PAGE供應(yīng)商檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司供應(yīng)商管理，規(guī)范供應(yīng)商檔案建立、維護(hù)及使用，確保供應(yīng)商提供的物資、服務(wù)符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的所有供應(yīng)商，包括原材料供應(yīng)商、零部件供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商、服務(wù)供應(yīng)商等。（三）基本原則1.合法性原則：供應(yīng)商檔案管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠反映供應(yīng)商的實(shí)際情況。3.動(dòng)態(tài)性原則：根據(jù)供應(yīng)商合作情況及評(píng)估結(jié)果，及時(shí)更新檔案信息。4.保密性原則：嚴(yán)格保密供應(yīng)商檔案信息，防止信息泄露。二、供應(yīng)商檔案建立（一）檔案信息收集1.基本信息：包括供應(yīng)商名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式、法定代表人、經(jīng)營(yíng)范圍等。2.資質(zhì)證明：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、行業(yè)資質(zhì)證書(shū)等。3.業(yè)績(jī)情況：近三年與公司及其他客戶(hù)的合作項(xiàng)目、銷(xiāo)售額、市場(chǎng)份額等。4.生產(chǎn)能力：生產(chǎn)設(shè)備清單、生產(chǎn)工藝流程圖、產(chǎn)能規(guī)模、人員配備等。5.質(zhì)量控制：質(zhì)量管理體系認(rèn)證、質(zhì)量檢測(cè)設(shè)備、質(zhì)量控制流程、產(chǎn)品合格率等。6.財(cái)務(wù)狀況：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等財(cái)務(wù)報(bào)表，以及銀行信用評(píng)級(jí)、稅務(wù)繳納情況等。7.環(huán)保情況：環(huán)保審批文件、污染物排放達(dá)標(biāo)證明等。8.其他信息：供應(yīng)商自我評(píng)價(jià)、客戶(hù)評(píng)價(jià)、行業(yè)評(píng)價(jià)等。（二）檔案信息審核1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)收集到的供應(yīng)商檔案信息進(jìn)行初步審核，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。2.質(zhì)量管理部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量控制體系、產(chǎn)品質(zhì)量等信息進(jìn)行審核，評(píng)估其質(zhì)量保證能力。3.法務(wù)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)證明、合法性等信息進(jìn)行審核，確保供應(yīng)商符合法律法規(guī)要求。4.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行審核，評(píng)估其財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（三）檔案信息錄入1.審核通過(guò)的供應(yīng)商檔案信息由采購(gòu)部門(mén)指定專(zhuān)人錄入公司供應(yīng)商管理系統(tǒng)，建立電子檔案。2.電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的格式和編碼進(jìn)行管理，確保信息的規(guī)范性和可查詢(xún)性。3.同時(shí)，應(yīng)將紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行整理歸檔，妥善保存，以備查閱。三、供應(yīng)商檔案維護(hù)（一）定期更新1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商檔案信息進(jìn)行更新，確保信息的時(shí)效性。2.每年至少對(duì)供應(yīng)商的基本信息、業(yè)績(jī)情況、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行一次全面更新。3.對(duì)于供應(yīng)商的重大變更事項(xiàng)，如法定代表人變更、經(jīng)營(yíng)范圍變更、生產(chǎn)地址變更等，應(yīng)及時(shí)更新檔案信息。（二）動(dòng)態(tài)評(píng)估1.建立供應(yīng)商動(dòng)態(tài)評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的合作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估。2.評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、服務(wù)水平、價(jià)格合理性、售后服務(wù)等方面。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于供應(yīng)商在合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲問(wèn)題、售后服務(wù)問(wèn)題等，應(yīng)及時(shí)記錄在供應(yīng)商檔案中。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其限期整改，并跟蹤整改情況。3.對(duì)于問(wèn)題嚴(yán)重的供應(yīng)商，應(yīng)采取相應(yīng)的處罰措施，如暫停合作、降低采購(gòu)份額等，并記錄在檔案中。四、供應(yīng)商檔案使用規(guī)范（一）查詢(xún)權(quán)限1.公司內(nèi)部人員根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)后可查詢(xún)供應(yīng)商檔案信息。2.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案的日常查詢(xún)和管理，其他部門(mén)如需查詢(xún)，應(yīng)向采購(gòu)部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可進(jìn)行查詢(xún)。3.嚴(yán)格限制供應(yīng)商檔案信息的查詢(xún)范圍，確保信息安全。（二）信息共享1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期向質(zhì)量管理部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)共享供應(yīng)商檔案信息，以便各部門(mén)在工作中參考。2.在涉及供應(yīng)商選擇、采購(gòu)決策、質(zhì)量控制等重要工作時(shí)，應(yīng)充分利用供應(yīng)商檔案信息進(jìn)行綜合評(píng)估。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱供應(yīng)商檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借他人，確保檔案資料的完整性和安全性。3.借閱期限屆滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)歸還的檔案資料進(jìn)行檢查。五、供應(yīng)商檔案安全管理（一）物理安全1.供應(yīng)商檔案紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防火、防盜。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）網(wǎng)絡(luò)安全1.加強(qiáng)供應(yīng)商管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)系統(tǒng)用戶(hù)進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶(hù)的操作權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)。（三）人員安全1.對(duì)涉及供應(yīng)商檔案管理的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。2.簽訂保密協(xié)議，明確其在供應(yīng)商檔案管理中的保密責(zé)任和義務(wù)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效實(shí)施。2.檢查內(nèi)容包括檔案建立、維護(hù)、使用、安全管理等方面，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立供應(yīng)商檔案管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門(mén)及相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括檔案信息完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，檔案使用規(guī)范情況，檔案安全管理情況等。3.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和人員進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問(wèn)題的進(jìn)行批評(píng)教育和