PAGE大學(xué)學(xué)校檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高學(xué)校管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集、整理學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。（四）管理體制學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室接受學(xué)校辦公室的領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受上級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門、各單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)。4.開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供服務(wù)。5.定期向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案行政管理部門匯報(bào)檔案工作情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等日常工作，確保檔案的安全和完整。3.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案資料支持。4.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案機(jī)密。（三）各部門、各單位檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照學(xué)校檔案管理規(guī)定，定期向綜合檔案室移交檔案。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。4.對(duì)本部門、本單位兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類包括學(xué)校黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委等組織形成的文件材料，如會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、重要活動(dòng)資料等。2.行政管理類學(xué)校行政機(jī)構(gòu)形成的文件材料，如學(xué)校規(guī)劃、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.教學(xué)管理類教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、學(xué)生成績冊(cè)、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估材料等。4.學(xué)生管理類學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)生檔案等。5.科學(xué)研究類科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研成果鑒定材料等。6.基本建設(shè)類校園建設(shè)規(guī)劃、工程項(xiàng)目招投標(biāo)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.儀器設(shè)備類儀器設(shè)備購置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書等。8.外事工作類外事活動(dòng)文件、協(xié)議、留學(xué)生資料等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.對(duì)形成的檔案材料要進(jìn)行分類整理，按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行系統(tǒng)排列。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作、行政管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理、科學(xué)研究、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、外事工作等八大類。2.立卷將同一問題、同一時(shí)間、同一來源的文件材料組成一卷或若干卷，每卷厚度一般不超過2厘米。3.編目對(duì)每卷檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，編制案卷封面。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等，確保檔案的安全保管。（三）檔案存放檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和利用。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，與紙質(zhì)檔案分開保管。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)學(xué)校、國家和社會(huì)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（五）檔案鑒定定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由綜合檔案室牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。經(jīng)鑒定無保存價(jià)值的檔案，填寫銷毀清冊(cè)，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。五、檔案的利用（一）利用范圍本校教職員工、學(xué)生因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可以查閱、借閱檔案。外單位因工作需要查閱本校檔案，須持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校辦公室批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及國家機(jī)密和學(xué)校機(jī)密的檔案，須經(jīng)學(xué)校保密委員會(huì)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案查閱者應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、目的、時(shí)間等。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。2.借閱檔案借閱者應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合檔案室審批。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）利用服務(wù)綜合檔案室應(yīng)積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)，編制檔案檢索工具和參考資料，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供決策依據(jù)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)報(bào)送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案行政管理部門。（二）移交工作1.各部門、各單位應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定，定期向綜合檔案室移交檔案。移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.學(xué)校撤銷、合并時(shí)，應(yīng)將檔案整理后移交學(xué)校指定的部門或單位保管。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）實(shí)施步驟1.檔案數(shù)字化對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，掃描錄入檔案原文，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。3.安全保障建立檔案信息化安全保障體系，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。（三）管理要求1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、同步歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。2.檔案管理人員應(yīng)熟