PAGE衛(wèi)生院檔案三合一制度模板一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合衛(wèi)生院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室在工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生院檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或人員負責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映衛(wèi)生院的工作實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.完整系統(tǒng)原則：保證檔案的齊全完整，對檔案進行科學(xué)分類、編號和整理，使其形成有機的整體。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定衛(wèi)生院檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)接收、收集、整理、分類、編號、裝訂、保管衛(wèi)生院各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行檔案的銷毀和移交工作。5.負責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高全院職工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各科室職責(zé)1.負責(zé)本科室文件材料的形成、積累和整理工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步分類工作，確保本科室檔案的齊全完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括衛(wèi)生院制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、會議記錄、大事記、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：涵蓋醫(yī)療文書（病歷、處方、檢查檢驗報告等）、醫(yī)療技術(shù)檔案（手術(shù)記錄、科研資料等）、護理檔案、藥劑檔案、醫(yī)療器械檔案等。3.公共衛(wèi)生類：包含預(yù)防接種檔案、健康教育檔案、傳染病防治檔案、慢性病管理檔案、婦幼保健檔案等。4.其他類：如基建檔案、設(shè)備采購檔案、合同協(xié)議檔案等。（二）編號規(guī)則1.采用“年度類別流水號”的編號方式。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。3.類別：根據(jù)檔案分類設(shè)置代碼，行政管理類用“A”表示，醫(yī)療業(yè)務(wù)類用“B”表示，公共衛(wèi)生類用“C”表示，其他類用“D”表示。4.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編號，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足四位的前面補零。例如：2023年形成的第一份行政管理類檔案編號為“2023A0001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各科室應(yīng)及時將本科室在工作中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、手續(xù)完備，禁止使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料書寫。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行收集和存儲，確保其真實性、完整性和可讀性。（二）整理方法1.按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類。2.對每份文件材料進行編號，并填寫檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括文件編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。3.對文件材料進行裝訂，拆除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。4.對于不符合歸檔要求的文件材料，應(yīng)進行補充、修正或重新整理，確保檔案質(zhì)量。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號順序進行排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則：根據(jù)檔案的重要性、查考利用價值等因素綜合考慮。3.具體檔案保管期限的劃分按照國家有關(guān)規(guī)定和衛(wèi)生院實際情況執(zhí)行。（三）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查結(jié)果進行記錄，并填寫檔案清查登記表。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并報告上級主管部門。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本院職工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在科室負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱內(nèi)容應(yīng)嚴格限定在與查閱目的相關(guān)的范圍內(nèi)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，查閱時應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保檔案信息安全。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)審批后，檔案管理人員根據(jù)查閱申請?zhí)峁n案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進行核對，確保檔案完整無損。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進行詳細記錄。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、單位、查閱檔案名稱及編號、查閱目的、利用方式（查閱、復(fù)印、摘錄等）、利用份數(shù)等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便統(tǒng)計分析和查閱。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對到期檔案進行鑒定。2.對仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，形成檔案鑒定意見書，明確檔案的存毀意見。2.檔案鑒定意見書經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊經(jīng)審核無誤后，由檔案