PAGE物資部門內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司物資部門的內(nèi)部控制，規(guī)范物資采購、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)的管理，確保公司物資的安全、完整，提高物資使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司物資部門及其相關(guān)人員在物資采購、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放、盤點(diǎn)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中的管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保物資管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋物資管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、物資驗(yàn)收、倉儲(chǔ)管理、領(lǐng)用發(fā)放、成本核算、盤點(diǎn)清查等，不留管理死角。3.制衡性原則：在物資管理流程中，合理設(shè)置崗位，明確職責(zé)權(quán)限，形成相互制約、相互監(jiān)督的機(jī)制，防止權(quán)力濫用和舞弊行為。4.適應(yīng)性原則：根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求，不斷完善和優(yōu)化內(nèi)控制度，確保其與公司實(shí)際情況相適應(yīng)。5.成本效益原則：在保證物資管理有效性的前提下，充分考慮成本因素，力求以合理的成本實(shí)現(xiàn)物資管理目標(biāo)，提高經(jīng)濟(jì)效益。二、崗位分工與職責(zé)（一）物資管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司物資管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，編制物資采購計(jì)劃，確保物資供應(yīng)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.建立和維護(hù)供應(yīng)商管理體系，開展供應(yīng)商評(píng)估、選擇、考核等工作，建立合格供應(yīng)商名錄。4.組織物資采購招標(biāo)、詢價(jià)、談判等活動(dòng)，簽訂采購合同，確保采購物資的質(zhì)量、價(jià)格和交貨期符合要求。5.負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收工作，對(duì)采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，確保入庫物資符合標(biāo)準(zhǔn)。6.加強(qiáng)物資倉儲(chǔ)管理，合理規(guī)劃倉儲(chǔ)空間，做好物資的保管、養(yǎng)護(hù)工作，確保物資安全。7.按照規(guī)定辦理物資的出入庫手續(xù)，嚴(yán)格控制物資的領(lǐng)用，做好物資發(fā)放記錄。8.定期組織物資盤點(diǎn)工作，編制盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤盈、盤虧情況進(jìn)行分析和處理。9.開展物資成本核算與分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。10.配合公司內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門對(duì)物資管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)整改發(fā)現(xiàn)的問題。（二）采購崗位職責(zé)1.協(xié)助物資管理部門編制采購計(jì)劃，提供采購需求相關(guān)信息。2.按照采購流程，負(fù)責(zé)具體的采購操作，包括市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商聯(lián)系、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作。3.參與采購合同的起草、審核和簽訂工作，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，保證物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.負(fù)責(zé)采購文件、資料的整理和歸檔工作。（三）驗(yàn)收崗位職責(zé)1.制定物資驗(yàn)收計(jì)劃和方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法。2.組織對(duì)采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)和檢驗(yàn)。3.填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，對(duì)驗(yàn)收合格的物資出具驗(yàn)收單，對(duì)不合格物資提出處理意見。4.配合采購部門與供應(yīng)商溝通處理不合格物資的退換貨等事宜。（四）倉儲(chǔ)崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)物資倉庫的日常管理工作，包括物資的入庫、存儲(chǔ)、保管、出庫等操作。2.按照物資的特性和保管要求，合理安排倉儲(chǔ)空間，做好物資的分類存放、標(biāo)識(shí)管理。3.定期對(duì)物資進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理物資的損壞、變質(zhì)等情況。4.做好倉庫的安全防范工作，確保物資安全，防止物資被盜、丟失、損壞等事故發(fā)生。5.維護(hù)倉庫設(shè)施設(shè)備，保證其正常運(yùn)行。（五）發(fā)放崗位職責(zé)1.根據(jù)物資領(lǐng)用審批單，辦理物資發(fā)放手續(xù)，確保物資發(fā)放的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.按照規(guī)定的發(fā)放流程和標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)放物資，并做好發(fā)放記錄，包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、物資名稱、數(shù)量等信息。3.對(duì)超計(jì)劃、超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用物資的情況進(jìn)行審核和控制，及時(shí)反饋給相關(guān)部門。三、物資采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.