PAGE老體協(xié)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強老體協(xié)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在老體協(xié)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于老體協(xié)機關及所屬各分支機構、基層組織形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：老體協(xié)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映老體協(xié)各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理老體協(xié)在工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整無缺。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門老體協(xié)設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責老體協(xié)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作流程。3.負責檔案的保管、保護工作，確保檔案的安全。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記工作。5.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。6.參與檔案信息化建設，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.老體協(xié)機關及所屬各分支機構、基層組織在工作中形成的各類文件、資料、報表、會議記錄、活動方案、照片、音像等。2.上級主管部門下發(fā)的與老體協(xié)工作相關的文件、通知、指示等。3.老體協(xié)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目資料等。4.老體協(xié)工作人員的人事檔案、培訓記錄、考核材料等。5.老體協(xié)組織開展的各類體育活動、賽事的相關資料，包括活動策劃、報名信息、比賽成績、獲獎名單等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集上來。2.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、損毀。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲方式進行收集，并確保文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類。2.對每份檔案進行編號、編目，編制檔案目錄清單。3.對檔案進行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.文書檔案：分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類等。2.會計檔案：按照會計檔案管理辦法的規(guī)定進行分類。3.人事檔案：按照人事檔案管理的相關規(guī)定進行分類。4.聲像檔案：分為照片檔案、音像檔案等。5.實物檔案：如獎杯、獎牌、證書等。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式，如2023永久001。2.會計檔案編號：按照會計檔案管理辦法的規(guī)定進行編號。3.人事檔案編號：按照人事檔案管理的相關規(guī)定進行編號。4.聲像檔案編號：采用年度類別流水號的方式，如2023照片001。5.實物檔案編號：采用年度類別流水號的方式，如2023獎杯001。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應按照分類、編號順序排列上架，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案發(fā)霉、蟲蛀、破損等。3.對電子檔案應進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。4.嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，濕度應保持在45%60%之間。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、損毀檔案。3.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出庫房。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱檔案，應持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)老體協(xié)分管領導批準后，方可借閱。2.借閱檔案應嚴格遵守借閱期限，按時歸還。如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、復印、傳播檔案內(nèi)容，確保檔案的安全。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標準1.對已超過保管期限的檔案進行鑒定，確定是否仍有保存價值。2.對保管期限已滿但仍有重要參考價值的檔案，應延長保管期限。3.對已失去保存價值的檔案，應進行銷毀。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清查，提出檔案鑒定意見。2.組織相關人員對檔案鑒定意見進行審核，形成檔案鑒定報告。3.經(jīng)老體協(xié)領導批準后，按照檔案銷毀程序進行銷毀。（三）銷毀程序1.編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等。2.檔案銷毀清單應經(jīng)檔案管理部門負責人、老體協(xié)分管領導簽字確認。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同監(jiān)督銷毀過程。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清單上簽字，并將檔案銷毀清單歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立老體協(xié)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱和利用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案整理的要求，將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）信息安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行