PAGE出入檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案的查閱、借閱、歸還等出入流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織全體員工及因工作需要進入檔案室的外部人員。（三）基本原則1.檔案管理應遵循真實性、完整性、系統(tǒng)性、安全性的原則，確保檔案能夠真實反映公司/組織的各項活動，且妥善保存，便于查閱和利用。2.嚴格執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。二、檔案室管理職責（一）檔案室管理人員職責1.負責檔案室的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編號、上架、保管等。2.嚴格執(zhí)行檔案出入管理制度，對檔案的查閱、借閱、歸還等進行登記和審核。3.定期對檔案室進行安全檢查，確保檔案存儲環(huán)境符合要求，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.協(xié)助公司/組織內(nèi)部各部門及外部人員查閱、借閱檔案，提供必要的幫助和支持。（二）檔案使用部門職責1.明確本部門檔案管理人員，負責與檔案室管理人員溝通協(xié)調檔案的使用需求。2.指導本部門員工正確使用檔案，確保檔案的安全和保密。3.督促本部門員工及時歸還借閱的檔案，如有遺失或損壞，應及時向檔案室報告并承擔相應責任。三、檔案出入管理流程（一）檔案查閱1.本公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案查閱人需填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的等信息。將申請表提交至所在部門負責人審批，部門負責人應根據(jù)工作需要進行審核，如同意查閱，簽字確認并注明查閱期限。查閱人持審批通過的申請表到檔案室，檔案室管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容提供相應檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、檔案名稱等信息。查閱人應在檔案室指定區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄部分內(nèi)容，應提前向檔案室管理人員提出申請，經(jīng)同意后按照規(guī)定進行操作。查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案室管理人員，檔案室管理人員核對無誤后在查閱登記表上注明歸還時間。2.外部人員查閱檔案外部人員因工作需要查閱檔案，需提前向本公司/組織相關部門提出申請，并提交查閱單位的介紹信或證明文件。相關部門對申請進行審核，審核通過后填寫《外部人員檔案查閱審批表》，注明查閱人信息、查閱檔案內(nèi)容、查閱目的、查閱期限等，報公司/組織分管領導審批。分管領導審批同意后，將審批表交檔案室管理人員。檔案室管理人員按照審批表要求，為外部人員提供檔案查閱服務，并在《外部人員檔案查閱登記表》上詳細記錄查閱情況。外部人員查閱檔案的要求與本公司/組織內(nèi)部員工相同，查閱過程中需有本公司/組織相關人員陪同。查閱完畢后，外部人員應將檔案歸還檔案室，陪同人員在登記表上簽字確認。（二）檔案借閱1.本公司/組織內(nèi)部員工借閱檔案借閱人填寫《檔案借閱申請表》，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量及借閱期限等信息。將申請表提交至所在部門負責人審批，部門負責人根據(jù)工作實際情況進行審核，如同意借閱，簽字確認并注明借閱期限。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長，應提前向檔案室提出申請并說明原因。借閱人持審批通過的申請表到檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案室管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容核對檔案，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、檔案名稱、借閱期限等信息。檔案室管理人員將檔案交付借閱人，并提醒借閱人妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。借閱期限屆滿，借閱人應及時歸還檔案。如因工作需要繼續(xù)使用，應辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借手續(xù)與借閱手續(xù)相同，需重新填寫申請表并經(jīng)部門負責人審批。2.外部人員借閱檔案（原則上不允許外部人員借閱檔案，如因特殊情況確需借閱，需嚴格按照以下流程辦理）外部人員向本公司/組織提出借閱檔案申請，并提交詳細的借閱申請函，說明借閱檔案的用途、借閱期限、歸還方式等內(nèi)容。申請函經(jīng)本公司/組織相關部門審核后，報公司/組織分管領導審批。分管領導應綜合考慮檔案的保密性、重要性以及外部人員的需求等因素進行審批。