PAGE工商聯(lián)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工商聯(lián)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在工商聯(lián)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工商聯(lián)機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工商聯(lián)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映工商聯(lián)各項(xiàng)工作的歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門工商聯(lián)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索體系。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、利用制度，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定，對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。6.參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工商聯(lián)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與工商聯(lián)工作相關(guān)的文件、指示及各類法規(guī)性文件。3.工商聯(lián)召開的重要會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、記錄、紀(jì)要等材料。4.工商聯(lián)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目材料。5.工商聯(lián)工作人員在工作中形成的工作報(bào)告、總結(jié)、調(diào)研材料、業(yè)務(wù)文件等。6.反映工商聯(lián)歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員變動(dòng)等方面的文件材料。（二）收集要求1.文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等，確保電子檔案的可讀性和可利用性。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，定期向檔案管理部門移交。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.審核合格的檔案進(jìn)行編目、裝訂，裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背信息。4.將檔案上架存放，建立檔案臺(tái)賬。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映工商聯(lián)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)工商聯(lián)工作有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)工商聯(lián)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)工商聯(lián)工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份措施，防止檔案丟失或損壞。5.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本制度規(guī)定，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)工作原則：以服務(wù)工商聯(lián)工作為宗旨，積極為利用者提供檔案信息。3.保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還的，檔案管理部門有權(quán)收回檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。3.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制檔案。4.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以維護(hù)檔案的完整與安全為前提的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、完整，是否反映了工商聯(lián)的主要工作和歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值，是否對(duì)今后的工作有查考利用價(jià)值。3.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐卷、逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值和保管期限。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其價(jià)值差異，確定其保存價(jià)值。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)工商聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立工商聯(lián)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像格式應(yīng)為常見的通用格式。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行整理和轉(zhuǎn)換，確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。（三）檔案信息管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的批量錄入和單個(gè)錄入，確保檔案信息準(zhǔn)確無誤。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、類別等檢索，方便快捷地查找檔案。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息安全，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。（四）數(shù)據(jù)備