PAGE學(xué)生畢業(yè)生檔案管理制度總則制定目的為了規(guī)范學(xué)生畢業(yè)生檔案的管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生就業(yè)、升學(xué)、人事管理等方面的重要作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本校所有學(xué)生畢業(yè)生檔案的管理，包括全日制本專科生、研究生等各類畢業(yè)生檔案?；驹瓌t1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、獎懲等情況。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生個人隱私，未經(jīng)授權(quán)不得泄露檔案內(nèi)容。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，做到規(guī)范有序。檔案內(nèi)容與分類檔案內(nèi)容學(xué)生畢業(yè)生檔案主要包括以下材料：1.學(xué)籍材料：如錄取通知書、成績單、學(xué)籍登記表、畢業(yè)生登記表等。2.政治面貌材料：入團(tuán)、入黨申請書及相關(guān)審批材料。3.獎懲材料：各類獎學(xué)金、榮譽證書、處分決定等。4.社會實踐材料：實習(xí)報告、社會調(diào)查、志愿服務(wù)記錄等。5.就業(yè)材料：就業(yè)協(xié)議書、報到證、就業(yè)推薦表等。6.其他材料：如體檢表、畢業(yè)生照片等。檔案分類根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和用途，將畢業(yè)生檔案分為以下幾類：1.永久保存類：如畢業(yè)生登記表、入黨材料等。2.長期保存類：如成績單、獎懲材料等。3.短期保存類：如就業(yè)材料、實習(xí)報告等。檔案收集與整理檔案收集1.各部門職責(zé)教務(wù)處負(fù)責(zé)收集學(xué)生的成績單、學(xué)籍登記表等學(xué)籍材料。學(xué)生工作部（處）負(fù)責(zé)收集學(xué)生的政治面貌材料、獎懲材料、社會實踐材料等。就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)收集學(xué)生的就業(yè)材料。其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)提供本部門產(chǎn)生的與學(xué)生有關(guān)的材料。2.收集時間在學(xué)生畢業(yè)前一個月內(nèi)，各部門應(yīng)將整理好的檔案材料移交至學(xué)校檔案管理部門。對于因特殊原因未能及時移交的材料，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)補交齊全。檔案整理1.材料審核檔案管理部門對收集到的檔案材料進(jìn)行審核，確保材料的真實性、完整性和規(guī)范性。對于不符合要求的材料，及時通知相關(guān)部門進(jìn)行補充或更正。2.分類排序按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對審核后的材料進(jìn)行分類，并按照時間順序或重要程度進(jìn)行排序。每份材料應(yīng)在右上角加蓋頁碼章，以便于查閱和管理。3.裝訂成冊將分類排序后的材料依次裝訂成冊，采用左側(cè)裝訂方式，確保整齊牢固。裝訂時應(yīng)注意保護(hù)材料的完整性，避免損壞或丟失。檔案保管與保密檔案保管1.保管場所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全存放。檔案保管室應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.保管期限按照檔案分類的保管期限要求，對畢業(yè)生檔案進(jìn)行分類存放，并定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處理。檔案保密1.保密制度建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)，加強對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得私自查閱、復(fù)印或轉(zhuǎn)借檔案材料。2.保密措施對檔案保管室進(jìn)行嚴(yán)格的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。對檔案材料進(jìn)行加密存儲，采用電子檔案管理系統(tǒng)的，應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限和數(shù)據(jù)加密措施。在檔案查閱、借閱過程中，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息不被泄露。檔案查閱與借閱查閱規(guī)定1.查閱范圍本校教職工因工作需要，可查閱學(xué)生畢業(yè)生檔案。查閱范圍應(yīng)根據(jù)工作需要嚴(yán)格限定，不得查閱與工作無關(guān)的檔案內(nèi)容。學(xué)生本人在畢業(yè)兩年內(nèi)可憑有效身份證件查閱本人檔案。2.查閱手續(xù)查閱檔案時，查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容和查閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排專人陪同查閱。3.查閱要求查閱人應(yīng)在指定的檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。查閱時應(yīng)愛護(hù)檔案材料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞檔案內(nèi)容。借閱規(guī)定1.借閱范圍外單位因工作需要借閱本校學(xué)生畢業(yè)生檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。借閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定，不得借閱與工作無關(guān)的檔案內(nèi)容。本校教職工因特殊原因需要借閱學(xué)生畢業(yè)生檔案的，應(yīng)經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱手續(xù)借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容和借閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并與借閱人簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人的責(zé)任和義務(wù)。借閱人憑批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請表》和本人有效身份證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。3.借閱要求借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄或傳播檔案內(nèi)容。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。檔案轉(zhuǎn)遞轉(zhuǎn)遞原則1.及時準(zhǔn)確原則：檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)及時、準(zhǔn)確，確保檔案能夠按時到達(dá)接收單位。2.安全保密原則：在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，應(yīng)采取必要的安全保密措施，確保檔案內(nèi)容不被泄露。3.