PAGE技術(shù)檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)檔案的管理，確保技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造、工程建設(shè)、設(shè)備維護(hù)等活動(dòng)中形成的各類技術(shù)檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司技術(shù)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則技術(shù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司技術(shù)活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則涵蓋技術(shù)活動(dòng)全過程形成的各類文件資料，確保檔案的全面性。4.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)可靠，標(biāo)識清晰。5.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的技術(shù)檔案，嚴(yán)格保密。二、技術(shù)檔案的分類與編號（一）分類1.產(chǎn)品研發(fā)檔案包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測試數(shù)據(jù)等。2.生產(chǎn)工藝檔案涵蓋生產(chǎn)工藝流程、操作規(guī)程、工藝參數(shù)等。3.設(shè)備技術(shù)檔案包含設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)手冊、技術(shù)改造資料等。4.工程建設(shè)檔案如工程項(xiàng)目規(guī)劃文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。5.科研項(xiàng)目檔案包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件等。（二）編號采用分類編號法，按照上述分類分別進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。例如：1.產(chǎn)品研發(fā)檔案：PD[年份][序號]2.生產(chǎn)工藝檔案：PP[年份][序號]3.設(shè)備技術(shù)檔案：ET[年份][序號]4.工程建設(shè)檔案：EC[年份][序號]5.科研項(xiàng)目檔案：RP[年份][序號]三、技術(shù)檔案的形成與收集（一）形成部門職責(zé)1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)技術(shù)文件資料的形成和積累工作，確保文件資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.在技術(shù)活動(dòng)過程中，及時(shí)整理和記錄相關(guān)文件資料，按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行編制。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將項(xiàng)目形成的全部技術(shù)文件資料收集齊全，移交檔案管理部門。2.涉及多個(gè)部門的技術(shù)項(xiàng)目，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)各部門的文件資料收集工作，并統(tǒng)一移交。3.對于外來技術(shù)文件資料，如合作協(xié)議、技術(shù)引進(jìn)資料等應(yīng)及時(shí)收集歸檔。四、技術(shù)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理人員對收集到的技術(shù)文件資料進(jìn)行分類、排序、編目等整理工作。2.去除文件資料中的金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，確保字跡清晰、頁面完整。3.按照檔案裝訂要求，將文件資料裝訂成冊，幅面較大的圖紙應(yīng)折疊成A4規(guī)格。（二）歸檔流程1.檔案管理人員填寫檔案歸檔登記表，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、來源、形成時(shí)間等信息。2.將整理好的技術(shù)檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。3.建立電子檔案目錄，將檔案的基本信息錄入電子系統(tǒng)，便于檢索和查詢。五、技術(shù)檔案的保管與存儲（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對于重要且不常用的檔案，可采用縮微、光盤等存儲方式。六、技術(shù)檔案的借閱與利用（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。3.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。（二）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供技術(shù)檔案的查閱、復(fù)制等服務(wù)，滿足工作需要。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行。七、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)公司發(fā)展和實(shí)際工作需要，定期對技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立技術(shù)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門技術(shù)專家等組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性與準(zhǔn)確性。2.檔案的時(shí)效性與實(shí)用性。3.檔案的保密性與安全性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定無保存價(jià)值的檔案，填寫《技術(shù)檔案銷毀申請表》。2.報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門指定專人進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，記錄銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、技術(shù)檔案的保密管理（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的技術(shù)檔案，實(shí)行專人專管。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案的借閱、利用過程中，采取必要的保密措施，防止信息擴(kuò)散。（二）保密教育1.對接觸技術(shù)檔案的人員進(jìn)行定期的保密教育，提高保密意識。2.新入職員工應(yīng)進(jìn)行保密培訓(xùn)，明確保密責(zé)任和義務(wù)。九、技術(shù)檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對技術(shù)檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，同時(shí)接受公司內(nèi)部審計(jì)部門和上級主管部門的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案管理人員的工作情況。（三）問題整改對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確