PAGE華電消防檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)華電消防檔案管理，確保消防檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于華電集團(tuán)所屬各單位的消防檔案管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家消防法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保消防檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則：涵蓋公司消防工作的各個方面，包括消防設(shè)施設(shè)備、消防安全管理活動、火災(zāi)事故等相關(guān)資料。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映消防工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、信息完整。4.便于利用原則：檔案整理規(guī)范有序，便于查詢、檢索和使用，為公司消防安全管理決策提供有力支持。二、消防檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司消防檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門消防檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司消防檔案，建立消防檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲和有效利用。4.定期對消防檔案進(jìn)行檢查、清理和鑒定，對過期或無用的檔案按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門消防工作相關(guān)文件、資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門歸檔。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門消防檔案管理工作，確保檔案的真實(shí)、完整和及時歸檔。3.在日常工作中，嚴(yán)格按照消防檔案管理制度的要求，規(guī)范使用和保管消防檔案。（三）消防安全責(zé)任人職責(zé)1.批準(zhǔn)消防檔案管理制度，確保制度的有效執(zhí)行。2.定期檢查消防檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題。3.將消防檔案管理工作納入公司消防安全管理體系，作為考核各部門消防安全工作的重要內(nèi)容。三、消防檔案的分類與編號（一）分類1.消防設(shè)施設(shè)備檔案：包括消防設(shè)施設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測報告、故障維修記錄等。2.消防安全管理檔案：涵蓋公司消防安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、消防演練記錄、消防安全檢查記錄、隱患整改記錄、消防安全培訓(xùn)記錄、消防工作會議紀(jì)要等。3.火災(zāi)事故檔案：包含火災(zāi)事故報告、現(xiàn)場勘查記錄、事故調(diào)查處理報告、損失統(tǒng)計等相關(guān)資料。4.其他消防檔案：如消防工作相關(guān)的圖片、影像資料等。（二）編號1.消防設(shè)施設(shè)備檔案編號：按照設(shè)施設(shè)備類別、型號、安裝位置等進(jìn)行編號，例如：“XF01001”，其中“XF”表示消防設(shè)施設(shè)備檔案，“01”表示設(shè)施設(shè)備類別（如火災(zāi)自動報警系統(tǒng)），“001”表示該類別下的具體設(shè)備編號。2.消防安全管理檔案編號：根據(jù)檔案內(nèi)容的類別和時間順序進(jìn)行編號，如“XF0220230101001”，“XF”表示消防安全管理檔案，“02”表示檔案類別（如消防安全檢查記錄），“20230101”表示記錄時間，“001”表示該時間段內(nèi)的檔案順序號。3.火災(zāi)事故檔案編號：以事故發(fā)生時間為基礎(chǔ)進(jìn)行編號，格式為“XF0320XX0X0X001”，“XF”表示火災(zāi)事故檔案，“03”表示檔案類別，“20XX0X0X”表示事故發(fā)生時間，“001”表示事故檔案順序號。4.其他消防檔案編號：按照檔案的性質(zhì)和時間順序進(jìn)行編號，如“XF0420221210001”，“XF”表示其他消防檔案，“04”表示檔案類別，“20221210”表示檔案形成時間，“001”表示檔案順序號。四、消防檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)在消防工作開展過程中及時收集相關(guān)文件、資料，確保檔案的完整性和時效性。2.對于外來文件，如消防設(shè)施設(shè)備供應(yīng)商提供的資料、政府部門下發(fā)的消防文件等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接收，并及時移交檔案管理部門。3.涉及消防工作的電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并按照規(guī)定格式進(jìn)行命名和分類，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等，確保目錄清晰準(zhǔn)確，便于查詢。3.對于同一類檔案，應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列，保持檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。4.檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂和存放，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息。五、消防檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門應(yīng)定期將整理好的消防檔案移交檔案管理部門歸檔，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門在接收檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通解決。3.歸檔后的消防檔案應(yīng)按照編號順序上架存放，便于查找和管理。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，分別存放于不同地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對消防檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需查閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。六、消防檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱消防檔案的，應(yīng)填寫《消防檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.需要借閱消防檔案的，應(yīng)填寫《消防檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損或抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時要求借閱人員說明情況并進(jìn)行處理。七、消防檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對消防檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對檔案的價值進(jìn)行評估。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源以及對公司消防安全管理工作的作用等因素，綜合判斷檔案的保管期限。對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的消防檔案，應(yīng)編制《消防檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.《消防檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)