PAGE發(fā)包方檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司作為發(fā)包方在各類業(yè)務活動中形成的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在發(fā)包業(yè)務過程中直接形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設立專門的檔案管理部門，對各類發(fā)包方檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.完整準確原則在檔案形成過程中，各部門和相關人員應確保檔案內容的真實、完整、準確，避免遺漏和差錯。3.有效利用原則充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的決策、業(yè)務開展、項目管理等提供有力支持，提高檔案的利用效率。4.安全保密原則加強檔案的安全防護和保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露，確保檔案信息的安全。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類發(fā)包方檔案，進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。6.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務培訓。（二）各部門1.負責本部門在發(fā)包方業(yè)務活動中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案的及時形成和規(guī)范整理。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目立項文件，包括項目申報書、可行性研究報告、立項批復等。2.招投標文件，如招標文件、投標文件、評標報告等。3.合同文件，包括發(fā)包合同、補充協(xié)議、變更協(xié)議等。4.項目實施過程中的各類文件，如施工圖紙、技術方案、進度報告、質量檢驗報告等。5.項目驗收文件，如驗收報告、驗收證書等。6.與項目相關的往來信函、會議紀要、通知等。7.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應在業(yè)務活動結束后及時收集相關檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.收集的檔案應真實、準確、完整，不得擅自修改、偽造或銷毀。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內容等因素進行分類，一般可分為項目前期文件、招投標文件、合同文件、項目實施文件、驗收文件等類別。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號可采用年份+類別+流水號的方式，如2023ZTB001表示2023年的招投標文件第1號。3.裝訂對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘。4.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映公司重大歷史事件、重要業(yè)務活動、具有長遠利用價值的檔案，如公司成立以來的重要合同、項目立項文件等。2.長期保管的檔案在較長時間內對公司業(yè)務具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年至50年。3.短期保管的檔案在較短時間內對公司業(yè)務有一定查考利用價值的檔案，保管期限一般為1年至10年。（二）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。3.檔案應存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。（三）檔案的存儲介質1.紙質檔案應妥善保管，定期進行檢查和清點，防止霉變、蟲蛀等損壞。2.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質上，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。五、檔案的利用（一）利用范圍公司內部各部門因工作需要可查閱、借閱相關檔案資料。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應按照相關規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位查閱檔案的，應提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、范圍等內容，經(jīng)公司分管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自復制、拍攝、傳播檔案內容。3.查閱、借閱檔案完畢后，應及時歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進行核對和清點。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和利用需求，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報公司分管領導批準。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在銷毀現(xiàn)場對銷毀情況進行認真核對，確保檔案銷毀徹底，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應長期保存，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、內容摘要等。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按編號、題名、日期、關鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計分析功能對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能設置用戶權限，確保檔案信息的安全，防止未經(jīng)授權的訪問和修改。（四）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進