責人崗位。3.供應商違規(guī)：供應商存在逾期交付、質量造假、惡意違約、售后服務缺失等行為的，按合同約定追究違約責任，扣除違約金；情節(jié)嚴重的，終止合作，列入黑名單，3年內(nèi)不得參與公司采購項目，必要時追究法律責任。六、制度與流程改進（一）制度評估與修訂每年年底，采購部聯(lián)合財務部、質量部等部門開展采購合同履約跟蹤管理制度評估，收集各部門與供應商的意見建議，結合年度履約跟蹤成效、行業(yè)先進經(jīng)驗、法律法規(guī)與標準更新，修訂完善本制度及履約跟蹤流程、節(jié)點標準，報管理層審批后實施。（二）流程優(yōu)化針對監(jiān)督檢查、考核中發(fā)現(xiàn)的流程漏洞（如跟蹤效率偏低、異常處置滯后、預警機制不完善等），優(yōu)化履約跟蹤各環(huán)節(jié)銜接，簡化