XX集團有限公司公文管理辦法

第一條目的

為了規(guī)范集團公文管理，保障企業(yè)公文流傳快捷高效，提高辦事效率

和提升決策執(zhí)行力，同時便于資源信息共亨和文檔管理，特制定本辦法.

第二條適用范圍

本規(guī)定適用于XX集團有限公司（以下簡稱集團公司）、產(chǎn)業(yè)管理公司

以及集團公司各控股分（子）公司、控制單位（指擁有一定股份但實際負

責全權經(jīng)營管理的公司及無股份但全權承包經(jīng)營管理的公司）。

第三條公文類型與形式

1、公文類型與形式

行文方公文類型公文流轉方式公文級公文流程在CMP系

向形式別統(tǒng)啟動的位置

上請示、報備忘錄下級單位向上級單位以公司公司級各單位行政管理部

行告、建議名義行文，或公司內部各部門門

文向本公司行文；各部門

專業(yè)系統(tǒng)內下級部門向上級

部門行文

通知（重紅頭上級單位向下級單位以公司公司級各級行政管理部門

內下要事項）、文件名義行文；

部行通告、決各單位以公司名義向本公司

行文定、決議各部門行文。

文批示、批備忘錄上級單位對下級單位，或公司公司級各級行政管理部門

復、對內部部門行文，或專業(yè)系統(tǒng)各專業(yè)系統(tǒng)

通知（一內上級部門對下級部門的請系統(tǒng)級

般事項）示或報告在CMP流程中可以

直接批復、批示流轉。

平工作聯(lián)系工作聯(lián)公司內部部門之間行文部門級各相關部門

行函（對內）系函

文

上級單位或部門重要會議紀公司級各級行政管理部門

會議紀要向下級單位或部門傳遞：各部門級各相關部門

會議紀要要公司重要會議向內部部門傳

其會議記錄會議記遞；系統(tǒng)級

他錄下級單位或部門重要會議紀

公要向上級單位或部門傳遞；會

文議紀要不得越級或平行傳遞：

會議記錄根據(jù)需要發(fā)給相關

人員。

計劃總結計劃總各公司/部門公司級各級行政管理部門

結部門級各相關部門

外1以公司名紅頭文辦理工商登記注冊的單位向公司級各單位行政管理部

部行義向政府件政府機構提交請示或報告公文門（未辦理工商注

行文部門報告冊登記的產(chǎn)業(yè)管理

文或請示公司無權對外發(fā)紅

頭文件）

與外部合工作聯(lián)公司的相關部門應工作需要部門級部門

平

作單位之系函與相關協(xié)助或合作單位之間公司級

行

文間的工作（工作的工作聯(lián)系。

聯(lián)系函文函）

2、部分名詞定義與各公文流程在CMP平臺啟動的位置：

（1）CMP平臺將主要公文分為公司級公文、系統(tǒng)級公文、部門級公文，公

司級公文流程放在公司的行政管理部門（如集團辦公室、產(chǎn)業(yè)管理辦公室等），

系統(tǒng)和部門級公文流程放在各部門。

（2）公司級公文指以公司名義行文或需要公司批準的公文，包括對外使用

的紅頭文件、聯(lián)系函和對內使用的紅頭文件、會議紀要/記錄、備忘錄；

（3）部門級流程包括部門內部會議紀要，記錄、部門間的工作聯(lián)系函；

（4）系統(tǒng)級流程指專業(yè)系統(tǒng)內上下級部門之間的行文，包括系統(tǒng)會議紀要

/記錄和在系統(tǒng)內下行或上行的備忘錄。系統(tǒng)內上行文指系統(tǒng)內下級單位就專項

制度政策和相關事宜，提請上級部門給與解釋或幫助。

2

第四條各類公文的使用規(guī)定

1、紅頭文件（格式見附件1）

1.涉及重大、重要、全局性規(guī)章制度以及公司發(fā)布的部門經(jīng)理級（含副職）

及以上人事任免文件，采用公文類型“通知”，以紅頭文件發(fā)布

2.上級單位向下級單位或公司向內部部門下達的重要安排，或就重大事項

用途

作出決定或決議，采用公文類型“通告、決議或決定”

