PAGE超市衛(wèi)生管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)超市衛(wèi)生管理，規(guī)范衛(wèi)生管理檔案的建立、使用和保存，確保超市經(jīng)營環(huán)境符合國家衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)法律法規(guī)要求，保障消費(fèi)者的健康與安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本超市各部門、各經(jīng)營區(qū)域的衛(wèi)生管理檔案工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)衛(wèi)生管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及地方相關(guān)規(guī)定，確保檔案內(nèi)容合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案記錄應(yīng)如實(shí)反映超市衛(wèi)生管理工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、信息完整。3.系統(tǒng)規(guī)范原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系，規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱流程，保證檔案管理工作的系統(tǒng)性和規(guī)范性。4.便于查詢原則：檔案的設(shè)置應(yīng)便于快速查找所需信息，提高衛(wèi)生管理工作效率和決策的科學(xué)性。二、檔案管理職責(zé)分工（一）超市管理層1.負(fù)責(zé)審批衛(wèi)生管理檔案制度及相關(guān)工作規(guī)劃，為檔案管理工作提供必要的資源支持。2.監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，對檔案管理工作中的重大問題進(jìn)行決策。（二）衛(wèi)生管理部門1.負(fù)責(zé)制定衛(wèi)生管理檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)規(guī)則和歸檔要求。2.組織各部門收集、整理、歸檔衛(wèi)生管理相關(guān)資料，建立健全衛(wèi)生管理檔案體系。3.定期對檔案進(jìn)行審核、更新和維護(hù)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和安全保密工作，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生管理相關(guān)資料的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)提交給衛(wèi)生管理部門。2.配合衛(wèi)生管理部門做好檔案的審核、更新和維護(hù)工作，確保本部門檔案信息的真實(shí)性和及時(shí)性。3.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定查閱和使用檔案。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.環(huán)境衛(wèi)生檔案超市整體布局與衛(wèi)生設(shè)施規(guī)劃圖各區(qū)域衛(wèi)生清潔標(biāo)準(zhǔn)與流程公共區(qū)域（如停車場、入口、通道、電梯等）衛(wèi)生檢查記錄衛(wèi)生間衛(wèi)生檢查記錄垃圾處理記錄（包括垃圾種類、數(shù)量、處理方式、處理時(shí)間等）2.食品衛(wèi)生檔案食品供應(yīng)商資質(zhì)證明文件（營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營許可證等）食品采購索證索票記錄（包括采購日期、品種、數(shù)量、供應(yīng)商信息、索證索票憑證等）食品進(jìn)貨查驗(yàn)記錄（包括進(jìn)貨日期、品種、數(shù)量、規(guī)格、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等）食品儲(chǔ)存條件記錄（如溫度、濕度、通風(fēng)等）食品加工過程衛(wèi)生記錄（包括加工人員健康狀況、加工操作規(guī)范執(zhí)行情況、食品添加劑使用記錄等）食品留樣記錄（包括留樣品種、數(shù)量、留樣時(shí)間、留樣人員等）食品安全自查記錄（包括自查時(shí)間、自查人員、自查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等）3.人員健康與衛(wèi)生檔案員工健康管理制度員工健康檢查表（包括入職體檢、定期體檢結(jié)果等）員工衛(wèi)生培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)人員、考核情況等）員工個(gè)人衛(wèi)生要求及執(zhí)行情況記錄4.消毒與通風(fēng)檔案消毒管理制度消毒設(shè)備清單及維護(hù)記錄消毒記錄（包括消毒區(qū)域、消毒時(shí)間、消毒方式、消毒劑名稱及濃度等）通風(fēng)設(shè)備清單及維護(hù)記錄通風(fēng)記錄（通風(fēng)時(shí)間、通風(fēng)效果等）5.衛(wèi)生管理制度與應(yīng)急預(yù)案檔案衛(wèi)生管理制度衛(wèi)生管理工作考核辦法衛(wèi)生管理獎(jiǎng)懲記錄食品安全事故應(yīng)急預(yù)案突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急預(yù)案（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“部門代碼+檔案類別代碼+年份+流水號(hào)”的格式。例如，“SC01SH012023001”，其中“SC”表示超市管理部門，“01”表示環(huán)境衛(wèi)生檔案類別，“2023”表示年份，“001”表示該類別檔案的流水號(hào)。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)衛(wèi)生管理相關(guān)資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整。2.收集的資料應(yīng)包括但不限于文件、記錄、報(bào)表、照片、視頻等，應(yīng)真實(shí)反映衛(wèi)生管理工作的實(shí)際情況。3.對于外來文件，如供應(yīng)商資質(zhì)證明、政府部門文件等，應(yīng)及時(shí)登記并妥善保存。（二）整理要求1.衛(wèi)生管理部門應(yīng)定期組織各部門對收集到的資料進(jìn)行整理。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對資料進(jìn)行分類、編號(hào)，確保同一類檔案編號(hào)連續(xù)、有序。3.對每份資料進(jìn)行核對，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。4.去除資料中的無關(guān)信息，對紙張進(jìn)行裁剪、裝訂，使其規(guī)格統(tǒng)一、整齊美觀。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的資料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.檔案應(yīng)按照類別順序排列，存放在專門的檔案柜或檔案架上，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理規(guī)定進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。（二）保管期限1.環(huán)境衛(wèi)生檔案、人員健康與衛(wèi)生檔案、消毒與通風(fēng)檔案的保管期限為[X]年。2.食品衛(wèi)生檔案的保管期限為食品保質(zhì)期屆滿后[X]年，但不得少于[X]年。3.衛(wèi)生管理制度與應(yīng)急預(yù)案檔案應(yīng)長期保存。（三）保管措施1.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。3.對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀，并保留相關(guān)記錄。六、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.超市內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到衛(wèi)生管理部門查閱。2.涉及食品衛(wèi)生、食品安全事故等重要檔案的查閱，需經(jīng)超市管理層批準(zhǔn)。3.外部單位（如政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等）因工作需要查閱檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，經(jīng)超市管理層批準(zhǔn)后，由衛(wèi)生管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱登記1.衛(wèi)生管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱人員應(yīng)在查閱登記臺(tái)賬上簽字確認(rèn)，不得擅自涂改、損毀檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還衛(wèi)生管理部門，衛(wèi)生管理部門應(yīng)檢查檔案是否完好無損。（三）檔案使用規(guī)定1.查閱人員只能查閱與工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案信息。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.檔案信息的使用應(yīng)遵循保密原則，不得將檔案信息用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。3.對于涉及商業(yè)秘密、食品安全關(guān)鍵信息等敏感檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。七、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.各部門應(yīng)根據(jù)衛(wèi)生管理工作的實(shí)際情況，定期對本部門負(fù)責(zé)的檔案進(jìn)行更新。2.衛(wèi)生管理部門應(yīng)每季度對檔案進(jìn)行全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容的變化情況，并督促相關(guān)部門進(jìn)行更新。3.對于新制定的衛(wèi)生管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、流程等文件，應(yīng)及時(shí)歸檔，并對相關(guān)檔案進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.在日常衛(wèi)生管理工作中，如發(fā)現(xiàn)檔案記錄與實(shí)際情況不符或存在遺漏，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改和補(bǔ)充。2.對于因衛(wèi)生管理工作調(diào)整、人員變動(dòng)、設(shè)施設(shè)備更新等原因?qū)е聶n案內(nèi)