PAGE維護(hù)信息檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織信息檔案管理，確保信息檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，提高公司/組織運(yùn)營(yíng)效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在信息檔案管理方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：信息檔案管理活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保信息檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：信息檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集與公司/組織相關(guān)的各類信息檔案，確保檔案資料的系統(tǒng)性和連貫性，避免遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效措施保護(hù)信息檔案的安全，防止信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生，保障公司/組織的利益和聲譽(yù)。5.可利用性原則：優(yōu)化信息檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，使檔案能夠?yàn)楣?組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。二、信息檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織信息檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)一規(guī)劃和組織信息檔案的收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、保管等工作。3.建立信息檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和信息化水平。4.對(duì)各部門信息檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期開展檔案管理工作評(píng)估，提出改進(jìn)意見和建議。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、歸還等服務(wù)工作，按照規(guī)定為公司/組織內(nèi)部人員和外部相關(guān)單位提供檔案利用服務(wù)。6.組織開展檔案鑒定、銷毀等工作，確保檔案的時(shí)效性和有效性。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門信息檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，并及時(shí)移交至檔案管理部門。2.明確本部門兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)協(xié)助檔案管理部門開展本部門檔案管理的具體工作，包括檔案的日常整理、借閱登記等。3.嚴(yán)格遵守公司/組織信息檔案管理制度，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、資料等應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔，不得擅自留存或銷毀。4.配合檔案管理部門做好檔案的清查、盤點(diǎn)等工作，積極提供檔案利用需求信息，協(xié)助檔案管理部門提高檔案服務(wù)質(zhì)量。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.員工應(yīng)妥善保管本人在工作中形成的各類信息檔案資料，按照公司/組織要求及時(shí)提交給所在部門。2.在工作中應(yīng)嚴(yán)格遵守信息檔案管理制度，不得私自復(fù)制、傳播、泄露公司/組織機(jī)密信息檔案。3.配合公司/組織開展信息檔案管理相關(guān)工作，如檔案的查閱、核對(duì)等，如實(shí)提供相關(guān)信息和資料。三、信息檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止等過程中形成的各類文件，包括公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證照及變更文件。2.公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件資料，如合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.公司/組織內(nèi)部管理文件，包括管理制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、培訓(xùn)資料等。4.公司/組織對(duì)外宣傳資料，如宣傳冊(cè)、海報(bào)、宣傳片等。5.公司/組織與外部單位往來的信函、傳真、電子郵件等。6.其他與公司/組織相關(guān)的具有保存價(jià)值的信息檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確信息檔案收集責(zé)任人，定期對(duì)本部門產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行收集整理，確保檔案資料的齊全、完整。2.對(duì)于重要業(yè)務(wù)活動(dòng)或項(xiàng)目，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，并進(jìn)行初步整理。3.涉及多個(gè)部門的信息檔案，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭收集，相關(guān)部門應(yīng)積極配合提供所需資料。4.員工個(gè)人在工作中形成的重要信息檔案，應(yīng)在工作完成后及時(shí)提交給所在部門，不得拖延或隱匿。（三）整理方法1.檔案管理部門對(duì)收集到的信息檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。2.分類應(yīng)遵循科學(xué)合理、便于管理和利用的原則，可根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案類型，設(shè)置一級(jí)類目和二級(jí)類目等。例如，可將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再細(xì)分具體的二級(jí)類目，如行政管理類可細(xì)分為文件管理、會(huì)議管理、印章管理等二級(jí)類目。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，如“1001”表示行政管理類文件中的第一份檔案。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，確保檔案目錄清晰準(zhǔn)確，便于查閱。四、信息檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用電子化存儲(chǔ)與紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。對(duì)于重要且具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，同時(shí)保存電子版本和紙質(zhì)版本；對(duì)于一般性檔案，可根據(jù)實(shí)際情況選擇優(yōu)先存儲(chǔ)電子版本，并確保電子檔案的完整性和可讀性。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性、時(shí)效性和法規(guī)要求等因素，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期兩種，定期保管期限一般分為3年、5年、10年、15年、20年等。2.對(duì)于涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重要權(quán)益、法律法規(guī)規(guī)定需永久保存的檔案，應(yīng)列為永久保管檔案；對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定定期保管期限。（三）密級(jí)劃分1.按照信息檔案的敏感程度和保密要求，將檔案劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)密級(jí)。2.絕密級(jí)檔案是指涉及公司/組織核心機(jī)密，一旦泄露將對(duì)公司/組織造成重大損失的檔案；機(jī)密級(jí)檔案是指涉及公司/組織重要業(yè)務(wù)信息，泄露后可能對(duì)公司/組織產(chǎn)生較大影響的檔案；秘密級(jí)檔案是指涉及公司/組織一般業(yè)務(wù)信息，需要一定程度保密的檔案。