審批通過后，外部人員需與本公司/組織簽訂《檔案借閱保密協(xié)議》，明確雙方的權利和義務，特別是關于檔案保密、歸還時間、違約責任等方面的內(nèi)容。外部人員持審批文件和保密協(xié)議到檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案室管理人員按照規(guī)定進行登記，并收取一定數(shù)額的押金（押金數(shù)額根據(jù)檔案的重要性和價值確定）。借閱期間，檔案室管理人員應定期與外部人員溝通，了解檔案使用情況。借閱期限屆滿，外部人員應按時歸還檔案，檔案室管理人員檢查檔案無損壞、遺失等情況后，退還押金。（三）檔案歸還1.查閱或借閱檔案的人員應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案。如未能按時歸還，應提前向檔案室管理人員說明原因并辦理續(xù)期手續(xù)。2.歸還檔案時，檔案管理人員應仔細核對檔案的數(shù)量、完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、涂改、遺失等情況，應立即向借閱人或查閱人提出，并要求其說明原因及承擔相應責任。3.對于歸還的檔案，檔案室管理人員應及時進行整理和上架，恢復到原來的保管狀態(tài)。四、檔案室安全管理（一）環(huán)境安全1.檔案室應設置在安全、干燥、通風良好的區(qū)域，遠離火源、水源、污染源等可能對檔案造成損害的地方。2.檔案室應配備必要的消防設備，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。同時，應設置明顯的防火標志，嚴禁在檔案室吸煙和使用明火。3.檔案室應安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等安全防護設施，確保檔案存儲環(huán)境的安全。監(jiān)控設備應保持24小時正常運行，錄像資料保存期限不少于[X]天。（二）人員安全1.進入檔案室的人員應遵守檔案室的各項規(guī)章制度，嚴禁攜帶易燃、易爆、易腐蝕等危險物品進入檔案室。2.檔案室管理人員應定期參加安全培訓，提高安全意識和應急處理能力。如發(fā)生火災、盜竊等安全事故，應立即采取相應的措施，并及時報告公司/組織相關部門。（三）檔案安全1.檔案應按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。同時，應建立檔案索引目錄，方便快速定位所需檔案。2.對重要檔案應采取備份存儲的方式，備份介質應與原始檔案分開存放，并定期進行檢查和更新，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.嚴格控制檔案的訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能進入檔案室查閱、借閱檔案。檔案室管理人員應定期對檔案的訪問記錄進行審查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告。五、檔案保密管理（一）保密制度1.所有涉及公司/組織機密信息的檔案均屬于保密范圍之內(nèi)，包括但不限于商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息、人事信息等。2.接觸和處理保密檔案的人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。在工作中如需使用保密檔案，應在規(guī)定的范圍內(nèi)進行，并采取必要的保密措施。（二）保密措施1.檔案室應設置專門的保密區(qū)域，對保密檔案進行單獨存放和管理。保密區(qū)域應具備良好的保密條件，如門禁系統(tǒng)、加密存儲設備等。2.查閱和借閱保密檔案的人員應簽署保密承諾書，承諾在使用檔案過程中嚴格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給任何無關人員。3.在檔案的查閱、借閱過程中，如涉及保密檔案，應采取專人專管的方式，限制接觸范圍，防止信息泄露。同時，對查閱和借閱的過程進行記錄，以備追溯。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門應定期對檔案室的管理情況進行審計，檢查檔案出入管理制度的執(zhí)行情況、檔案的安全保管情況、保密措施的落實情況等。2.檔案室管理人員應定期對檔案的出入情況進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向上級領導匯報。（二）外部檢查1.積極配合國家檔案管理部門及相關行業(yè)監(jiān)管機構的檢查，按照要求提供檔案管理資料，接受監(jiān)督和指導。2.根據(jù)外部檢查提出的意見和建議，及時完善檔案管理制度和管理措施，提高檔案管理水平。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定填寫檔案查閱、借閱申請表或未經(jīng)審批擅自查閱、借閱檔案。2.擅自將檔案帶出檔案室或轉借他人。3.對檔案進行涂改、損壞、丟失。4.泄露檔案內(nèi)容，違反檔案保密制度。5.未按時歸還檔案且未辦理續(xù)期手續(xù)。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責令其立即改正違