規(guī)范有序原則：檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校的相關(guān)流程進(jìn)行，做到規(guī)范有序。轉(zhuǎn)遞流程1.就業(yè)轉(zhuǎn)遞學(xué)生就業(yè)后，學(xué)校檔案管理部門根據(jù)就業(yè)協(xié)議書或報到證的信息，將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位或就業(yè)單位所在地的人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)。檔案轉(zhuǎn)遞時，應(yīng)填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)注明檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位等信息，并密封檔案，加蓋學(xué)校檔案管理部門公章。通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，確保檔案的安全和及時送達(dá)。2.升學(xué)轉(zhuǎn)遞學(xué)生升學(xué)后，學(xué)校檔案管理部門根據(jù)錄取學(xué)校的要求，將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至錄取學(xué)校。轉(zhuǎn)遞流程與就業(yè)轉(zhuǎn)遞相同，應(yīng)確保檔案按時、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)遞至錄取學(xué)校。3.其他轉(zhuǎn)遞因其他原因需要轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案的，應(yīng)按照學(xué)校的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并按照就業(yè)轉(zhuǎn)遞或升學(xué)轉(zhuǎn)遞的流程進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。轉(zhuǎn)遞記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案轉(zhuǎn)遞記錄臺賬，詳細(xì)記錄檔案轉(zhuǎn)遞的時間、原因、轉(zhuǎn)遞單位、接收單位、轉(zhuǎn)遞方式等信息。2.轉(zhuǎn)遞記錄臺賬應(yīng)定期進(jìn)行核對和更新，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案轉(zhuǎn)遞記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱和審計。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的學(xué)生畢業(yè)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、借閱、轉(zhuǎn)遞等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.利用信息化手段加強檔案安全管理，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和備份，防止檔案信息泄露和丟失。3.通過信息化管理系統(tǒng)，為學(xué)校各部門和學(xué)生提供便捷的檔案信息查詢服務(wù)，提高檔案信息的利用率。信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將學(xué)生畢業(yè)生檔案材料進(jìn)行電子化錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按姓名、學(xué)號、專業(yè)、畢業(yè)時間等進(jìn)行檢索，方便快速查找檔案信息。3.檔案借閱：實現(xiàn)網(wǎng)上借閱申請、審批和借閱記錄查詢等功能，提高借閱管理的效率和透明度。4.檔案轉(zhuǎn)遞：通過系統(tǒng)生成檔案轉(zhuǎn)遞通知單，記錄檔案轉(zhuǎn)遞信息，并跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞狀態(tài)。5.統(tǒng)計分析：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，如畢業(yè)生人數(shù)、檔案去向分布等，為學(xué)校決策提供數(shù)據(jù)支持。6.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等功能，確保檔案信息的安全。信息化管理系統(tǒng)維護(hù)1.定期對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。2.及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題和故障，保證系統(tǒng)的正常運行。3.加強對系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)和管理，提高操作人員的業(yè)務(wù)水平和安全意識。檔案管理人員職責(zé)檔案管理人員基本職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)生畢業(yè)生檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.加強對檔案管理業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)和研究，不斷提高檔案管理工作的水平和質(zhì)量。4.保守檔案機(jī)密，維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，不得泄露檔案內(nèi)容。檔案管理人員崗位要求1.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。2.具有較強的數(shù)據(jù)處理能力和計算機(jī)操作技能，能夠熟練使用檔案信息化管理系統(tǒng)。3.工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，具有良好的保密意識和服務(wù)意識。4.經(jīng)過檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，取得檔案管理崗位資格證書。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校建立健全檔案管理監(jiān)督機(jī)制，成立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.檔案管理監(jiān)督小組由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢監(jiān)察部門人員等組成，負(fù)責(zé)對檔案管理工作的全過程進(jìn)行監(jiān)督。檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。2.檔案內(nèi)容的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，是否存在涂改、偽造、抽取檔案材料等情況。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，包括系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。4.檔案管理人員的工作情況，是否履行崗位職責(zé)，是否遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。檢查結(jié)果處理