PAGE四川文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強四川地區(qū)文書檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護歷史真實面貌，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于四川省內各級各類機關、團體、企事業(yè)單位及其他組織的文書檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文書檔案工作實行集中統(tǒng)一領導，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案應如實反映本單位各項工作活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，涵蓋本單位工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。5.便利性原則：檔案管理應便于查閱、利用，提高工作效率，為單位各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門各單位應設立專門的檔案管理部門，負責本單位文書檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。檔案管理部門應配備與工作任務相適應的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責1.負責制定和完善本單位檔案管理制度，并組織實施。2.負責文書檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負責檔案的保管工作，維護檔案的安全和完整，定期對檔案進行檢查、清點和修復。4.負責檔案的鑒定工作，按照規(guī)定的程序和標準，對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.負責檔案的查閱、利用工作，按照規(guī)定的手續(xù)，為利用者提供檔案服務，并做好利用登記工作。7.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。8.負責對本單位各部門檔案工作進行指導和監(jiān)督，組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案人員的業(yè)務素質。三、文書檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映本單位工作活動的各種文件、材料，包括上級文件、本單位發(fā)文、收文、會議文件、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、技術資料、財務憑證等。2.本單位在各項工作中形成的具有保存價值的照片、錄音、錄像、電子文件等資料。3.與本單位工作相關的其他重要文件和資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，符合歸檔要求。3.對電子文件的收集，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的效率和質量。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、財務管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和檢索。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得對文件進行裁剪或損壞。四、文書檔案的保管（一）保管場所應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施。（二）保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.對重要檔案和珍貴檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制。4.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，確保檔案管理的規(guī)范化和信息化。五、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案保管期限表，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判斷檔案的保存價值。3.嚴格履行鑒定程序，確保鑒定結果的公正性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門代表、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，判斷其保存價值。2.分析檔案內容：根據(jù)檔案的主題、來源、時間、形式等因素，分析其在本單位工作中的作用和價值。3.參考檔案保管期限表：按照國家和本單位制定的檔案保管期限表，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊應經(jīng)檔案鑒定小組審核，并報本單位主管領導批準。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并進行現(xiàn)場監(jiān)督。銷毀過程應記錄在案，以備查考。4.對銷毀的檔案，應在檔案目錄和檢索工具中注明“已銷毀”字樣。六、文書檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和本單位領導報送檔案統(tǒng)計信息。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）利用工作1.建立檔案查閱利用制度，明確檔案查閱利用的范圍、手續(xù)和程序。2.設立檔案查閱利用場所，配備必要的設施和設備，為利用者提供便利條件。3.對檔案查閱利用情況進行登記，記錄利用者的姓名、單位、查閱時間、查閱內容等信息。4.積極開發(fā)檔案信息資源，通過編研、展覽等形式，為單位各項工作提供參考和借鑒。七、電子文件管理（一）電子文件收集與整理1.各部門應按照規(guī)定的格式和要求，及時收集和整理電子文件，并將其存儲到指定的服務器或存儲設備上。2.電子文件應按照其來源、時間、內容和形式等特征進行分類、編號和編目，確保其與紙質檔案相對應。3.對電子文件的元數(shù)據(jù)應進行詳細記錄，包括文件的題名、日期、作者、格式、大小等信息，以便于管理和檢索。（二）電子文件保管1.建立電子文件存儲系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，確保電子文件的長期保存。2.定期對電子文件進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放。3.對電子文件的存儲環(huán)境進行監(jiān)控，確保其溫濕度、電力供應等條件符合要求。4.加強電子文件的安全管理，設置用戶權限，防止電子文件被非法訪問、篡改或刪除。（三）電子文件利用1.建立電子文件查閱利用系統(tǒng)，為利用者提供便捷的查閱服務。2.利用電子文件時，應嚴格遵守保密規(guī)定，確保電子文件的安全。3.對電子文件的查閱利用情況進行記錄，包括利用者的姓名、單位、查閱時間、查閱內容等信息。八、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體本單位檔案管理部門負責對本單位各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。上級主管部門對下級單位的檔案管理工作進行監(jiān)督指導。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作的開展情況。3.檔案管理設施設備的配備和使用情況。4.檔案人員的業(yè)務素質和工作能力。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年對本單位各部門的檔案管理工作進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案管理工作進行不定期抽查。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查。（四）監(jiān)督檢查結果處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應