PAGE部門合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本部門合同檔案管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高合同管理水平，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本部門簽訂的各類合同檔案的管理，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保合同檔案的安全和保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于合同檔案的查詢、借閱和利用。二、合同檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。...（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行和終止等工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將合同相關(guān)資料移交檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好合同檔案的查詢、借閱等工作。（三）合同簽訂人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同的具體簽訂工作，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司利益。2.在合同簽訂過(guò)程中，妥善保管合同簽訂過(guò)程中的各類文件和資料，并及時(shí)移交檔案管理部門。3.對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)反饋合同履行中的問(wèn)題。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同文本及附件：包括合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。2.合同簽訂過(guò)程中的相關(guān)文件：如合同審批表、意向書、談判記錄、招投標(biāo)文件等。3.合同履行過(guò)程中的文件：如發(fā)貨單、驗(yàn)收單、對(duì)賬單、付款憑證、違約處理記錄等。4.合同終止或解除的相關(guān)文件：如終止協(xié)議、解除通知、結(jié)算清單等。（二）收集要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同相關(guān)資料移交檔案管理部門。2.移交的合同資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于合同履行過(guò)程中的重要文件，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)收集，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。（三）整理方法1.分類：按照合同類型、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每份合同檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：編制合同檔案目錄，包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂時(shí)間、合同金額、履行期限等信息。4.裝訂：將合同文本及附件、相關(guān)文件按照一定順序裝訂成冊(cè)，確保整齊、牢固。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)按照整理好的合同檔案，及時(shí)進(jìn)行歸檔，確保檔案存放有序。2.歸檔的合同檔案應(yīng)裝入專用檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明合同編號(hào)、合同名稱、歸檔日期等信息。3.建立合同檔案臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同檔案的歸檔、借閱、歸還等情況。（二）保管期限1.合同檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、長(zhǎng)期合作關(guān)系等的合同檔案，應(yīng)永久保管。3.一般業(yè)務(wù)合同檔案的保管期限為[X]年，短期合同檔案的保管期限為[X]年。（三）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保合同檔案的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、合同檔案的查詢與借閱（一）查詢程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、合同編號(hào)、合同名稱等信息。2.《合同檔案查詢申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行查詢，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供查詢結(jié)果。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、合同編號(hào)、合同名稱、借閱期限等信息。2.《合同檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還合同檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露合同內(nèi)容。（三）限制與監(jiān)督1.涉及公司商業(yè)秘密、重要信息的合同檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供查詢和借閱。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)合同檔案的查詢和借閱情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)制止，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。六、合同檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)與接觸合同檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)合同檔案的查閱、借閱等情況進(jìn)行登記，嚴(yán)格控制知悉范圍。3.嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)摵贤瑱n案內(nèi)容，不得在互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)傳輸涉及公司商業(yè)秘密的合同信息。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保庫(kù)房安全。2.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行備份，防止檔案數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)因保管不善等原因造成合同檔案損壞、丟失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、合同檔案的銷毀（一）銷毀條件1.合同檔案保管期限屆滿，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑱n案損壞、無(wú)法使用的。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要銷毀的其他合同檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出合同檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《合同檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀合同檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《合同檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可組織銷毀。3.銷毀合同檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，