3.以公司名義就專門事項向政府部門正式行文，采用公文類型“請示或報

告”

為便于使用和歸檔管理，紅頭文件依據(jù)公文內容，分為制度類、人事任免/

組織架構類、重大活動類、其他類（預算考核等）。具體發(fā)布路程如下：

1.制度類紅頭文件由責任部門擬稿一公司行政管理部門校稿一公司相關領

導會簽審核一公司負責人審批

2.人事任免/組織架構類紅頭文件由人力資源部擬稿一行政管理部門校稿

對內

發(fā)布一公司相關領導會簽審核一公司負責人審批

流程3.重大活動類紅頭文件由行政管理部門擬稿與校稿一公司分管領導審核一

公司負責人審批

4.其他（預算考核等）類紅頭文件由相應部門擬稿一行政管理部門校稿一

公司相關領導會簽審核一公司負責人審批

對外向政府部門等社會機構的請示或報告的紅頭文件發(fā)布流程：責任部門

對外擬稿一公司行政管理部門校核稿一分管領導審核一公司負責人批準。

1.各單位內設機構不得對政府部門正式行文請示或報告；

2.只有獨立法人企業(yè)或辦理工商注冊的分公司，可以在授權范圍內以本單

使用規(guī)定

位名義發(fā)布紅頭文件，其他單位須以上級有權發(fā)布紅頭文件的單位名義發(fā)

布紅頭文件。

3

2、備忘錄（格式見附件2）

1.下級單位向上級單位，或專業(yè)系統(tǒng)的下級部門向上級部門的請示、報告、

建議等

用途

2.上級單位向下級單位，或專業(yè)系統(tǒng)的上級部門向下級部門的通知、通告、

要求、批復等。

1.部門職權范圍內或上級批復授權范圍內，以部門名義在系統(tǒng)內下級部門行

文；部門相關人員擬稿一部門負責人審批并經(jīng)過流程發(fā)布。

發(fā)布流程2、行政管理部門在職權范圍內或領導批好授權范圍內，以公司名義向下級單

行文：部門相關人員擬稿一部門負責人審批并經(jīng)過流程發(fā)布。

3.其他情況：部門負責人擬稿一分管領導審核一公司負責人審批

1.備忘錄必須經(jīng)過有效審批，按規(guī)定由部門負責人或單位負責人簽發(fā)，并由

指定崗位發(fā)布；單位總裁/總經(jīng)理班子的其他成員可以在第一負責人的授權范

圍內以公司名義簽發(fā)。

2.公司行政管理部門可以在職權范圍內或領導批復授權范圍內，以部門名義

發(fā)代表公司向下級單位簽發(fā)備忘錄。

文3.以備忘錄形式發(fā)布的“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送單位，需

單要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送主送單位（部門）的下級

位單位（部門）O

4.專業(yè)系統(tǒng)內上級部門可以在職權范圍內或領導批復授權范圍內，向下級部

使

門簽發(fā)備忘錄，用于答復下級咨詢、解釋政策措施或給予工作指導的，同時抄

用

送下級部門所在單位的分管領導或負責人。但是如涉及下屬單位資源調度或經(jīng)

規(guī)

營策略與措施調整的，須經(jīng)過本單位負責人按規(guī)定審批簽發(fā)并公司名義發(fā)布。

定

5.下級單位向上級單位行文，屬主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接

收主送主管部門處理，可以抄送主管部門的分管領導。

文6.行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告，上級

單單位（部門）有明確要求的，下級單位（部門）可以越級報告。

位7.受雙重領導的單位（部門）向上級單位行文，應當寫明主送單位和抄送單

位，上級單位向受雙重領導的下級單位行文，必要時應當抄送其另一上級單位。

8.其他有相應業(yè)務和管理流程的，一律使用專用審批流程，不得使用備忘錄

其

9.收發(fā)文單位應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合發(fā)文的主辦單位應當排列在

