PAGE檔案室檔案借閱利用制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室檔案的管理，規(guī)范檔案借閱利用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工對(duì)檔案室檔案的借閱利用活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案借閱利用活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。3.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分滿足公司/組織內(nèi)部各部門及員工對(duì)檔案的合理利用需求，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供支持。二、檔案借閱利用的職責(zé)分工（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案借閱利用制度的制定、修訂和解釋。2.負(fù)責(zé)檔案的整理、保管和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的完整與安全。3.負(fù)責(zé)辦理檔案借閱利用手續(xù)，對(duì)借閱利用情況進(jìn)行登記和跟蹤。4.對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況。（二）借閱利用部門職責(zé)1.明確本部門檔案借閱利用的責(zé)任人，負(fù)責(zé)向檔案室提交借閱利用申請(qǐng)。2.對(duì)本部門借閱利用的檔案進(jìn)行妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、偽造或損毀檔案。3.按照規(guī)定的期限及時(shí)歸還檔案，并配合檔案室做好檔案的檢查和核對(duì)工作。（三）借閱利用人職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案借閱利用制度，如實(shí)填寫借閱利用申請(qǐng)表。2.按照規(guī)定的用途使用檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。3.妥善保管借閱的檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.按時(shí)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。三、檔案借閱利用的范圍（一）可供借閱利用的檔案范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。2.已整理歸檔的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。（二）限制借閱利用的檔案范圍1.涉及國(guó)家機(jī)密及公司/組織商業(yè)秘密的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱利用。2.正在進(jìn)行密級(jí)鑒定或尚未解密的檔案，需按照相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.法律法規(guī)規(guī)定限制流通或查閱的檔案。四、檔案借閱利用的程序（一）借閱利用申請(qǐng)1.借閱利用人需填寫《檔案借閱利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱利用的檔案名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，并確保申請(qǐng)的合理性和必要性。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，借閱利用人將申請(qǐng)表提交至檔案室。（二）檔案查閱1.檔案室工作人員收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)的檔案是否屬于可供借閱利用范圍、申請(qǐng)用途是否合理、預(yù)計(jì)歸還日期是否符合規(guī)定等。2.如審核通過，檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提取相應(yīng)的檔案，交予借閱利用人進(jìn)行查閱。3.借閱利用人應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案室工作人員提出申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案借閱1.對(duì)于確需借出檔案室的檔案，借閱利用人需在申請(qǐng)表上注明借閱期限，并經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱利用人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.檔案室工作人員將批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表留存，并按照申請(qǐng)表上注明的借閱期限和檔案數(shù)量，將檔案借出交予借閱利用人。借閱利用人需在《檔案借閱登記冊(cè)》上簽字確認(rèn)。（四）檔案歸還1.借閱利用人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如遇特殊情況無(wú)法按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。逾期未還的，檔案室將發(fā)出催還通知，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.借閱利用人歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整與安全，不得有損壞、丟失、涂改等情況。檔案室工作人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱利用人溝通并查明原因。3.經(jīng)檢查核對(duì)無(wú)誤后，檔案室工作人員在《檔案借閱登記冊(cè)》上記錄檔案歸還情況，并將檔案歸還原位。五、檔案借閱利用的要求（一）借閱利用人要求1.借閱利用人必須是本公司/組織內(nèi)部員工，且具有相應(yīng)的工作權(quán)限和業(yè)務(wù)需求。未經(jīng)授權(quán)的外部人員不得借閱本公司/組織的檔案。2.借閱利用人應(yīng)具備基本的檔案保護(hù)意識(shí)，熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全與完整。3.借閱利用人在借閱利用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）檔案使用要求1.借閱利用人應(yīng)按照申請(qǐng)用途使用檔案，不得擅自將檔案用于其他目的。如需變更檔案使用用途，應(yīng)重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。2.在使用檔案過程中，借閱利用人應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始風(fēng)貌，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的設(shè)備和材料，并確保復(fù)印件和摘錄件的清晰、完整。3.借閱利用人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓給其他人員，如需他人協(xié)助查閱或使用檔案，應(yīng)提前向檔案室提出申請(qǐng)，并在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行。（三）檔案保管要求1.借閱利用人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，將檔案存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，避免檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況。2.不得將檔案攜帶至公共場(chǎng)所或不安全的地方，防止檔案丟失或被盜。如因特殊情況需要攜帶檔案外出，應(yīng)提前向檔案室提出申請(qǐng)，并采取必要的安全措施。3.借閱利用人離開工作崗位時(shí)，應(yīng)將檔案歸還檔案室或妥善保管，不得將檔案留在辦公桌上或其他不安全的地方。六、檔案借閱利用的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案借閱利用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案借閱利用登記冊(cè)的記錄是否完整、準(zhǔn)確，檔案的歸還情況是否及時(shí)、正常，檔案的保管是否符合要求等。2.定期檢查的周期為每[X]個(gè)月一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)送檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)。（二）不定期抽查1.檔案室可根據(jù)實(shí)際情況，不定期對(duì)檔案借閱利用情況進(jìn)行抽查。抽查內(nèi)容包括檔案的實(shí)際使用情況是否與申請(qǐng)用途相符，檔案的保管是否安全、完整等。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案室應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門及借閱利用人溝通，并要求其限期整改。整改情況應(yīng)跟蹤落實(shí)，確保問題得到妥善解決。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案借閱利用制度的行為，如擅自擴(kuò)大檔案使用范圍、轉(zhuǎn)借檔案、損壞檔案等，檔案室應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.處理方式包括但不限于口頭警告、書面警告、暫停借閱利用權(quán)限、罰款等。對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案借閱利用的信息化管理（一）建立檔案借閱利用信息系統(tǒng)1.本公司/組織應(yīng)建立檔案借閱利用信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案借閱利用申請(qǐng)、審批、登記、查詢、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)的信息化管理。2.檔案借閱利用信息系統(tǒng)應(yīng)與檔案室的檔案管理系統(tǒng)相銜接，確保檔案信息的實(shí)時(shí)更新和共享。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案室工作人員應(yīng)及時(shí)將檔案借閱利用的相關(guān)信息錄入檔案借閱利用信息系統(tǒng)，包括借閱利用申請(qǐng)、審批結(jié)果、檔案借閱登記、歸還記錄等。2.定期對(duì)檔案借閱利用信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息查詢與統(tǒng)計(jì)1.公司/組織內(nèi)部各部門及員工可通過檔案借閱利用信息系統(tǒng)查詢檔案借閱利用的相關(guān)信息，包括本人的借閱利用記錄、檔案庫(kù)存情況等。2.檔案室工作人員可根據(jù)檔案借閱利用信息系統(tǒng)生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案借閱利用情況統(tǒng)計(jì)