物資管理部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、銷售計(jì)劃、庫存狀況等因素，綜合考慮物資的消耗定額、儲(chǔ)備定額等，編制年度、季度和月度物資采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等詳細(xì)信息，并經(jīng)相關(guān)部門審核和領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.在執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因需要變更采購計(jì)劃，應(yīng)及時(shí)辦理變更手續(xù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的資質(zhì)要求，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)狀況等。2.通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實(shí)地考察等，建立供應(yīng)商信息庫。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)、環(huán)保等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。4.與優(yōu)秀供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，共同開展質(zhì)量改進(jìn)、成本控制等工作。對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)終止合作關(guān)系，并清理出供應(yīng)商信息庫。（三）采購方式選擇1.根據(jù)物資的性質(zhì)、采購金額、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，合理選擇采購方式，包括招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購、單一來源采購等。2.對(duì)于達(dá)到招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)的物資采購項(xiàng)目，應(yīng)按照國家和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)采購，確保采購過程公開、公平、公正。3.詢價(jià)采購適用于采購金額較小、市場(chǎng)供應(yīng)充足、價(jià)格比較透明的物資。應(yīng)向多家供應(yīng)商詢價(jià)，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商進(jìn)行采購。4.競(jìng)爭(zhēng)性談判采購適用于采購物資技術(shù)復(fù)雜、規(guī)格特殊、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不充分等情況。通過與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價(jià)格、技術(shù)要求、服務(wù)條款等。5.單一來源采購應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行，確保采購的必要性和合理性。（四）采購合同管理1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.在簽訂采購合同前，應(yīng)進(jìn)行合同評(píng)審，由物資管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)可控。3.采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便跟蹤合同執(zhí)行情況。4.嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，如供應(yīng)商出現(xiàn)違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施追究其違約責(zé)任，維護(hù)公司合法權(quán)益。同時(shí)，如公司因自身原因需要變更合同條款，應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。四、物資驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉采購合同的要求、物資的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，制定詳細(xì)的驗(yàn)收計(jì)劃和方案。2.準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具、量具、檢測(cè)設(shè)備等，并確保其精度和準(zhǔn)確性符合要求。3.通知供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將物資送達(dá)指定驗(yàn)收地點(diǎn)，并要求供應(yīng)商提供物資的質(zhì)量證明文件、合格證、說明書等相關(guān)資料。（二）驗(yàn)收程序1.物資到貨后，驗(yàn)收人員首先對(duì)物資的外包裝進(jìn)行檢查，查看是否有破損、變形、受潮等情況。2.按照合同要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量是否與采購合同一致。3.對(duì)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，可采用檢驗(yàn)報(bào)告、抽樣檢測(cè)、試用等方式，確保物資質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于重要物資或關(guān)鍵設(shè)備，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)。4.驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格、規(guī)格不符等問題，應(yīng)及時(shí)做好記錄，并要求供應(yīng)商當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)。（三）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告與處理1.驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收結(jié)果、存在問題及處理建議等內(nèi)容。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，提交給物資管理部門。