PAGE國土所檔案工作制度一、總則（一）目的為加強國土所檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在國土資源管理工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國土所全體工作人員在國土資源管理各項業(yè)務活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則國土所檔案由專人負責集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映國土資源管理工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集、整理和保存各類檔案，保證檔案資料的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理人員職責1.負責制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負責檔案的保管、保護和統(tǒng)計工作，確保檔案的安全和完整。4.負責檔案的查閱、借閱服務，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照程序進行檔案的鑒定和銷毀。6.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。（二）各業(yè)務崗位人員職責1.在工作中形成的各類文件材料，應及時收集、整理，定期移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案的整理、編目、鑒定等工作，提供必要的信息和資料。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自查閱、借閱檔案。4.對涉及本人或本部門的檔案，應協(xié)助檔案管理人員進行整理和保管。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級國土資源部門下發(fā)的各類文件、通知、規(guī)定等。2.國土所形成的各類文件材料，包括工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.土地資源管理業(yè)務檔案，如土地登記、土地出讓、土地征收、土地利用規(guī)劃等檔案。4.礦產(chǎn)資源管理業(yè)務檔案，如采礦權登記、勘查許可證登記、礦產(chǎn)資源儲量報告等檔案。5.地質(zhì)災害防治業(yè)務檔案，如地質(zhì)災害調(diào)查、監(jiān)測、防治方案等檔案。6.其他與國土資源管理工作相關的文件材料。（二）收集要求1.各業(yè)務崗位人員應在工作結(jié)束后及時將形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的文件材料應保持原件的完整性，不得隨意涂改、損毀。3.對于電子文件，應按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類。2.對每份文件材料進行編號、編目，填寫檔案目錄。3.按照分類順序?qū)⑽募牧涎b訂成冊，編制頁碼。4.對檔案進行上架排列，便于查找和利用。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、除濕機、空調(diào)、滅火器等。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。（三）檔案存儲1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放在檔案柜或檔案架上。2.對重要檔案和珍貴檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.建立檔案存儲索引，便于快速查找和利用檔案。（四）檔案安全管理1.制定檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作。2.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應經(jīng)檔案管理人員同意，并進行登記。3.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。4.查閱結(jié)束后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理人員簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘抄檔案內(nèi)容。4.借閱結(jié)束后，應按時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告檔案管理人員，并承擔相應的責任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、各業(yè)務崗位負責人等組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間等進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。2.參考國家有關檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。3.對已過保管期限且無保存價值的檔案，進行銷毀處理。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出檔案銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報國土所負責人審批。2.經(jīng)批準后，檔案管理人員會同相關人員對擬銷毀的檔案進行清點、登記。3.對銷毀的檔案應采用焚燒、粉碎等方式進行處理，并在銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀清冊應永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立國土所檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為國土資源管理工作提供更加便捷、高效的服務。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合國土所檔案管理的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、查閱、借閱、鑒定、銷毀等業(yè)務的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理加強檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保數(shù)據(jù)的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系