他

前。

4

3、會議紀要、會議記錄（格式見附件3、4）

1.會議紀要，適用于記載和傳達會議決策和重要事項安排以及決策督辦，格式見附件5。

用途

2.會議記錄用于摘要記錄會議主要發(fā)言人的發(fā)言，重要事項詳細記錄，格式見附件6。

1.會議紀要：會議記錄人編寫一（必要時部門負責人審核）一會議主持人簽發(fā)一指定崗

位發(fā)布；

發(fā)布

2、會議記錄：

流程

不簽發(fā)會議紀要的；會議記錄人編寫一會議主持人簽發(fā)一發(fā)與會人員；

簽發(fā)會議紀要的：會議記錄人編寫一發(fā)會議主持人作為簽發(fā)會議紀要的參考。

1.會議紀要經(jīng)過有效審批后可以作為下行文發(fā)布工作指令，下級重要會議紀要抄送上級

單位或部門。

2.部門或系統(tǒng)會議紀要不能平行轉遞，如需要相關平行部門支持，須另行提交內部《工

作聯(lián)系函》（一般事項）或以備忘錄形式向上級領導提出請示（重要事項）。

使用

3.任何會議須先編寫會議記錄，如需要簽發(fā)會議紀要，在須依據(jù)會議記錄編寫會議紀要，

規(guī)定

按規(guī)定流程審批發(fā)布。

4.會議記錄主要是重點記錄會議主要發(fā)言人的發(fā)言，供查閱參考，不具備工作指令的行

為約束力。原則上，除了討論交流性會議需采用會議記錄外，一般都采用會議紀要形式

審核簽發(fā)，便于決策執(zhí)行與跟蹤.

4、工作計劃、總結（月度計劃、總結格式見附件5、6）

對下一周期的重點工作計劃以及對上一周期的工作和經(jīng)營管理成果進行總

用途

結，按周期長短，可以分為月度、半年度和年度計劃和總結。

1.部門工作計戈"總結：部門負責人擬稿一分管領導審批一提交集團辦公室。

流程2.公司工作計戈曠總結：公司行政管理部門負責人擬稿一公司負責人審批一

上級公司核準（直接發(fā)上級公司行政管理部門，并抄送上級分管領導）。

1、計劃/總結的提報，采用專用流程和形式，而不采用備忘錄形式，部門計

劃和總結須經(jīng)過分管領導審批后方可以生效發(fā)布。

2.原則上，職能部門半年度計劃應該包括“主要工作目標、規(guī)定報表和主

要工作任務、完成標志、完成時間、資源需求或支持”等內容；部門總結包

使用規(guī)定

括“上期未完成的主要工作及原因說明、工作業(yè)績鳧點、存在的主要問題與

解決措施等”。具體格式另行規(guī)定。

3.產(chǎn)業(yè)管理公司和各分（子）公司計劃和總結，主要內容比職能部門計劃

的內容增加“環(huán)境分析，包括對公司經(jīng)營管理產(chǎn)生影響的宏觀政策、行業(yè)態(tài)

