PAGE檔案信息數(shù)字化制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案信息數(shù)字化工作，提高檔案管理效率，確保檔案信息的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位檔案信息數(shù)字化工作的全過程管理。（三）基本原則1.合法性原則檔案信息數(shù)字化工作應嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保數(shù)字化過程合法合規(guī)。2.真實性原則數(shù)字化后的檔案信息應與原始檔案內(nèi)容一致，保持檔案信息的真實性和可靠性。3.完整性原則全面、系統(tǒng)地對公司各類檔案進行數(shù)字化處理，確保檔案信息不遺漏，保持檔案體系的完整性。4.安全性原則建立健全檔案信息數(shù)字化安全保障體系，采取有效的技術(shù)措施和管理手段，確保檔案信息在數(shù)字化過程中的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。5.便利性原則數(shù)字化后的檔案信息應便于檢索、利用和共享，提高檔案服務效率，滿足公司各部門及員工對檔案信息的需求。二、職責分工（一）檔案管理部門1.負責制定檔案信息數(shù)字化工作計劃和方案，明確工作目標、任務、步驟和要求。2.組織實施檔案信息數(shù)字化工作，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，確保數(shù)字化工作順利進行。3.負責對數(shù)字化檔案信息的質(zhì)量進行審核，確保數(shù)字化檔案信息符合相關(guān)標準和要求。4.建立和完善數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案信息進行分類、存儲、檢索和利用。5.負責數(shù)字化檔案信息的備份和存儲管理，確保檔案信息的安全性和完整性。（二）信息技術(shù)部門1.提供檔案信息數(shù)字化所需的技術(shù)支持和設備保障，確保數(shù)字化工作的技術(shù)可行性和穩(wěn)定性。2.協(xié)助檔案管理部門制定數(shù)字化工作技術(shù)方案，參與數(shù)字化工作流程的設計和優(yōu)化。3.負責數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)、維護和升級，保障系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。4.對數(shù)字化過程中的技術(shù)問題進行及時處理和解決，提供技術(shù)培訓和指導。（三）各部門1.負責本部門檔案的整理、移交和數(shù)字化前的準備工作，確保檔案資料齊全、完整、規(guī)范。2.配合檔案管理部門開展數(shù)字化工作，按照要求提供相關(guān)檔案信息和協(xié)助進行數(shù)據(jù)錄入、審核等工作。3.負責本部門數(shù)字化檔案信息的日常使用和維護，及時反饋使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題。三、檔案數(shù)字化流程（一）檔案整理1.各部門按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對本部門的檔案進行全面清理和整理，確保檔案資料的分類準確、編號規(guī)范、裝訂整齊。2.對破損、褪色、字跡模糊等不符合數(shù)字化要求的檔案，應進行修復或復制處理，保證檔案的可讀性和完整性。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，對檔案的題名、年度、保管期限、檔號、文號、責任者、密級等信息進行準確錄入，確保目錄信息與檔案實體一一對應。（二）數(shù)字化采集1.根據(jù)檔案的類型、數(shù)量和數(shù)字化設備的性能，確定數(shù)字化采集方式?？刹捎脪呙?、拍照、錄音、錄像等方式將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像、音頻或視頻文件。2.掃描分辨率應根據(jù)檔案內(nèi)容的清晰程度和利用需求合理設置，一般不低于300dpi，對于文字較小、字跡模糊或需要長期保存的檔案，應適當提高分辨率。3.掃描過程中應確保圖像清晰、完整，避免出現(xiàn)偏斜、黑邊、白邊等現(xiàn)象。同時，要對掃描圖像進行實時檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。4.對于音頻、視頻檔案，應確保音質(zhì)、畫質(zhì)良好，無雜音、卡頓等問題，并按照相關(guān)格式要求進行采集和存儲。（三）圖像處理1.對采集到的數(shù)字圖像進行去污、裁剪、糾偏、亮度調(diào)整、對比度調(diào)整等預處理，提高圖像的清晰度和可讀性。2.對于彩色檔案，如無特殊要求，一般應轉(zhuǎn)化為黑白二值圖像存儲，以減少存儲空間，提高檢索效率。3.對圖像進行編號命名，編號應與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的檔號一致，命名規(guī)則應簡潔明了，便于識別和管理。（四）數(shù)據(jù)掛接1.將處理后的數(shù)字化檔案圖像與對應的檔案目錄數(shù)據(jù)庫進行掛接，確保檔案信息的準確關(guān)聯(lián)。2.建立索引關(guān)系后，應對掛接的數(shù)據(jù)進行全面核對，保證圖像與目錄信息的一致性和準確性。