PAGE檔案管理工作八項制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案管理工作八項制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司各項工作的實際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.行政管理類公司行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類市場調(diào)研報告、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶資料、產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)記錄等。3.基本建設(shè)類工程項目規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收資料等。4.設(shè)備儀器類設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)在文件形成后及時收集，并按照規(guī)定程序進(jìn)行處理。3.收集的檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。（三）收集流程1.定期收集各部門按照公司規(guī)定的時間節(jié)點，定期將本部門形成的檔案材料整理后移交至綜合管理部門。2.臨時收集在公司開展重大活動、項目實施過程中，相關(guān)部門應(yīng)及時將形成的檔案材料收集整理，并在活動結(jié)束或項目完成后及時移交。3.特殊情況收集對于涉及公司法律糾紛、重大決策等特殊情況的檔案材料，應(yīng)按照公司要求及時收集，并進(jìn)行專門保管。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等要素進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用整理后的檔案應(yīng)便于查找、借閱和統(tǒng)計，提高檔案管理工作效率。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法按照文件形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的文件分別整理。2.機(jī)構(gòu)分類法根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類，同一機(jī)構(gòu)形成的文件集中整理。3.問題分類法按照文件的內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分類，如行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營、基本建設(shè)等。（三）整理方法1.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或散裝的文件進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。2.編頁號在文件的右上角或左上角編寫頁號，便于統(tǒng)計和查找。3.編目編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號等信息，以便快速檢索檔案。4.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息，便于存放和管理。四、檔案保管制度（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管期限1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價值確定。（三）保管要求1.對不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查閱。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。五、檔案借閱制度（一）借閱范圍公司員工因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的檔案。涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。（二）借閱流程1.填寫申請表借閱人需填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等信息。2.審批申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。涉及公司機(jī)密檔案的借閱申請，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱登記綜合管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱登記手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并注明借閱期限。4.歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，綜合管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整和安全。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞或丟失檔案。2.借閱人如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.借閱人在借閱檔案期間，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向綜合管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案利用制度（一）利用方式1.查閱公司員工可根據(jù)工作需要，到檔案庫房查閱相關(guān)檔案。2.借閱對于需要帶出檔案庫房查閱的檔案，按照檔案借閱制度辦理借閱手續(xù)。3.出具證明根據(jù)公司工作需要，綜合管理部門可為有關(guān)單位或個人出具檔案證明材料。（二）利用流程1.申請利用人填寫檔案利用申請表，說明利用檔案的目的、內(nèi)容和范圍等。2.審批申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。涉及公司機(jī)密檔案的利用申請，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.提供利用綜合管理部門根據(jù)審批意見，為利用人提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，并做好利用記錄。（三）利用要求1.利用人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用制度，不得利用檔案從事違法違規(guī)活動。2.綜合管理部門應(yīng)積極為利用人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高檔案利用效率。3.對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。七、檔案鑒定制度（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.重要性標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案對公司工作和歷史研究的重要程度進(jìn)行鑒定。2.完整性標(biāo)準(zhǔn)對檔案的內(nèi)容完整性、文件材料的齊全性進(jìn)行鑒定。3.時效性標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案形成的時間和現(xiàn)行政策法規(guī)的變化，判斷檔案是否仍具有保存價值。（三）鑒定流程1.初步鑒定檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行初步鑒定，提出存毀意見。2.小組鑒定檔案鑒定工作小組對初步鑒定意見進(jìn)行審核，召開鑒定會議，形成最終的鑒定結(jié)論。銷毀處理對確無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。銷毀檔案時，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。八、檔案統(tǒng)計制度（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計對公司各類檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案利用情況統(tǒng)計對檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行統(tǒng)計。3.檔案鑒定情況統(tǒng)計對檔案鑒定工作的開展情況、鑒定結(jié)果等進(jìn)行統(tǒng)計。（二）統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計檔案管理部門每月、每季度、每年對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，并填寫統(tǒng)計報表。2.專項統(tǒng)計根據(jù)公司工作需要，對特定時期或特定項目的檔案情況進(jìn)行專項統(tǒng)計。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，不得虛報、瞞報或漏報。2.對統(tǒng)計結(jié)果進(jìn)行分析研究，為檔