勢和區(qū)域競爭格局等內容“。具體格式另行規(guī)定。

5

5、工作聯(lián)系函和工作文函（格式見附件7、8）

1.工作聯(lián)系函（對內）：用于平行部門之間工作協(xié)助申請?、要求和信息通報，

格式見附件7；

用途

2.工作文函（對外工作聯(lián)系函）：對外工作聯(lián)系函用于與合作伙伴、協(xié)作單

位之間的工作聯(lián)系和安排，具體名稱為“工作文函”，格式見附件8。

1.工作聯(lián)系函：申請部門相關崗位提出申請一申請部門負責人審核一被申

請部門負責人明確答復被申請部門具辦人辦理（如涉及數(shù)據(jù)等資料提

供，在發(fā)出前須由本部門負責人審核）

發(fā)布流程2.工作文函：

一般事項，以部門名義發(fā)出并由部門貪責人簽發(fā)，抄送公司分管領導；

重要事項，以公司名義發(fā)出并由公司分管領導簽發(fā)，申請部門負責人擬

稿一申請部門所在公司分管領導審批。

1.原則上提倡部門間通過溝通解決問題，如需要保留依據(jù)等原因，在部門

職權范圍內的資源調動時可以使用工作聯(lián)系函；

使用規(guī)定2.對內工作聯(lián)系函用于平行部門之間工作協(xié)助請求與協(xié)商、信息分享，部

門負責人簽發(fā)或簽收即可，但如涉及調用對方部門重要資源的，須經(jīng)過流

程審批；

6、公文使用管理的其他規(guī)定

原則上要求各單位統(tǒng)一采用本文規(guī)定的標準公文格式，但在上述公文標準

格式或內容不足以表達時，可以根據(jù)職能和產(chǎn)業(yè)特點增補相應內容，但對于標

準格式中要求的內容必須保留，并報集團辦公室核準后執(zhí)行。

7、制度發(fā)布采用的公文形式

（1）公司基本管理制度（包括涉及政策、標準和基本管理原則的制度規(guī)范，

如薪酬、招聘培訓、績效考核、品牌管理、財務管理等制度規(guī)范）一律采用紅頭

文件的形式審批發(fā)布。

（2）其他程序性規(guī)章（包括崗位或局部流程或部門操作規(guī)范等程序性規(guī)范）

一律采用CMP系統(tǒng)中“政策與程序”流程審批發(fā)布。

（3）各類制度規(guī)范的修訂程序：無論是基本制度還是程序性規(guī)范的修改，都

采用CMP系統(tǒng)中制度修改流程進行審批發(fā)布，每年年底編制制度匯編并

按制度審批流程審批發(fā)布。

8、有關制度審批的其他規(guī)定

6

（1）制度報批前,須采用多種形式征求相關部門或負責人的意見,制度擬訂

部門修訂后，按制度審批流程批準發(fā)布。

（2）對于集團管理制度規(guī)定需要向上級單位報批的制度，下級單位須按制

度報批流程完成審批后,方可按規(guī)定發(fā)布。

第五條行文格式的一般規(guī)定

1、公文秘級管理：

紅頭文件、備忘錄、會議紀要/紀錄公文應分別標注“機密”、“秘密”、“普

通”，秘級由發(fā)文單位在發(fā)文時根據(jù)本規(guī)定認定。需要制作紙質的“機密”、“秘

密”公文應當標明份數(shù)序號并加蓋秘級印章?！皺C密”和“秘密”公文或其他文

件都屬于公司商業(yè)機密，應予以保護。公文秘級具體界定如下：

秘級定義公文類型或形式

指極為重要并且不得向無關人員董事會決議或紀要：薪酬標準和融投類

泄露內容的文件。規(guī)章：涉及投資決策財務與營運分析等

機密

重要信息的請示、報告或批復、會議紀

要/記錄等文件。

指所涉及內容不能向集團外無關其他規(guī)章制度、會議紀要/記錄或其他

秘密

人員透露的公文。重要事項的備忘錄

普通指非秘級文件一般事項的備忘錄、會談記錄

2、緊急公文管理：為了加速對緊急事項的處理，CMP系統(tǒng)備有公文緊急程

度選項，緊急度分為“特急”、“急件”和“普通"“特急”指應在2小時內完成

所有審批程序并下達的公文，“急件”指應在發(fā)文24小時內完成審批程序并下達

的公文?！捌胀ā敝该康琅鷾食绦驊?天內完成審核審批的公文。對于緊急公

文，發(fā)文單位應另行通知并跟蹤公文流程涉及的責任人立即處理。

3、紅頭文件和備忘錄標題：應當準確簡要地概括公文的主要內容，并準確

標明公文種類，一般應當標明發(fā)文單位（亦可不標注，而在落款處體現(xiàn)出來）,

標題中除法規(guī)、規(guī)章名彌加書名號外，一般不用標點符號。標題一般格式為：關

于+核心內容+公文類型，其中公文類型包括請示、報告、通告、通知、批復、決

議、決定、要求、建議等，具體見“公文形式與用途”。

4、其他規(guī)定：

7

（1）主送單位、抄送單位、抄報單位應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（2）上級單位向下級單位發(fā)文，僅發(fā)至下級單位行政管理部門，由下級單

