PAGE旗殘聯(lián)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)旗殘聯(lián)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在殘聯(lián)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我會實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于旗殘聯(lián)機(jī)關(guān)各部門及所屬事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、方便利用的原則，確保檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、信息化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門旗殘聯(lián)設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)集中管理本單位的各類檔案。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)接收、征集本單位各部門形成的檔案資料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。4.檔案利用為單位各項工作提供檔案查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度，做好利用登記和統(tǒng)計工作。5.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后對確無保存價值的檔案進(jìn)行銷毀。6.檔案信息化建設(shè)負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲、檢索等信息化管理工作，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。三、檔案的收集與歸檔（一）文件材料的形成與積累1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實、完整、準(zhǔn)確。2.在各項工作活動中，承辦人員要及時將辦理完畢的文件材料收集齊全，進(jìn)行初步整理，定期向本部門檔案管理人員移交。（二）歸檔范圍1.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員管理、紀(jì)檢監(jiān)察、工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)等方面的文件材料。2.行政管理類包括機(jī)關(guān)日常工作、會議、機(jī)要、保密、信訪、接待、人事、財務(wù)、后勤等方面的文件材料。3.業(yè)務(wù)工作類包括殘疾人康復(fù)、教育、就業(yè)、扶貧、維權(quán)、文化體育等業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料。4.聲像檔案類包括反映殘聯(lián)工作活動的照片、錄音、錄像等聲像資料。5.電子檔案類包括以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報表等。（三）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清楚，簽署完備，制成材料符合檔案保護(hù)要求。2.歸檔文件材料應(yīng)按照文件形成的時間順序或重要程度進(jìn)行排列，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.歸檔的文件材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)范的紙張和書寫材料，不符合要求的應(yīng)進(jìn)行復(fù)制或裱糊等技術(shù)處理。4.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，向綜合檔案室移交。移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)檔案按照黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、聲像檔案類、電子檔案類進(jìn)行一級分類，在一級分類下再根據(jù)檔案內(nèi)容和特點進(jìn)行二級、三級分類。具體分類如下：1.黨群工作類黨組織建設(shè)黨員管理紀(jì)檢監(jiān)察工會工作共青團(tuán)工作婦聯(lián)工作2.行政管理類機(jī)關(guān)工作會議文件機(jī)要保密信訪接待人事管理財務(wù)管理后勤保障3.業(yè)務(wù)工作類康復(fù)工作教育工作就業(yè)工作扶貧工作維權(quán)工作文化體育工作4.聲像檔案類照片檔案錄音檔案錄像檔案5.電子檔案類辦公文件業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)多媒體資料（二）編號方法檔案編號采用“全宗號年度保管期限類別順序號”的結(jié)構(gòu)。1.全宗號：旗殘聯(lián)的全宗號由上級檔案行政管理部門統(tǒng)一給定。2.年度：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。3.保管期限：分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下），分別用“Y”“C”“D”表示。4.類別：按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示黨群工作類。5.順序號：按檔案排列順序依次編號，用三位數(shù)字表示，如“001”。（三）編目與裝訂1.檔案編目包括編制卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷封面等。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)填寫文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號等項目；備考表應(yīng)填寫本卷情況說明、整理人、檢查人、日期等項目；案卷封面應(yīng)填寫全宗號、年度、保管期限、檔號、題名、編制單位、起止日期、密級等項目。2.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮、防光、防塵的房間，面積應(yīng)滿足檔案存放的需要。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)堅固耐用，符合檔案保護(hù)要求。3.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放。2.聲像檔案和電子檔案應(yīng)分別存放，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施。聲像檔案應(yīng)存放在防磁、防潮、防塵的專用柜內(nèi)，電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。（三）檔案保管期限檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和殘聯(lián)工作實際情況確定，具體如下：1.永久保管本單位制定發(fā)布的法規(guī)性文件、重要會議文件、重要業(yè)務(wù)文件等。本單位機(jī)構(gòu)演變、人事任免等重要文件材料。涉及殘疾人權(quán)益保障、重大項目建設(shè)等具有長遠(yuǎn)歷史價值和現(xiàn)實意義的文件材料。2.長期保管本單位一般性業(yè)務(wù)文件、年度工作計劃和總結(jié)、重要會議記錄等。本單位與其他單位簽訂的重要合同協(xié)議、合作項目文件等。反映本單位一定時期工作活動的文件材料，具有一定查考利用價值的。3.短期保管本單位一般性事務(wù)文件、臨時性工作文件等。本單位內(nèi)部使用的文件材料，保存期滿后對工作無查考利用價值的。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化等情況。2.檢查中發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時采取相應(yīng)的修復(fù)措施；發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、被盜等情況，應(yīng)立即報告并采取補(bǔ)救措施。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時整改，并將檢查結(jié)果向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。六、檔案的利用（一）利用范圍本單位工作人員因工作需要可以查閱、借閱本單位的檔案；外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱登記表，注明查閱、借閱的檔案名稱、日期、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)提前向旗殘聯(lián)提出書面申請，說明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)旗殘聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，持單位介紹信到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱、借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好利用登記工作。利用者不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換檔案材料，如需要復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（三）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱、利用目的、歸還時間等。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案查閱、借閱人次、利用檔案數(shù)量、利用效果等。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由旗殘聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和殘聯(lián)工作實際情況，按照檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。對已超過保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行全面審查，確定其是否仍有保存價值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，逐卷逐件地進(jìn)行審查，提出存毀意見。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，詳細(xì)注明檔案的名稱、年度、保管期限、檔號、文號、責(zé)任者、銷毀原因等內(nèi)容。3.將檔案銷毀清冊報旗殘聯(lián)