PAGE檔案室內(nèi)部管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司檔案室的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。3.對(duì)公司各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案工作的規(guī)范開(kāi)展。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.參與公司重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的具體實(shí)施，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.在各項(xiàng)工作中，及時(shí)形成和積累檔案資料，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案室移交。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，具備良好的職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、分類(lèi)、編目、上架、保管等，確保檔案的有序存放和安全保管。3.做好檔案的收集、接收和移交工作，對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，保證檔案的質(zhì)量。4.積極開(kāi)展檔案利用工作，為公司各部門(mén)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，及時(shí)登記和跟蹤檔案的利用情況。（四）嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，防止檔案信息泄露。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。6.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理，保證檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。7.協(xié)助開(kāi)展檔案鑒定、銷(xiāo)毀等工作，按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行操作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)、招投標(biāo)文件等。3.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。4.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)等。5.其他與公司相關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息及相關(guān)軟件，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，編制檔號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表，裝訂成卷。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、階段進(jìn)行分類(lèi)，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，編制檔號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證類(lèi)、會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)、財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)、其他類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)，編制檔號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表。4.人事檔案：按照干部檔案和工人檔案分別整理，建立個(gè)人檔案卷冊(cè)，編制檔號(hào)，填寫(xiě)檔案目錄。5.電子檔案：按照分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄和數(shù)據(jù)掛接，確保電子檔案的規(guī)范管理。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光（紫外線）、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具進(jìn)行存放，確保檔案的安全保管。2.檔案裝具應(yīng)排列整齊，便于查找和利用。（三）檔案存放1.按照檔案的類(lèi)別、保管期限、年度等進(jìn)行分類(lèi)存放，同一類(lèi)別的檔案應(yīng)集中存放。2.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架排列，便于管理和查找。3.對(duì)珍貴檔案、易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。3.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為150年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年。（五）檔案清查與盤(pán)點(diǎn)1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查和盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行記錄和處理。3.清查和盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司員工因個(gè)人需要查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案查閱服務(wù)，查閱者應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字、檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案室印章，注明用途。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等。2.利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。（四）利用監(jiān)督1.檔案室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用工作的監(jiān)督，確保利用者遵守檔案管理制度。2.對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)制止，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司各項(xiàng)工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和確定。3.征求相關(guān)部門(mén)和人員的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可以進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作的安全、規(guī)范。5.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，建立檔案數(shù)字化副本。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：根據(jù)公司檔案管理的實(shí)際需求，開(kāi)發(fā)或選用適合的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類(lèi)管理、檢索查詢(xún)、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確