位行政管理部門轉達流轉；

（3）下級向上級單位行文須以單位名義行文；

（4）目前產(chǎn)業(yè)管理公司未登記注冊，須以集團公司名義發(fā)布紅頭文件；

（5）公文如有附件，應當在正文之后注明附件順序和名稱。

（6）公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用

語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿

拉伯數(shù)字。

（7）文字從左至右橫寫、橫排，公文用紙采用國際標準A4型（長297廊，

寬210mn）,公文中正文的文字均為黑色。

（8）抄送/抄報指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位或負責人。

第六條發(fā)文流程與相關規(guī)范

（一）發(fā)文流程

發(fā)文是指行文單位或部門名義制定公文的過程，一般包拈公文的草擬、核稿、

審核、簽發(fā)、發(fā)布、歸檔等程序。一般文件流程為：起草人一部門領導一主管領

導f歸檔f發(fā)布；紅頭文件的流程為：起草人一部門領導一主管領導一總裁/總

經(jīng)理一歸檔一發(fā)布。具體操作流程見CMP系統(tǒng)。

（二）公文的審核或復核職責

1、以職能部門名義撰發(fā)的公文由本部門負責人審核。

2、紅頭文件等以公司名義行文的公文：

（1）紅頭文件由公司行政管理部門歸口管理，行政管理部門對紅頭文件及

其附件校稿，并交由相關領導會簽。校稿要點：是否確需采用紅頭文件形式，行

文格式是否符合公司規(guī)范，內容是否明顯違背公司現(xiàn)行政策。

（3）公文會簽：

紅頭文件等公文實行會簽制度，審批前須交相關負責人會簽，會簽人可以在

系統(tǒng)中提出修改意見，但不可以駁回，會簽人須在2日內完成會簽，否則，流程

自動進入下一程序；

公文會簽人如提出修改意見，并經(jīng)過審批人認定的，擬稿部門須先修改再按

8

原流程重新提交審批。

（三）公文的簽發(fā)

