PAGE食堂檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司食堂檔案管理，確保食堂工作的規(guī)范化、科學(xué)化，提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司食堂的所有檔案管理工作，包括但不限于食材采購(gòu)記錄、人員健康檔案、食堂衛(wèi)生檢查記錄、食譜檔案、設(shè)備維護(hù)檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映食堂工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與食堂工作相關(guān)的各類檔案，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、員工隱私等重要檔案信息，嚴(yán)格保密，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)范的流程和方法進(jìn)行操作。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)食堂檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作。（二）食堂負(fù)責(zé)人食堂負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門人員做好檔案的收集、整理和移交工作，并對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。（三）各崗位人員各崗位人員應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)將工作中形成的各類文件、資料整理歸檔，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.食材采購(gòu)檔案：包括食材供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收記錄等。2.人員健康檔案：食堂工作人員的健康證復(fù)印件、體檢報(bào)告等。3.食堂衛(wèi)生檔案：衛(wèi)生檢查記錄、消毒記錄、食品留樣記錄等。4.食譜檔案：每日、每周、每月的食譜安排，包括菜品名稱、食材用量、營(yíng)養(yǎng)分析等。5.設(shè)備維護(hù)檔案：設(shè)備采購(gòu)合同、維修記錄、保養(yǎng)計(jì)劃、設(shè)備運(yùn)行記錄等。6.財(cái)務(wù)管理檔案：食堂收支賬目、發(fā)票、報(bào)銷憑證等。7.其他檔案：與食堂工作相關(guān)的其他文件、資料，如上級(jí)部門的通知、內(nèi)部規(guī)章制度等。（二）編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“食堂類別年份流水號(hào)”的格式，例如：“食材采購(gòu)2023001”。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各崗位人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案資料收集齊全，確保無遺漏。2.對(duì)于外來文件，如供應(yīng)商提供的資質(zhì)文件、采購(gòu)合同等，應(yīng)及時(shí)簽收，并按照要求進(jìn)行登記和整理。（二）整理1.分類整理：將收集到的檔案資料按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，同類檔案應(yīng)集中存放。2.文件排序：對(duì)每一類檔案中的文件，按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序，確保文件排列有序。3.編制目錄：為每一類檔案編制詳細(xì)的目錄，注明文件名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，方便查閱。4.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙張較多、需要長(zhǎng)期保存的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并在封面注明檔案名稱、編號(hào)、日期等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)整理好的檔案進(jìn)行歸檔，將檔案存入專門的檔案柜或檔案庫(kù)房。2.歸檔時(shí)應(yīng)按照檔案編號(hào)順序依次存放，確保檔案存放整齊、有序，便于查找。（二）保管1.保管環(huán)境：檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.安全防護(hù)：檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)備，確保檔案的安全。3.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.電子檔案管理：對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱食堂檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案管理制度。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并登記備案。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱食堂檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的，借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，督促借閱人員按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的保密與銷毀（一）保密1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)涉及公司機(jī)密、員工隱私等重要檔案信息嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。（二）銷毀1.對(duì)于已超過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，檔案管理部門應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)