PAGE湖北綜合檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織綜合檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高公司/組織管理水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織綜合檔案由檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.分類(lèi)科學(xué)原則。按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和利用。4.安全保密原則。采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織綜合檔案的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司/組織各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，建立健全檔案檢索體系。4.開(kāi)展檔案利用工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門(mén)兼職檔案員各部門(mén)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、移交等工作，并配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的文件材料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司/組織各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等材料。4.公司/組織各類(lèi)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。5.公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表等文件。6.公司/組織財(cái)務(wù)預(yù)決算、審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證等文件。7.公司/組織人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲等材料。8.公司/組織科研項(xiàng)目、技術(shù)創(chuàng)新等活動(dòng)中形成的數(shù)據(jù)、報(bào)告、成果等文件。9.公司/組織對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的資料、圖片、音像等文件。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件，按照文件形成時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員在每年年底前，將本部門(mén)整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.對(duì)符合要求的檔案，檔案管理部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，并錄入檔案管理系統(tǒng)。4.將整理好的檔案裝入檔案盒，上架存放，并建立檔案臺(tái)賬。四、檔案的整理與分類(lèi)（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法公司/組織綜合檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。1.年度分類(lèi)。按照文件形成的年度進(jìn)行分類(lèi)，不同年度的文件分別排列。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)。按照公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)或問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的文件集中排列。3.保管期限分類(lèi)。根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。永久保管的檔案主要是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要文件；長(zhǎng)期保管的檔案一般是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的文件；短期保管的檔案是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的文件。（三）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用全宗號(hào)年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限件號(hào)的結(jié)構(gòu)。1.全宗號(hào)：由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一編制，代表公司/組織檔案全宗。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。3.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：用兩位或三位代碼表示，如“01”表示辦公室，“02”表示財(cái)務(wù)部等。4.保管期限：用“Y”表示永久，“C”表示長(zhǎng)期，“D”表示短期。5.件號(hào)：按文件排列順序編寫(xiě)，從“1”開(kāi)始。例如：全宗號(hào)為“001”，2023年辦公室形成的永久保管的第1份文件編號(hào)為“001202301Y001”。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。4.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查找和利用。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司/組織的實(shí)際出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司/組織的主要職能活動(dòng)和歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)公司/組織工作的查考利用價(jià)值、歷史研究?jī)r(jià)值等。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）鑒定方法1.直接鑒定法。對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其保存價(jià)值。2.綜合分析法。結(jié)合公司/組織的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)特點(diǎn)等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析。（五）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、年度、保管期限、銷(xiāo)毀原因等項(xiàng)目。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀。5.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案密集架等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。（三）保護(hù)措施1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.做好檔案的防火工作，檔案庫(kù)房應(yīng)配備消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.做好檔案的防潮工作，控制檔案庫(kù)房的濕度，防止檔案受潮發(fā)霉。4.做好檔案的防蟲(chóng)工作，定期在檔案庫(kù)房投放防蟲(chóng)藥品，防止檔案被蟲(chóng)蛀。5.做好檔案的防盜工作，檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。6.做好檔案的防光工作，檔案庫(kù)房應(yīng)采用防光窗簾，避免陽(yáng)光直射檔案。7.做好檔案的防塵工作，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清掃，保持庫(kù)房清潔。8.做好檔案的防有害氣體工作，檔案庫(kù)房應(yīng)保持通風(fēng)良好，防止有害氣體對(duì)檔案造成損害。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.公司/組織員工因個(gè)人需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用方式1.查閱。檔案利用者可到檔案管理部門(mén)查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱。檔案利用者因工作需要可借閱檔案，但須辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.復(fù)制。檔案利用者可根據(jù)需要復(fù)制檔案，但須經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并注明復(fù)制用途。（四）利用程序1.查閱檔案。檔案利用者應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱。2.借閱檔案。檔案利用者應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案。檔案利用者應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門(mén)按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（五）服務(wù)要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)熱情接待檔案利用者，及時(shí)提供所需檔案信息。2.對(duì)檔案利用者提出的問(wèn)題，應(yīng)耐心解答，提供必要的幫助。3.做好檔案利用登記工作，記錄檔案利用者的姓名、部門(mén)、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織綜合檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入。將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.檔案信息檢索。建立檔案信息檢索體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.檔案利用管理。通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用業(yè)務(wù)的在線辦理。4.檔案安全管理。采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息安全。（三）信息化管理要求1.檔案管