PAGE公司實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司實(shí)驗(yàn)室檔案管理，確保實(shí)驗(yàn)室檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在實(shí)驗(yàn)室科研、生產(chǎn)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有實(shí)驗(yàn)室，包括但不限于研發(fā)實(shí)驗(yàn)室、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室、分析實(shí)驗(yàn)室等。（三）定義1.實(shí)驗(yàn)室檔案：指實(shí)驗(yàn)室在科研、生產(chǎn)、管理等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件材料，按照規(guī)定的程序和要求，整理成案卷，移交檔案管理部門保存的過程。3.借閱：因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)從檔案管理部門查閱、借出檔案的行為。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：實(shí)驗(yàn)室檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映實(shí)驗(yàn)室工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集實(shí)驗(yàn)室在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、技術(shù)秘密等的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善實(shí)驗(yàn)室檔案管理的具體細(xì)則。2.負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。3.指導(dǎo)實(shí)驗(yàn)室各部門的檔案收集、整理和歸檔工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)實(shí)驗(yàn)室檔案的數(shù)字化管理。（二）實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本實(shí)驗(yàn)室檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和組織協(xié)調(diào)，將檔案管理工作納入實(shí)驗(yàn)室工作計(jì)劃。2.督促本實(shí)驗(yàn)室人員及時(shí)整理、歸檔各類文件材料，確保檔案的按時(shí)移交。3.對(duì)本實(shí)驗(yàn)室檔案的真實(shí)性、完整性和保密性負(fù)責(zé)。（三）兼職檔案員職責(zé)1.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、分類和初步立卷工作。2.定期將整理好的文件材料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.實(shí)驗(yàn)室規(guī)劃與建設(shè)文件，包括實(shí)驗(yàn)室設(shè)計(jì)方案、建設(shè)項(xiàng)目審批文件、工程圖紙等。2.科研項(xiàng)目文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試數(shù)據(jù)分析、科研成果鑒定材料等。3.儀器設(shè)備檔案，包括儀器設(shè)備購(gòu)置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。4.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件，如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，以及實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部制定的操作規(guī)程、技術(shù)規(guī)范等。5.人員檔案，包括實(shí)驗(yàn)室人員的簡(jiǎn)歷、培訓(xùn)記錄、資質(zhì)證書等。6.質(zhì)量控制文件，如質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、質(zhì)量記錄、內(nèi)部審核報(bào)告、管理評(píng)審報(bào)告等。7.對(duì)外合作與交流文件，如合作協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、學(xué)術(shù)會(huì)議資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將收集到的文件材料分為科研項(xiàng)目檔案、儀器設(shè)備檔案、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案、人員檔案、質(zhì)量控制檔案、對(duì)外合作與交流檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.兼職檔案員將整理好的文件材料按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目后，填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理接收手續(xù)，并在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門將接收的檔案按照規(guī)定的保管期限和存放位置進(jìn)行存放。（二）保管期限1.實(shí)驗(yàn)室檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括實(shí)驗(yàn)室規(guī)劃與建設(shè)文件、重大科研項(xiàng)目檔案、重要儀器設(shè)備檔案、涉及公司核心技術(shù)和機(jī)密的檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括一般科研項(xiàng)目檔案、重要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案、人員資質(zhì)檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括一般性文件材料、臨時(shí)性項(xiàng)目檔案等。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則與組織1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織檔案鑒定工作，成立由檔案管理部門人員、實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成的檔案鑒定小組。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括科研價(jià)值、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等。3.檔案的保管期限是否合理。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其保存價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展規(guī)劃、科研項(xiàng)目進(jìn)展情況等，綜合分析檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱實(shí)驗(yàn)室檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記本上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱實(shí)驗(yàn)室檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人歸還檔案時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。（三）保密要求1.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案中涉及的公司機(jī)密、技術(shù)秘密等信息。2.對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，檔案管理部門應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如限制查閱范圍、使用專用設(shè)備等。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)做到內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)及時(shí)，定期向上級(jí)主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。（二）信息化管理1.推進(jìn)實(shí)驗(yàn)室檔案的信息