1、不得越權簽發(fā)公文，只能簽發(fā)權限范圍內的公文，越權簽發(fā)的公文無效，

簽發(fā)公文的領導對簽發(fā)的公文結果負責。

2、涉及公司重大決策事項的公文、人事任兔公文、全局辦公性公文以及跨

越幾個部門范圍事項的公文，均由分管領導審核，報公司負責人批準并簽發(fā)。

3、各單位紅頭文件只有單位負責人（包括總裁、總經(jīng)理或董事長）有權簽

發(fā)以本單位名義行文的紅頭文件。

（四）公文的用印

對外紅頭文件以及涉及重要事項的對外“工作文函”須加蓋發(fā)文公司公章外，

其他公文無須加蓋公章，內部傳遞的紅頭文件使用系統(tǒng)設定的電子公章。

第七條收文流程與相關規(guī)范

1、收文流程指對收到公文的辦理過程，一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、

擬辦、批辦、承辦、催辦等程序，但內部公文一律采用CMP系統(tǒng)執(zhí)行公文流轉，

具體操作詳見CMP系統(tǒng)。

2、外來公文：

（1）指政府部門、行業(yè)協(xié)會、銀行等外部機構或單位通過傳真或郵遞送達

的公文。由公司指定部門登記接收、分發(fā)，需領導審批的，由辦公室統(tǒng)一匯總后

于當日填寫《公文流轉單》（見附件10）交領導批閱。對于緊急公文應立即傳遞，

不得隔日，所有公文的傳遞都應辦理交接手續(xù)。

（2）送主管領導批示或者交有關部門辦理的外來公文，由行政管理部門負

責催辦。

第八條公文編碼規(guī)則與歸檔

（一）公文歸檔

一般公文由CMP系統(tǒng)按發(fā)文部門或單位自動分類存檔，但紅頭文件須由公

司行政管理部門另行紙質存檔，并按公司相關規(guī)定定期移交公司檔案管理機構。

（二）公文編碼

1、公文編碼包括單位代碼、部門代碼、公文類型代碼、序列代碼、年月代

碼，聯(lián)合行文，只標明主辦單位（部門）公文代碼。

9

2、紅頭文件以外公文的編碼：

（1）編碼規(guī)則：單位代碼/部門代碼/公文類型代碼/序列代碼/年月代碼。

（2）公文序列號以部門和公司為單位統(tǒng)一序列號，不分崗位（例如：公司

總裁班子或總經(jīng)理班子副職在授權范圍內簽發(fā)以本公司名義的備忘錄，正職剛簽

發(fā)的備忘錄序列號為10,副職接著簽署的備忘錄序列號為11。）

（2）各類具體代碼見下表:

第一層單位代碼

單位名稱代碼單位名稱代碼

000001

002003

005006

007008

009010

011012

015016

017018

019020

021022

第二層部門代碼

部門名稱代碼部門名稱代碼

0111

0212

0313

0414

0515

0616

0717

0818

0919

10

備注：新公司成立或部門成立方案確定后，立即將公司與部門名稱報集團辦公室，集團辦公室將對于系統(tǒng)中

沒有規(guī)定部門代碼的部門分配代碼，并通知信息中心落實到ERP系統(tǒng)中；部門名稱或基本功能相同的部門在

整個系統(tǒng)中的采用同一代碼。

第三層公文類型代碼

文件類型代碼文件類型代碼

備忘錄01工作計劃04

會議紀要02工作總結05

會議記錄03工作聯(lián)系函（對內）06

工作文函（對外）07

第四層序列代碼第五層年月代碼

發(fā)文年月代碼序列號代碼

2008年8月20C808如2008年第1份文件01

目錄文件名命名規(guī)則：文件代碼+文件名

文件代碼由上述五層字段共同組成?？杖弊侄翁^直接引用下個字段

舉例一集團辦公室發(fā)文備忘錄，文件主題（關于組織集優(yōu)總部員工春游活動的通知）

代碼組成

單位代碼部門代碼公文類型代碼序列號年月代碼文件主題

000010110200808關于組織集團總

部員工春游活動

的通知

10

文件代碼000/01/01/10/200808

目錄文件名000/01/01/10/200808關于組織集團總部員工春游活動的通知

3、紅頭文件編碼規(guī)則

單位代碼+字+[2008]+業(yè)務類別代碼+序列號，舉例：遠字[2008]1001

號，代表XX集團2008年發(fā)布的人事任免/組織架構類01號紅頭文件。具體代碼

如下:

