PAGE體衛(wèi)藝檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司體衛(wèi)藝工作的規(guī)范化管理，確保體衛(wèi)藝檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案在體衛(wèi)藝工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與體衛(wèi)藝工作相關(guān)的各類活動、項(xiàng)目等所涉及的檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：體衛(wèi)藝檔案應(yīng)如實(shí)反映公司體衛(wèi)藝工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋體衛(wèi)藝工作的各個方面，包括但不限于體育賽事、衛(wèi)生保健、藝術(shù)活動等相關(guān)資料。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和整理，便于查詢和利用。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密、個人隱私的體衛(wèi)藝檔案信息予以嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善體衛(wèi)藝檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司體衛(wèi)藝檔案，確保檔案的安全與完整。3.定期對體衛(wèi)藝檔案進(jìn)行整理、分類、編目、裝訂等工作，提高檔案管理的規(guī)范化水平。4.建立體衛(wèi)藝檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。（二）體衛(wèi)藝工作相關(guān)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門體衛(wèi)藝工作文件、資料的收集、整理和歸檔，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好體衛(wèi)藝檔案的整理、分類、編目等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。3.在開展體衛(wèi)藝工作過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，及時形成并妥善保管各類檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，熟悉體衛(wèi)藝檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.負(fù)責(zé)體衛(wèi)藝檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案信息的安全與保密。4.積極為體衛(wèi)藝工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)工作需要及時準(zhǔn)確地提供檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.體育方面：各類體育賽事活動的策劃方案、參賽人員名單、比賽成績、獲獎證書、活動照片、視頻資料等。2.衛(wèi)生方面：公司衛(wèi)生管理制度、員工健康體檢報告、衛(wèi)生防疫記錄、食品安全相關(guān)資料等。3.藝術(shù)方面：藝術(shù)活動策劃書、節(jié)目單、演出照片、視頻資料、藝術(shù)作品創(chuàng)作記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)體衛(wèi)藝工作資料的收集，確保資料的及時、完整。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得涂改、偽造。3.對于重要的體衛(wèi)藝活動，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集相關(guān)資料，并進(jìn)行初步整理。（三）整理方法1.分類：按照體育、衛(wèi)生、藝術(shù)等類別對檔案進(jìn)行一級分類，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級分類，如體育賽事可分為田徑比賽、球類比賽等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，避免檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大體衛(wèi)藝活動、具有長期歷史價值和重要參考意義的檔案。2.定期保管：保管期限分為3年、5年、10年等，具體根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持適宜的環(huán)境條件。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。五、檔案的利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱體衛(wèi)藝檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱及編號等。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱體衛(wèi)藝檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對所借閱的檔案妥善保管，不得損壞、涂改、丟失，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向檔案管理部門報告。4.借閱結(jié)束后，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對體衛(wèi)藝檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同體衛(wèi)藝工作相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、歷史意義等因素進(jìn)行綜合評估。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面報告，注明鑒定意見、檔案名稱及編號、保管期限等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后存檔。（二）銷毀1.對已失去保存價值的體衛(wèi)藝檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)，如采用焚燒、粉碎等方式。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、檔案名稱及編號、數(shù)量、銷毀方式等，記錄由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)后存檔。七、檔案信息化管理（一）建立電子檔案管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立體衛(wèi)藝檔案電子管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作權(quán)限訪問相應(yīng)的檔案信息。（二）電子檔案的錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)體衛(wèi)藝檔案錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)升級、病毒查殺等，確保電子檔案的安全與正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對體衛(wèi)藝檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評價1.將體衛(wèi)藝檔案管理工作納入公司績