3.檔案密級(jí)的確定由產(chǎn)生檔案的部門提出初步意見，經(jīng)公司/組織保密管理部門審核后，報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。密級(jí)一經(jīng)確定，應(yīng)在檔案上明確標(biāo)注，并嚴(yán)格按照相應(yīng)的保密規(guī)定進(jìn)行管理。（四）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.建立檔案出入庫(kù)登記制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫(kù)時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、借閱人等信息，做到賬目清晰、手續(xù)完備。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性和保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并記錄清查結(jié)果。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，確保檔案保管工作安全可靠。五、信息檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行申請(qǐng)。一般情況下，員工只能查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.查閱絕密級(jí)檔案需經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱機(jī)密級(jí)檔案需經(jīng)公司/組織保密管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱秘密級(jí)檔案需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格審核查閱申請(qǐng)，確保查閱目的正當(dāng)、合理，并按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。（二）查閱流程1.查閱人填寫《信息檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱檔案的名稱、目的、所需時(shí)間等信息，并按照審批權(quán)限提交相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，查閱人持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，為查閱人提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時(shí)間、查閱人、檔案名稱等信息。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的地點(diǎn)和時(shí)間內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門工作人員核對(duì)檔案數(shù)量和完整性后，在查閱登記簿上記錄歸還時(shí)間。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行申請(qǐng)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱絕密級(jí)檔案需經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借閱機(jī)密級(jí)檔案需經(jīng)公司/組織保密管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借閱秘密級(jí)檔案需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報(bào)檔案管理部門備案。（四）借閱流程1.借閱人填寫《信息檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、借閱期限、用途等信息，按照審批權(quán)限提交相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，借閱人持申請(qǐng)表到檔案管理部門簽訂《信息檔案借閱協(xié)議》，明確借閱人的權(quán)利和義務(wù)，包括按時(shí)歸還檔案、不得轉(zhuǎn)借他人、妥善保管檔案等內(nèi)容。3.檔案管理部門工作人員根據(jù)協(xié)議為借閱人提供檔案，并在檔案借閱登記簿上詳細(xì)記錄借閱信息，包括借閱時(shí)間、借閱人、檔案名稱、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。4.借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照協(xié)議要求使用和保管借閱的檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借。六、信息檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.成立信息檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干、檔案管理人員等。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、是否涉及法律法規(guī)規(guī)定等因素進(jìn)行綜合鑒定。對(duì)于仍具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。2.涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重要權(quán)益、法律法規(guī)規(guī)定需長(zhǎng)期保存的檔案，即使已到保管期限，也不得輕易銷毀，應(yīng)組織專家進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果確定是否繼續(xù)保存。（三）銷毀流程1.鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成《信息檔案銷毀清單》，清單應(yīng)詳細(xì)列出檔案名稱、編號(hào)、保管期限、密級(jí)等信息。2.將《信息檔案銷毀清單》報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、無誤。銷毀完畢后，監(jiān)督人員和執(zhí)行人員應(yīng)在《信息檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。5.將《信息檔案銷毀清單》與相關(guān)檔案鑒定資料一起歸檔保存，以備查考。七、信息檔案管理的信息化建設(shè)（一）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的信息檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、檔案分類管理、目錄編制、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能模塊，滿足公司/組織信息檔案管理的實(shí)際需求。3.系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的技術(shù)架構(gòu)和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性。同時(shí)，應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)信息檔案的電子化錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照系統(tǒng)要求進(jìn)行分類、編號(hào)、標(biāo)注密級(jí)等操作。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)更新、錯(cuò)誤修正、索引優(yōu)化等，提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，使其熟練掌握信息檔案管理信息化系統(tǒng)的操作方法，提高工作效率和服務(wù)水平。（三）信息安全保障1.采取有效的信息安全防護(hù)措施，保障信息化管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行。設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法入侵。2.對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限級(jí)別，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，防止用戶越權(quán)操作。3.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和