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，出具驗(yàn)收單，辦理入庫手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，物資管理部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行退換貨或采取其他處理措施。五、物資倉儲(chǔ)管理（一）倉庫規(guī)劃與布局1.根據(jù)物資的類別、特性、存儲(chǔ)要求等因素，合理規(guī)劃倉庫的布局，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、易燃易爆物品區(qū)等。2.對(duì)不同存儲(chǔ)區(qū)域設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明區(qū)域名稱、物資類別等信息，便于物資的分類存放和查找。3.合理安排貨架、貨位，確保物資存放有序，便于搬運(yùn)和盤點(diǎn)。同時(shí)，要考慮倉庫的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等要求，保證倉庫環(huán)境安全適宜。（二）物資入庫1.物資到貨后，倉庫管理人員應(yīng)依據(jù)驗(yàn)收單核對(duì)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確認(rèn)無誤后辦理入庫手續(xù)。2.將物資按照規(guī)定的存儲(chǔ)位置進(jìn)行存放，并做好物資的標(biāo)識(shí)管理，標(biāo)明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次、入庫日期等信息。3.對(duì)入庫物資的相關(guān)資料，如質(zhì)量證明文件、合格證、說明書等進(jìn)行整理歸檔，建立物資檔案，便于日后查詢和管理。（三）物資保管1.倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)物資進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，查看物資的存儲(chǔ)狀況，是否有損壞、變質(zhì)、受潮等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問題。2.根據(jù)物資的特性和保管要求，采取相應(yīng)的保管措施，如對(duì)易受潮物資做好防潮措施，對(duì)易燃易爆物資進(jìn)行特殊存儲(chǔ)管理等。3.做好倉庫的環(huán)境衛(wèi)生工作，保持倉庫整潔，通道暢通，防止雜物堆積影響物資存儲(chǔ)和搬運(yùn)。（四）物資出庫1.物資領(lǐng)用部門應(yīng)填寫物資領(lǐng)用審批單，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后提交給倉庫。2.倉庫管理人員根據(jù)物資領(lǐng)用審批單辦理物資出庫手續(xù)，核對(duì)領(lǐng)用物資的信息與審批單一致后，發(fā)放物資，并做好發(fā)放記錄。3.物資發(fā)放后，及時(shí)更新庫存臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符。對(duì)于貴重物資、限量物資等，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行發(fā)放，加強(qiáng)管控。六、物資發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.嚴(yán)格按照物資領(lǐng)用審批單發(fā)放物資，不得擅自發(fā)放未經(jīng)審批的物資。2.遵循先進(jìn)先出、急用先供的原則，確保物資的合理使用。3.控制物資發(fā)放數(shù)量，不得超計(jì)劃、超標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，如因特殊情況需要超發(fā)，應(yīng)按規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）發(fā)放流程1.物資領(lǐng)用部門提交物資領(lǐng)用審批單至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，將物資領(lǐng)用審批單交至倉庫。3.倉庫管理人員根據(jù)審批單核對(duì)物資信息，辦理物資出庫手續(xù)，發(fā)放物資，并在物資領(lǐng)用審批單上簽字確認(rèn)。4.物資領(lǐng)用人員在領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)在物資發(fā)放記錄上簽字，注明領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、物資名稱、數(shù)量等信息。（三）發(fā)放監(jiān)督1.物資管理部門應(yīng)定期對(duì)物資發(fā)放情況進(jìn)行檢查，核對(duì)物資領(lǐng)用審批單與發(fā)放記錄是否一致，防止違規(guī)發(fā)放行為。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物資成本的核算和監(jiān)督，關(guān)注物資發(fā)放數(shù)量與成本的匹配情況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)反饋給相關(guān)部門。七、物資盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃制定1.物資管理部門應(yīng)定期組織物資盤點(diǎn)工作，制定年度、季度和月度盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員分工等。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門，以便做好準(zhǔn)備工作。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.按照盤點(diǎn)計(jì)劃，組織盤點(diǎn)人員對(duì)物資進(jìn)行實(shí)地清點(diǎn)，核對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、狀態(tài)等信息與庫存臺(tái)賬是否一致。2.盤點(diǎn)過程中，應(yīng)做好記錄，對(duì)盤盈、盤虧、毀損等情況詳細(xì)記錄，注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、存放地點(diǎn)、差異原因等。3.對(duì)于貴重物資、關(guān)鍵設(shè)備等，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（三）盤點(diǎn)報(bào)告與處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，匯總盤點(diǎn)結(jié)果，分析差