PAGE支票存根聯(lián)內控制度一、總則（一）目的本制度旨在建立健全公司支票存根聯(lián)的內部控制體系，規(guī)范支票存根聯(lián)的管理流程，確保公司資金安全、財務信息準確完整，有效防范財務風險，提高財務管理效率，保障公司生產經營活動的順利進行。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在辦理涉及支票支付業(yè)務過程中支票存根聯(lián)的管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關財務規(guī)章制度，確保支票存根聯(lián)管理活動合法合規(guī)。2.準確性原則：支票存根聯(lián)的記錄應準確反映支票支付業(yè)務的各項信息，保證財務數據真實可靠。3.完整性原則：涵蓋支票從開具到核銷全過程中存根聯(lián)的管理，確保各個環(huán)節(jié)信息完整無遺漏。4.及時性原則：及時進行支票存根聯(lián)的記錄、傳遞、歸檔等操作，保證財務信息的時效性。5.保密性原則：對支票存根聯(lián)涉及的公司財務信息嚴格保密，防止信息泄露。二、支票存根聯(lián)管理職責分工（一）財務部門1.負責制定和完善支票存根聯(lián)內控制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.審核支票開具申請，確保支付事項真實、合規(guī)、手續(xù)齊全。3.負責支票的開具，并在支票存根聯(lián)上準確記錄支票號碼、出票日期、付款人、收款人、金額、用途等信息。4.定期核對支票存根聯(lián)與銀行對賬單，及時發(fā)現(xiàn)和處理未達賬項及異常情況。5.負責支票存根聯(lián)的整理、歸檔和保管工作，按照規(guī)定期限妥善保存相關資料。（二）業(yè)務部門1.提出支票支付申請，提供詳細的支付事由、收款人信息等相關資料，并確保申請事項真實、合理、必要。2.配合財務部門對支票支付業(yè)務進行審核，及時提供補充資料或解釋說明。3.在支票使用過程中，如發(fā)現(xiàn)問題及時與財務部門溝通協(xié)調，并協(xié)助處理相關事宜。（三）審計部門1.定期對支票存根聯(lián)內控制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行的有效性和合規(guī)性。2.對支票支付業(yè)務進行專項審計，審查支票存根聯(lián)記錄的準確性、完整性以及資金使用的合理性。3.對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。三、支票開具與存根聯(lián)記錄（一）支票開具申請1.業(yè)務部門因業(yè)務需要支付款項時，應填寫支票支付申請單，詳細注明支付事由、收款人名稱、賬號、開戶行、支付金額、用途等信息，并附上相關合同、發(fā)票或其他證明文件。2.支票支付申請單需經業(yè)務部門負責人審核簽字，確認支付事項真實、合理、必要后，提交至財務部門。（二）財務審核1.財務部門收到支票支付申請單后由專人進行審核，重點審核支付事項是否符合公司財務制度和相關法律法規(guī)要求，申請資料是否齊全、合規(guī)，金額計算是否準確等。2.對于不符合規(guī)定的申請，財務部門應及時與業(yè)務部門溝通，要求其補充資料或修改申請，直至審核通過。（三）支票開具1.經財務審核通過的支票支付申請，由財務人員按照規(guī)定開具支票。支票開具應使用碳素墨水或墨汁填寫，做到要素齊全、內容真實、字跡清晰、數字準確、大小寫一致，并加蓋公司財務專用章和法定代表人或授權代理人印章。2.在開具支票的同時，財務人員應在支票存根聯(lián)上準確記錄支票號碼、出票日期、付款人（公司名稱）、收款人、金額、用途等信息，并由開票人員簽字確認。（四）支票交付1.支票開具后，原則上應由財務人員直接將支票交付給收款人或其授權代表，并要求其在支票簽收登記簿上簽字確認。如因特殊情況需由業(yè)務部門人員代交支票，業(yè)務部門應在收到支票后及時將其交付給收款人，并在規(guī)定時間內將簽收情況反饋給財務部門。2.交付支票時，應確保支票的安全性，避免支票丟失、被盜或被冒領。