PAGE工會(huì)工會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工會(huì)檔案管理，確保工會(huì)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工會(huì)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本工會(huì)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本工會(huì)機(jī)關(guān)及所屬各部門(mén)、各基層工會(huì)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。工會(huì)檔案由工會(huì)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門(mén)、各基層工會(huì)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)完整原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映工會(huì)工作的歷史面貌，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的服務(wù)效能。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）工會(huì)綜合檔案室工會(huì)設(shè)立綜合檔案室，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)工會(huì)檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善工會(huì)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管工會(huì)各類(lèi)檔案，確保檔案的完整與安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作,提高工會(huì)系統(tǒng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門(mén)、各基層工會(huì)檔案管理職責(zé)各部門(mén)、各基層工會(huì)應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)、本基層工會(huì)檔案的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門(mén)、本基層工會(huì)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)、整理。2.定期將整理好的檔案移交工會(huì)綜合檔案室，確保檔案的及時(shí)歸檔。3.配合工會(huì)綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍工會(huì)檔案的收集范圍包括：1.上級(jí)工會(huì)及有關(guān)部門(mén)下發(fā)的與工會(huì)工作相關(guān)的文件、通知、指示、決定等。2.工會(huì)組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。3.工會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.工會(huì)組織建設(shè)、會(huì)員管理、職工權(quán)益維護(hù)等方面的文件材料。5.工會(huì)開(kāi)展的各類(lèi)活動(dòng)方案、通知、總結(jié)、照片、音像資料等。6.工會(huì)財(cái)務(wù)預(yù)決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案。7.工會(huì)固定資產(chǎn)檔案，包括購(gòu)置、使用、處置等相關(guān)文件材料。8.其他與工會(huì)工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)、各基層工會(huì)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)、本基層工會(huì)在工作活動(dòng)中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類(lèi)。按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、工會(huì)業(yè)務(wù)類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、聲像類(lèi)等。2.編號(hào)。對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.裝訂。對(duì)紙張破損、字跡模糊等不符合要求的文件材料進(jìn)行修復(fù)和裝訂，確保檔案的整齊美觀。4.編目。編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便于檔案的檢索和利用。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所工會(huì)綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在4A%60%之間。（二）保管設(shè)備檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映工會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)工會(huì)工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映工會(huì)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)工會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至永久。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)工會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為1年至15年。（四）檔案的保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，定期進(jìn)行備份，防止電子檔案的丟失和損壞。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案的丟失和泄密。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為工會(huì)工作和職工服務(wù)。（二）利用方式1.查閱。因工作需要查閱檔案的，查閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)檔案管理人員審核同意后，方可查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案閱覽室進(jìn)行，不得將檔案帶出閱覽室。2.借閱。因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)工會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，按時(shí)歸還。借閱人員不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱人員、查閱或借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等，以便于對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織工會(huì)成立檔案鑒定小組，由工會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和分析，確定檔案的存毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確需銷(xiāo)毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案的題名、編號(hào)、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)工會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀，并確保銷(xiāo)毀徹底。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀后，檔案管理人員應(yīng)將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)工會(huì)檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化管理和智能化服務(wù)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對(duì)工會(huì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。開(kāi)發(fā)或選用適合工會(huì)檔案管理的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等全過(guò)程的信息化管理。3.檔案信息資源共享。建立檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)工會(huì)內(nèi)部各部門(mén)、各基層工會(huì)之間檔案信息的共享和交流。（三）信息化管理要求1.加強(qiáng)電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等。2.嚴(yán)格遵守電子檔案的