PAGE公司級(jí)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門(mén)、分公司、子公司等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的完整性。3.分類(lèi)科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門(mén)、分公司、子公司的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。5.定期對(duì)公司檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門(mén)移交檔案。3.配合綜合管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，防止檔案損壞、丟失和霉變等。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。5.協(xié)助綜合管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政管理類(lèi)：包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，會(huì)議紀(jì)要、決議，工作計(jì)劃、總結(jié)，人事檔案、勞動(dòng)合同，行政公文、函件等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告、審計(jì)資料等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案，銷(xiāo)售合同、訂單，采購(gòu)合同、協(xié)議，生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程，質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品認(rèn)證文件等。4.技術(shù)研發(fā)類(lèi)：包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告，技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙，實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果，專(zhuān)利申請(qǐng)文件、技術(shù)秘密資料等。5.基本建設(shè)類(lèi)：包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告，工程設(shè)計(jì)文件、施工圖紙，工程招投標(biāo)文件、合同，工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.黨群工作類(lèi)：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的文件，工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的方式。2.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”。3.類(lèi)別代碼：按照檔案分類(lèi)設(shè)置，如“XG”表示行政管理類(lèi)，“CW”表示財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)等。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、函件等。3.公司員工在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告等。4.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)項(xiàng)、資質(zhì)認(rèn)證等相關(guān)材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，及時(shí)收集本部門(mén)形成的檔案材料。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，確保檔案的安全性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)。2.組卷：將同一類(lèi)別的檔案材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，每卷厚度適中，一般不超過(guò)2cm。3.編目：對(duì)每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文件題名、文號(hào)、日期、頁(yè)號(hào)等；編制案卷目錄，包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用三孔一線的方法裝訂，確保檔案的整齊牢固。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架存放，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類(lèi)型分別存放，注明錄制時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源等信息。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，予以銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理人員提出銷(xiāo)毀檔案清單，報(bào)檔案鑒定工作小組審核。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行登記造冊(cè)。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱要求1.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.需要復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門(mén)同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記1.綜合管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、部門(mén)、查閱內(nèi)容、利用方式等。2.檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案的保密（一）保密措施1.加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.對(duì)檔案庫(kù)房、查閱場(chǎng)所等進(jìn)行安全保密管理，設(shè)置必要的防護(hù)設(shè)施。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等