如發(fā)現(xiàn)支票遺失，應立即采取掛失止付等措施，并及時向公司報告。四、支票存根聯(lián)傳遞與核對（一）存根聯(lián)傳遞1.支票存根聯(lián)在支票開具后，由開票人員及時傳遞給負責支票存根聯(lián)管理的財務人員。傳遞過程中應進行交接登記，注明傳遞日期、交接人員等信息，確保存根聯(lián)傳遞的準確性和及時性。2.財務人員收到支票存根聯(lián)后，應認真核對存根聯(lián)上記錄的信息與支票正聯(lián)及支付申請單是否一致，如發(fā)現(xiàn)信息不符，應及時查明原因并進行更正。（二）銀行對賬1.財務部門應定期（至少每月一次）將支票存根聯(lián)與銀行對賬單進行核對，檢查支票支付業(yè)務的實際發(fā)生情況與存根聯(lián)記錄是否相符。核對內容包括支票號碼、出票日期、金額、收款人等信息。2.在核對過程中，如發(fā)現(xiàn)存在未達賬項，應及時編制銀行存款余額調節(jié)表，分析原因并采取相應措施進行處理。對于異常的未達賬項，如支票已開出但銀行未支付、銀行已支付但公司未記錄等情況，應立即進行調查核實，查明原因并及時調整賬務記錄，同時報告公司管理層。五、支票存根聯(lián)保管與歸檔（一）保管要求1.支票存根聯(lián)應按照日期、支票號碼順序進行整理，妥善保管在安全、保密的場所，防止丟失、損壞、篡改或被盜。2.存放支票存根聯(lián)的場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保存根聯(lián)的完整性和安全性。3.禁止無關人員接觸支票存根聯(lián)，如需查閱或調閱，應按照公司檔案管理制度的規(guī)定辦理相關手續(xù)，并進行登記。（二）歸檔期限1.支票存根聯(lián)應按照會計檔案管理的要求進行歸檔保存。一般情況下，支票存根聯(lián)的保管期限為自支票支付業(yè)務發(fā)生年度終了之日起至少保存10年。2.對于涉及重要經濟事項或法律糾紛的支票存根聯(lián)，應根據實際情況延長保管期限，直至相關事項處理完畢。（三）歸檔流程1.財務人員在每月末或每季度末，對本期間的支票存根聯(lián)進行整理、裝訂成冊，并編制支票存根聯(lián)歸檔清單，注明歸檔期間、支票號碼范圍、數量等信息。2.將裝訂成冊的支票存根聯(lián)及歸檔清單一并移交公司檔案管理部門進行統(tǒng)一保管。檔案管理部門應按照規(guī)定對支票存根聯(lián)進行分類存放，并建立相應的檔案索引，以便于查詢和調閱。六、監(jiān)督檢查與責任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司審計部門應定期對支票存根聯(lián)內控制度的執(zhí)行情況進行檢查，檢查內容包括支票開具、存根聯(lián)記錄、傳遞、核對、保管等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和準確性。2.審計部門可通過查閱相關文件資料、實地盤點、詢問相關人員等方式進行檢查，并形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議。3.財務部門應定期對本部門支票存根聯(lián)管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷完善內部管理流程。（二）責任追究1.對于違反支票存根聯(lián)內控制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重追究相關責任人的責任。責任人包括業(yè)務部門負責人、財務人員、檔案管理人員等。2.如因責任人的疏忽、失職或故意違規(guī)行為導致公司資金損失、財務信息泄露或其他不良后果，公司將根據相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，對責任人進行批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處罰，情節(jié)嚴重的將依法追究其法律責任。3.對于在支票存根聯(lián)管理工作中表現(xiàn)突出、嚴