PAGE人事檔案管理制度包括一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映員工的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集員工各類(lèi)人事信息，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保密人事檔案內(nèi)容，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、獎(jiǎng)懲等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、人事檔案的內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號(hào)碼、婚姻狀況、聯(lián)系方式。3.學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件。4.專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)復(fù)印件。（二）入職材料1.應(yīng)聘登記表。2.面試評(píng)估表。3.錄用通知書(shū)。4.勞動(dòng)合同。（三）工作經(jīng)歷1.以往工作單位名稱(chēng)、職位、工作時(shí)間。2.工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲情況。（四）培訓(xùn)經(jīng)歷1.參加過(guò)的各類(lèi)培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)。2.培訓(xùn)證書(shū)復(fù)印件。（五）考核材料1.年度考核表。2.專(zhuān)項(xiàng)考核記錄。（六）薪資福利記錄1.工資調(diào)整記錄。2.獎(jiǎng)金發(fā)放記錄。3.社保、公積金繳納記錄。（七）獎(jiǎng)懲材料1.獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、表彰文件。2.違紀(jì)處分決定、檢討書(shū)。（八）職業(yè)發(fā)展材料1.職業(yè)規(guī)劃書(shū)。2.晉升、調(diào)崗審批表。（九）其他材料1.員工健康體檢報(bào)告。2.員工離職證明。三、人事檔案的收集與整理（一）收集渠道1.新員工入職時(shí)，由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集其相關(guān)檔案材料。2.員工工作期間，各部門(mén)及時(shí)將涉及員工的考核、獎(jiǎng)懲等材料移交人力資源部門(mén)。3.員工離職時(shí)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集其離職相關(guān)材料。（二）整理要求1.按照檔案內(nèi)容的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，如個(gè)人基本信息、入職材料、工作經(jīng)歷等。2.每份材料應(yīng)注明日期，并按時(shí)間順序排列。3.對(duì)材料進(jìn)行編號(hào)，建立檔案目錄，便于查找。四、人事檔案的保管（一）保管部門(mén)公司人事檔案由人力資源部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。（二）保管環(huán)境1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.保持檔案保管場(chǎng)所的清潔、通風(fēng)。（三）檔案存放方式1.采用檔案柜存放檔案，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序排列。2.對(duì)重要檔案可采用電子備份的方式保存。（四）檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。外部單位因工作需要查閱人事檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱。2.查閱規(guī)定查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還保管人員。3.借閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱人事檔案，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，需重新辦理借閱手續(xù)。4.借閱規(guī)定借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱期間不得擅自復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、人事檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門(mén)每年定期對(duì)人事檔案進(jìn)行全面檢查，核實(shí)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。2.根據(jù)員工的工作變動(dòng)、獎(jiǎng)懲等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.員工信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門(mén)提交相關(guān)證明材料，辦理檔案信息變更手續(xù)。2.對(duì)檔案中的錯(cuò)誤信息或不完整信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正和補(bǔ)充。六、人事檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，無(wú)關(guān)人員不得在場(chǎng)。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)等特殊保密措施。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范，安裝必要的安全設(shè)施。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的安全與完整。3.如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。七、人事檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.員工離職后，其人事檔案保存[X]年后，經(jīng)人力資源部門(mén)審核，確無(wú)保存價(jià)值的，可予以銷(xiāo)毀。2.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞無(wú)法修復(fù)的，可予以銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.由檔案管理人員填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等。2.經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清