PAGE普法依法檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，同時推進普法依法工作，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報告、記錄、證照等。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，依法收集、整理、保管和利用檔案。2.真實完整原則：確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映公司/組織的各項工作活動。3.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，進行檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.組織開展檔案數(shù)字化工作，推進檔案信息資源的開發(fā)利用。6.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。2.明確一名檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受公司/組織檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照公司/組織檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的分類、編號、裝訂等基礎(chǔ)工作，建立本部門檔案目錄清單。4.配合公司/組織檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。（三）員工檔案管理職責(zé)1.員工應(yīng)妥善保管本人在工作中形成的各類文件資料，及時移交本部門檔案管理人員。2.在檔案利用過程中，應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。3.積極配合公司/組織檔案管理部門的工作，提供與檔案相關(guān)的信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)頒發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本公司/組織形成的各類文件，包括公司章程、決議、決定、通知、報告、請示、批復(fù)等。3.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司/組織的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等。5.公司/組織在業(yè)務(wù)活動中形成的各類記錄，如會議記錄、活動記錄、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗記錄等。6.公司/組織員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。7.公司/組織獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書、專利證書等。8.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)熟悉檔案收集范圍和要求，主動收集各類檔案資料，不得遺漏重要文件。3.對于零散的文件資料，應(yīng)及時進行整理和分類，確保文件的系統(tǒng)性和規(guī)范性。4.涉及多個部門的文件資料，由主辦部門負責(zé)收集，其他相關(guān)部門應(yīng)積極配合。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行分類，可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對紙張破損、折疊、散頁等不符合要求的文件進行修復(fù)和裝訂，保持文件的整齊和美觀。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：保管期限為30年的檔案，主要是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案。3.短期保管：保管期限為10年的檔案，主要是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照分類和編號順序排列，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，定期進行檢查和維護。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并進行登記。（三）檔案的保護1.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。2.對磁性載體檔案應(yīng)定期進行檢測和拷貝，防止信息丟失。3.對重要檔案應(yīng)采取加密、備份等安全措施，防止檔案信息泄露。五、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱、復(fù)印檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用流程1.查閱：員工如需查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱記錄。2.借閱：員工如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、日期、用途、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)在借閱期限屆滿時及時催還檔案。3.復(fù)?。簡T工如需復(fù)印檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，注明復(fù)印檔案的名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門復(fù)印。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進行復(fù)印，并做好復(fù)印記錄。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)印。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施。3.利用檔案時，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，對檔案進行逐件審查。2.參考檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果的客觀公正。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報公司/組織負責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.嚴禁將應(yīng)銷毀檔案出售或贈送他人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的目錄信息和圖像數(shù)據(jù)錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.掛接存儲：將處理后的圖像數(shù)據(jù)按照檔案編號掛接到檔案信息化管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。（三）信息化管理要求1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，滿足公司/組織檔案管理工作的需要。2.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。4.做好檔案數(shù)字化備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司/組織檔案管理部門負責(zé)對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的規(guī)范化程度，如檔案分類、編號、編目、裝訂等是否符合要求。3.檔案庫房的安全管理情況，包括防火、防潮、防蟲、防盜等措施的落實情況。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，包括數(shù)據(jù)錄入、查詢、利用等功能的使用情況。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年定期對各部門檔案管理工作進行全面檢查，形成檢查報告。2.不定期抽查：檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各部門檔案管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項檢查：針對檔案管理工作中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，確保檔案管理工作的質(zhì)量和水平。（四）問題整改對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)