PAGE征管檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)征管檔案室的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織內(nèi)與征管檔案管理相關(guān)的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案資料的真實(shí)性和完整性，如實(shí)反映征管工作的全過程。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，方便檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善征管檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)部門匯報(bào)檔案管理工作情況。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門征管檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案室。2.負(fù)責(zé)對(duì)本部門形成的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)和裝訂，確保檔案資料的規(guī)范性。3.配合檔案室做好檔案的查詢、借閱和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、上架、保管、借閱登記等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.各類征管文件、報(bào)表、憑證、合同等紙質(zhì)資料。2.電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報(bào)表等。3.與征管工作相關(guān)的照片、錄音、錄像等視聽資料。4.其他具有保存價(jià)值的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行保存，并定期進(jìn)行備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同年度、保管期限和類別，進(jìn)行分類整理。3.按照便于保管和利用的原則，對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目和裝訂。（四）整理方法1.分類：按照征管業(yè)務(wù)的類別，將檔案分為稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、稅款征收、稅務(wù)檢查等若干類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查詢和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案資料移交檔案室。2.對(duì)于臨時(shí)性的征管項(xiàng)目，檔案資料應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)移交檔案室。（二）歸檔程序1.檔案形成部門將整理好的檔案資料填寫《檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案室對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，無誤后在《檔案移交清單》上簽字，并將其中一份返還檔案形成部門。3.檔案室按照檔案管理的要求，對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行上架存放。（三）保管期限1.征管檔案的保管期限分為永久、定期[具體年限]兩種。2.永久保管的檔案主要包括涉及重大稅務(wù)案件、重要征管政策文件等；定期保管的檔案根據(jù)其重要程度和使用價(jià)值確定保管期限。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱征管檔案。2.外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或工作需要查閱征管檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱程序1.本公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案室對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以借閱，并在《檔案借閱登記簿》上登記。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或損毀檔案。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。3.對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的留存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行逐卷審查，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案存毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，形成《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案室會(huì)同相關(guān)部門按照規(guī)定的方式對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底、安全。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的決策提供有力支持。（二）系統(tǒng)功能要求1.具備檔案錄入、修改、刪除、查詢、統(tǒng)計(jì)等基本功能。2.支持檔案的分類管理、權(quán)限控制、備份恢復(fù)等功能。3.能夠與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。（三）數(shù)據(jù)管理1.數(shù)據(jù)錄入：檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，將檔案信息準(zhǔn)確錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.數(shù)據(jù)審核：對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（四）安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)征管檔案室的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管安全情況等。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)檔案形成部門和檔案管理人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果作為部門和個(gè)人績效考核的重要依據(jù)。（三）獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)檔案管理工作成績突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反檔案管理規(guī)章制度的部門和