PAGE食堂檔案建立制度及流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司食堂管理，規(guī)范食堂檔案建設(shè)，確保食堂運(yùn)營的規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化，保障員工飲食安全與健康，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部食堂的檔案建立與管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映食堂運(yùn)營的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋食堂管理的各個(gè)方面，確保檔案資料齊全。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案的建立與管理。4.保密性原則：對(duì)涉及食堂運(yùn)營機(jī)密的檔案信息嚴(yán)格保密。二、檔案分類及內(nèi)容（一）人員檔案1.食堂工作人員基本信息包括姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、入職時(shí)間、崗位等。提供近期免冠一寸照片。2.健康證明食堂工作人員每年定期進(jìn)行健康體檢，留存有效的健康證明。健康證明應(yīng)包含體檢機(jī)構(gòu)名稱、體檢日期、有效期等信息。3.培訓(xùn)記錄記錄食堂工作人員參加食品安全、操作技能等培訓(xùn)的情況。培訓(xùn)內(nèi)容包括培訓(xùn)主題、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容摘要、考核結(jié)果等。（二）食材檔案1.供應(yīng)商檔案供應(yīng)商基本信息，如名稱、地址、聯(lián)系方式、營業(yè)執(zhí)照注冊號(hào)、食品生產(chǎn)許可證編號(hào)等。供應(yīng)商資質(zhì)證明文件，包括營業(yè)執(zhí)照副本、食品生產(chǎn)許可證副本、法人授權(quán)委托書等。供應(yīng)商供貨記錄，記錄每次供貨的日期、品種、數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收情況等。供應(yīng)商評(píng)估記錄，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估，記錄評(píng)估結(jié)果。2.食材采購檔案采購計(jì)劃，根據(jù)食堂用餐人數(shù)和菜品需求制定的食材采購計(jì)劃，包括采購品種、數(shù)量、采購時(shí)間等。采購訂單，與供應(yīng)商簽訂的采購訂單，包含訂單編號(hào)、采購品種、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期等信息。采購發(fā)票，記錄每次采購的發(fā)票信息，包括發(fā)票號(hào)碼、開票日期、供應(yīng)商名稱、采購金額等。食材驗(yàn)收記錄，對(duì)采購的食材進(jìn)行驗(yàn)收的記錄。驗(yàn)收內(nèi)容包括食材的品種、數(shù)量、質(zhì)量（外觀、色澤、氣味、新鮮度等）、包裝等，驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。（三）食品安全檔案1.食品安全管理制度食堂食品安全管理的各項(xiàng)制度文件，如食品采購索證索票制度、食品儲(chǔ)存管理制度、食品加工制作管理制度、餐飲具清洗消毒保潔制度、食品安全自查制度、食品留樣制度等。2.食品安全自查記錄定期開展食品安全自查的記錄，包括自查時(shí)間、自查人員、自查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改措施、整改結(jié)果等。3.食品留樣記錄按照規(guī)定對(duì)每餐次的食品進(jìn)行留樣的記錄。記錄內(nèi)容包括留樣食品名稱、留樣量、留樣時(shí)間、留樣人員、留樣存放位置、留樣觀察情況等。4.食品安全事故應(yīng)急處置記錄制定食品安全事故應(yīng)急預(yù)案，記錄食品安全事故發(fā)生時(shí)的應(yīng)急處置情況。包括事故發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、涉及人員、事故經(jīng)過、采取的應(yīng)急措施、事故調(diào)查處理結(jié)果等。（四）食堂運(yùn)營檔案1.食堂菜譜檔案每周或每月的食堂菜譜，包括菜品名稱、食材用量、烹飪方法、營養(yǎng)成分分析等。收集員工對(duì)菜譜的反饋意見，記錄菜譜調(diào)整的依據(jù)和過程。2.食堂收支檔案食堂的收入記錄，包括員工餐費(fèi)、其他收入等。食堂的支出記錄，涵蓋食材采購費(fèi)用、水電費(fèi)、設(shè)備維護(hù)費(fèi)、人員工資等各項(xiàng)支出。財(cái)務(wù)報(bào)表，定期編制食堂的財(cái)務(wù)報(bào)表，反映食堂的收支情況。3.食堂設(shè)備檔案食堂內(nèi)各類設(shè)備的基本信息，如名稱、型號(hào)、購置時(shí)間、價(jià)格、使用部門等。設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄，記錄設(shè)備的日常維護(hù)、定期保養(yǎng)、維修情況，包括維護(hù)保養(yǎng)時(shí)間、維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容、維修原因、維修時(shí)間、維修費(fèi)用等。設(shè)備操作規(guī)程，制定設(shè)備的操作規(guī)程，確保設(shè)備的正確使用和安全運(yùn)行。三、檔案建立流程（一）收集資料1.各部門指定專人負(fù)責(zé)收集與食堂相關(guān)的各類資料。2.資料收集應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保不漏掉重要信息。（二）整理分類1.將收集到的資料按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對(duì)同一類別的資料進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。（三）審核歸檔1.整理好的資料提交給檔案管理人員進(jìn)行審核。2.檔案管理人員對(duì)資料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行審核，審核通過后進(jìn)行歸檔。（四）電子檔案建立1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)同時(shí)建立電子檔案。2.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案保管與借閱（一）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等。2.檔案應(yīng)按照類別存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全與完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（二）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱檔案名稱、借閱時(shí)間等。2.檔案借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理人員處借閱檔案。3.檔案借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。五、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案已超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.檔案內(nèi)容涉及機(jī)密信息，經(jīng)批準(zhǔn)可以銷毀的。（二）銷毀流程1.由檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.檔案銷毀申請表經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀人員等。5.檔案銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀申請表一同歸檔保存。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)食堂檔案建立與管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，檔案保管情況，檔案借閱與銷毀情況等。（二）考核評(píng)價(jià)1.將食堂檔案建立與管理工作納入對(duì)相關(guān)部門和人員的績效考核體系。2.根據(jù)監(jiān)