（五）存儲管理1.數(shù)字化檔案信息應存儲在安全可靠的存儲設備上，如磁盤陣列（RAID）、磁帶庫、光盤庫等，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲設備應具備冗余設計和數(shù)據(jù)恢復功能，以應對可能出現(xiàn)的硬件故障。同時，要建立存儲設備的維護和管理記錄，定期檢查設備狀態(tài)。3.數(shù)字化檔案信息應按照分類、年度、保管期限等進行存儲，形成科學合理的存儲體系，便于檢索和管理。（六）質(zhì)量檢測1.檔案管理部門應制定數(shù)字化檔案信息質(zhì)量檢測標準和流程，對數(shù)字化檔案信息的準確性、完整性、規(guī)范性進行全面檢測。2.質(zhì)量檢測可采用人工抽檢和計算機自動檢測相結(jié)合的方式，抽檢比例應不低于數(shù)字化檔案總量的[X]%。3.對檢測中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時通知相關(guān)部門進行整改，整改完成后重新進行檢測，直至質(zhì)量符合要求。（七）驗收歸檔1.數(shù)字化檔案信息質(zhì)量檢測合格后，由檔案管理部門組織相關(guān)部門進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)字化工作流程的執(zhí)行情況、檔案信息的質(zhì)量、存儲管理的規(guī)范性等。2.驗收合格的數(shù)字化檔案信息應及時進行歸檔，納入公司檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。同時，要建立數(shù)字化檔案信息的使用記錄，對查閱利用情況進行跟蹤和統(tǒng)計。四、數(shù)字化檔案信息管理（一）系統(tǒng)建設與維護1.建立功能完善、操作簡便、安全可靠的數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計分析等功能。2.信息技術(shù)部門應定期對數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性，及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)錯誤、安全漏洞等問題。3.系統(tǒng)應具備用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同用戶的工作職責和權(quán)限需求，設置相應的訪問級別和操作權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。（二）檢索利用1.數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)應提供多種檢索方式，如按檔號、題名、年度、保管期限、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便用戶快速準確地查找所需檔案信息。2.建立檔案信息檢索指南，指導用戶正確使用檢索功能，提高檢索效率。同時，要根據(jù)用戶反饋不斷優(yōu)化檢索策略和系統(tǒng)功能。3.對于需要借閱數(shù)字化檔案的用戶，應按照公司檔案借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限、歸還方式等要求。借閱過程中應記錄借閱信息，確保檔案信息的安全和完整。（三）數(shù)據(jù)安全1.加強數(shù)字化檔案信息的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對數(shù)字化檔案信息進行加密存儲，加密密鑰應妥善保管，嚴格控制訪問權(quán)限。同時，要定期對加密密鑰進行更換，確保數(shù)據(jù)安全。3.建立數(shù)據(jù)備份與恢復機制，定期對數(shù)字化檔案信息進行備份，并存儲在異地安全場所。制定數(shù)據(jù)恢復預案，確保在數(shù)據(jù)遭受破壞或丟失時能夠及時恢復。4.加強對數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)的安全審計，記錄和監(jiān)控系統(tǒng)操作日志，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常行為。對涉及檔案信息安全的事件，應及時報告并采取相應的應急措施。五、培訓與監(jiān)督（一）培訓1.檔案管理部門應定期組織開展檔案信息數(shù)字化相關(guān)知識和技能培訓，提高員工對數(shù)字化工作的認識和操作水平。2.培訓內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、數(shù)字化工作流程、數(shù)字化設備操作、數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)應用等方面。3.根據(jù)員工的崗位需求和實際情況，制定個性化的培訓計劃，確保培訓效果。培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、在線學習等多種形式。（二）監(jiān)督1.建立檔案信息數(shù)字化工作監(jiān)督檢查機制，定期對各部門數(shù)字化工作進展情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案整理質(zhì)量、數(shù)