PAGE金融檔案托管管理制度一、總則（一）目的為加強公司金融檔案的管理，確保金融檔案的安全、完整與有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及金融業(yè)務的各類檔案的托管管理，包括但不限于客戶資料、交易記錄、合同協(xié)議、財務報表等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.完整性原則：全面、系統(tǒng)地收集、整理和保管各類金融檔案，保證檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，嚴格保密。5.便利性原則：便于檔案的查閱、利用和管理，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善金融檔案托管管理制度及相關(guān)操作流程。2.組織開展金融檔案的收集、整理、歸檔、保管和銷毀等工作。3.建立健全金融檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和便捷查詢。4.定期對金融檔案進行檢查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.對檔案管理人員進行培訓和考核，提高其業(yè)務水平和責任意識。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門金融業(yè)務檔案的收集、整理和初步審核，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對本部門產(chǎn)生的金融檔案的真實性、準確性和完整性負責。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行檔案管理職責。2.負責金融檔案的具體收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。3.對檔案進行分類、編號、編目等，確保檔案的有序存放和便于查找。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露。5.及時向檔案管理部門負責人匯報檔案管理工作情況，提出改進建議。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.客戶開戶資料，包括身份證、營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等復印件。2.金融交易記錄，如交易憑證、對賬單、交易合同等。3.各類合同協(xié)議，如借款合同、擔保合同、委托理財合同等。4.財務報表、審計報告、稅務資料等。5.內(nèi)部審批文件、會議紀要、工作底稿等。6.其他與金融業(yè)務相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.業(yè)務部門應在業(yè)務辦理完畢后及時收集相關(guān)檔案資料，并確保資料的真實性、準確性和完整性。2.收集的檔案資料應字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。3.對于電子文檔，應確保其格式規(guī)范、存儲安全，并與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（三）整理方法1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類。2.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.對檔案進行裝訂，確保整齊牢固，便于保管和查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.業(yè)務部門將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，審核無誤后辦理簽收手續(xù)。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，將檔案存入相應的檔案柜或電子存儲設(shè)備。（二）保管期限1.金融檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為5年以下，中期保管期限為5年至15年，長期保管期限為15年以上。3.具體檔案的保管期限參照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）保管措施1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。3.定期對檔案進行盤點，核對檔案數(shù)量和狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應進行備份，備份存儲設(shè)備應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自出借、銷毀檔案。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱金融檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機密或敏感信息的檔案，查閱申請需經(jīng)公司高層領(lǐng)導審批。3.外部機構(gòu)或個人因司法調(diào)查、審計等原因需要查閱檔案的，應出具相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司法律合規(guī)部門審核同意后，按照規(guī)定程序查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途及查閱期限等。2.申請表經(jīng)審批后，檔案管理人員根據(jù)申請?zhí)峁┫鄳臋n案，并在查閱登記本上記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、檔案名稱等信息。3.查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準。4.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用管理1.公司內(nèi)部人員利用金融檔案開展工作時，應嚴格按照規(guī)定使用檔案，不得擅自篡改、損毀檔案。2.如需將檔案用于對外提供服務或合作項目，應經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準，并簽訂保密協(xié)議。3.檔案管理部門應定期對檔案的查閱和利用情況進行統(tǒng)計分析，評估檔案的利用價值，為檔案管理工作提供參考。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，實行專人專管，嚴格保密。2.檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.查閱和利用檔案時，應采取必要的保密措施，防止信息泄露。4.禁止在非保密場所談論、傳播檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，確保庫房安全。2.定期對檔案保管設(shè)施進行檢查和維護，確保其正常運行。3.對檔案管理人員進行安全教育，提高其安全意識和應急處理能力。4.制定檔案安全應急預案，定期進行演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時有效地保護檔案安全。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價值的。2.因其他原因需要銷毀的檔案，如檔案內(nèi)容已失效、重復或錯誤等。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對達到銷毀條件的檔案進行清理和造冊，填寫檔案銷毀申請表。2.申請表經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司高層領(lǐng)導批準后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底，并在銷毀記錄上簽字確認。4.銷毀記錄應包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，保存期限與原檔案保管期限相同。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對金融檔案托管管理工作進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和安全性等。2.檔案管理部門應定期對自身工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部檢查1.積極配合國家有關(guān)部門、監(jiān)管機構(gòu)的檢查，如實提供檔案資料，接受監(jiān)督檢查。