第一層單位代碼

單位名稱代碼單位名稱代碼

第二層年份代碼

如2008年發(fā)文，代碼為【2008】

第三層業(yè)務類型

業(yè)務類型代碼業(yè)務類型代碼

人事任免組織架構類10重大活動類20

行政類制度30人事類制度31

財務類制度32投資類制度33

其他類制度35其他（考核等）類50

第四層序列號

如本單位本年度發(fā)的第9個紅頭文件則代碼（用兩位阿拉伯數(shù)字表示）為：09,

目錄文件名命名規(guī)則：文件代碼+文件名

文件代碼由上述五層字段共同組成。空缺字段跳過直接引用下個字段

舉例一集團公司發(fā)文，文件主題（關于XXX任命的通知）

代碼組成

單位代碼發(fā)文年份業(yè)務類型序列號文件主題

遠字20081001關于XXX任命的通知

文件代碼

目錄文件名

3、今后所有集團新成員單位和新成立的部門均由集團辦公室統(tǒng)一確定其單

位和部門代碼。要求單位行政管理部門在部門或單位名稱方案確定后1個工作日

內提交集團辦公室在1個工作日內分配單位或部門代碼，集團信息中心在1個工

作日內完成代碼錄入。

第九條附則

本辦法由XX集團辦公室起草并負責解釋，本辦法由XX集團有限公司制定并

發(fā)布，自發(fā)布之日起實施。

II

附件1

XX集團有限公司文件

*字【】號

★

關于等人任免的通知

（三號宋體，加黑）

主送單位：

（正文用宋體，四號字體）

XX集團有限公司

年月日

主題詞：

抄報：抄送：

擬稿：審稿：簽發(fā)：

XX集團有限公司印制共印制份

12

附件2

備忘錄（字體：三號黑體）

編碼：

（以下字體：小四號宋體，A4紙張,行距為23磅）

致/呈：（單位或部門名稱，或分管領導姓名與職位）（±行文用"呈”、下行文或平級行文用“致”）

由：（單位或部門名稱）

時：（發(fā)出年月日）

事：（文件的標題或主要闡述的主題）

（內容部分行距在不影響美觀的前提下可以根據(jù)內容長短做小幅度調整以適應

整體頁面效果）

（內容）

專此奉達，感謝垂注?。ㄉ闲形模?/p>

/專此奉達，感謝合作?。ㄏ滦形模?/p>

（簽名）

（發(fā)出單位或部門+負責人職務）

抄報：（如需送達上級單位或個人，列明單位或人名）

抄送：（需送達的單位或個人）

13

備忘錄使用說明：

1、收文單位：

（1）原則上為公司或部門，只有向公司的總裁班子或總經(jīng)理班子提出請示報告等事項，

方可以呈“分管領導”，例如：呈：XX-集團總裁；

（2）收文單位為公司的，主送單位為公司，具體由公司行政管理部門負責人接收，內部

傳遞督辦處理。

2、發(fā)文單位：

（1）只能填寫單位或部門，原則上不能以個人名義行文；

（2）所有備忘錄發(fā)出，發(fā)出單位或部門負責人必須簽名，否則無效。

3、所有文件編號必須連號，以便文件管理，具體編碼規(guī)則見“第九條公文編碼規(guī)則與歸

檔”。

4、備忘錄系集團內部運行的一種文種，對外發(fā)文不得用備忘錄。

5、備忘錄應力求簡短，DIP系統(tǒng)中有流程的事項不再采用備忘錄形式，而采用專用流程。

14

附件3

會議紀要

編號:

會議名稱

日期時間

會議地點

會議主持人

出席人員

缺席

會議記錄者簽發(fā)人

主要內容和決議

附件

督辦事項

工作任務責任人計劃啟動時間計劃完成時間

會議紀要報送

抄報

抄送

15

附件4

會議紀錄

16

附件5

XX單位/部門XX月工作計劃

（表中字體為五號宋體）編號:

月度程序工作（報告、報表）

職能序號名稱提交時間主送領導抄送部門及崗位

月度主要工作計劃

職能序號工作計劃完成標志完成時間責任部門/人備注

說明：根據(jù)部門職責確定

1、年度工作計劃于本年度12月20日前二報，具體格式另行通知，月度

工作計劃在上月28日前上報。

2、完成標志，指單項計劃工作完成的可考核或評估的結果。

3、特別注意：部門和公司計劃是部門或單位的主要工作計劃，不是個人

具體的計劃的簡單累加。

4、應在序號欄用或用紅色將每月重點工作計劃注明。3、計劃/總

結一律按CMP系統(tǒng)中的計劃/總結審核報送流程報送，計劃由集團辦公室統(tǒng)一集

中整理后送達相關領導審閱，各分（子）公司計劃報產(chǎn)業(yè)管理公司，由產(chǎn)業(yè)管理

公司一并提交集團辦公室。

5、產(chǎn)業(yè)管理公司提交的工作計劃應包括管理公司本部計劃和下屬分（子）

公司重點工作計劃。

6、工作計劃的制定，不包括每月例行工作，特殊情況可以列入工作計劃

并加以說明，月度固定報告報表須列入計劃。

7、各專業(yè)職能部門、酒店等可以對根據(jù)各自情況對計劃的格式做出適度

增補，但格式調整須報集團辦公室核準后方可使用。