PAGE醫(yī)院歷史檔案數(shù)字化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院歷史檔案數(shù)字化管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各部門形成的歷史檔案數(shù)字化管理工作，包括紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音錄像檔案等各類載體檔案的數(shù)字化處理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保數(shù)字化檔案與原始檔案內(nèi)容一致，真實(shí)反映醫(yī)院歷史面貌。2.完整性原則：全面涵蓋醫(yī)院各歷史時(shí)期的檔案資料，保證檔案信息的完整性。3.安全性原則：采取有效措施保障數(shù)字化檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.規(guī)范性原則：遵循國家和行業(yè)有關(guān)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化工作的質(zhì)量。5.便捷性原則：方便檔案的查詢、利用和共享，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定醫(yī)院歷史檔案數(shù)字化工作計(jì)劃和實(shí)施方案。2.組織開展檔案數(shù)字化前的整理、鑒定等基礎(chǔ)工作。3.對(duì)數(shù)字化加工過程進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和質(zhì)量控制。4.負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)、保管和維護(hù)。5.建立和完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的安全和有效利用。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門歷史檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.配合檔案管理部門做好檔案數(shù)字化相關(guān)工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）信息技術(shù)部門1.提供檔案數(shù)字化所需的技術(shù)支持和設(shè)備保障。2.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行數(shù)字化管理系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)和升級(jí)。3.負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)備份等工作，確保數(shù)字化檔案信息的安全。三、檔案數(shù)字化流程（一）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)歷史檔案進(jìn)行全面梳理，剔除重復(fù)、無效檔案。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編目、裝訂，確保檔案的有序排列。3.對(duì)照片、錄音錄像等特殊載體檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和標(biāo)注，注明形成時(shí)間、地點(diǎn)、人物等關(guān)鍵信息。（二）數(shù)字化加工1.掃描根據(jù)檔案的紙張類型、幅面大小等選擇合適的掃描設(shè)備和掃描分辨率。一般紙質(zhì)檔案掃描分辨率不低于200dpi，照片檔案掃描分辨率不低于300dpi。對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪等預(yù)處理，確保圖像清晰、完整。掃描過程中要做好記錄，包括掃描日期、設(shè)備型號(hào)、操作人員等信息。2.圖像處理對(duì)掃描圖像進(jìn)行去噪、去污、修復(fù)等處理，提高圖像質(zhì)量。按照檔案管理要求對(duì)圖像進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，一般采用TIFF或PDF格式保存。對(duì)圖像進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、編號(hào)等關(guān)鍵信息，確保文件名的唯一性和規(guī)范性。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。通過檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄與圖像數(shù)據(jù)的快速檢索和查詢。（三）質(zhì)量檢測1.檔案管理部門設(shè)立質(zhì)量檢測崗位，負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)字化加工成果進(jìn)行抽檢。2.質(zhì)量檢測內(nèi)容包括圖像清晰度、完整性、準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性等。抽檢比例不低于數(shù)字化檔案總量的10%。3.對(duì)檢測不合格的檔案，及時(shí)返回加工部門進(jìn)行整改，直至達(dá)到質(zhì)量要求。（四）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)1.數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在醫(yī)院專門的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備安全可靠、容量充足、易于管理等特點(diǎn)，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。3.建立數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理制度，明確數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的位置、方式、備份周期等信息，做好數(shù)據(jù)存儲(chǔ)記錄。（五）驗(yàn)收移交1.數(shù)字化加工任務(wù)完成后，加工部門向檔案管理部門提交驗(yàn)收申請(qǐng)。2.檔案管理部門組織相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。3.驗(yàn)收合格的數(shù)字化檔案正式移交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。四、數(shù)字化檔案的利用與服務(wù)（一）查詢利用1.醫(yī)院工作人員因工作需要可通過檔案管理系統(tǒng)查詢數(shù)字化檔案。查詢時(shí)需填寫查詢申請(qǐng)表，注明查詢目的、內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)審批后的查詢申請(qǐng)，為查詢?nèi)藛T提供數(shù)字化檔案的查閱服務(wù)。查閱過程中應(yīng)做好記錄，包括查詢時(shí)間、查詢?nèi)藛T、查詢內(nèi)容等信息。3.如需復(fù)制數(shù)字化檔案，應(yīng)按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，檔案管理部門按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并收取相應(yīng)的費(fèi)用。（二）共享服務(wù)1.建立數(shù)字化檔案共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部各部門之間檔案信息的共享和交換。2.共享平臺(tái)應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和需求，授予相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.積極推進(jìn)與上級(jí)主管部門、其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)等相關(guān)單位的檔案信息共享，促進(jìn)檔案資源在更大范圍內(nèi)的有效利用。（三）統(tǒng)計(jì)分析1.檔案管理部門定期對(duì)數(shù)字化檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括查詢次數(shù)、利用部門、利用目的等信息。2.通過統(tǒng)計(jì)分析，了解醫(yī)院檔案利用需求和趨勢，為檔案管理工作的優(yōu)化和改進(jìn)提供依據(jù)。3.根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，適時(shí)調(diào)整檔案數(shù)字化工作計(jì)劃和實(shí)施方案，提高檔案管理的針對(duì)性和實(shí)效性。五、安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.醫(yī)院信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)建立健全數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)用戶的管理，設(shè)置用戶賬號(hào)和密碼，定期更換密碼，嚴(yán)格權(quán)限控制，防止非法用戶訪問數(shù)字化檔案信息。3.定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行評(píng)估和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，確保網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全。（二）數(shù)據(jù)安全1.對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，采用安全可靠的加密算法，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性。2.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在異地，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，對(duì)涉及重要檔案信息的操作進(jìn)行審計(jì)和記錄，防止數(shù)據(jù)被篡改或泄露。4.加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的管理，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。（三）人員安全1.對(duì)參與檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能，明確安全責(zé)任。2.與數(shù)字化加工人員簽訂保密協(xié)議，要求其嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定和安全制度，不得泄露檔案信息。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門和信息技術(shù)部門工作人員的安全管理，防止內(nèi)部人員因疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致安全事故。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.醫(yī)院成立檔案數(shù)字化管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括管理制度執(zhí)行情況、數(shù)字化流程規(guī)范情況、安全管理措施落實(shí)情況等。2.監(jiān)督小組通過現(xiàn)場檢查、查閱資料、數(shù)據(jù)比對(duì)等方式進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.檔案管理部門應(yīng)定期向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案數(shù)字化管理工作情況，接受醫(yī)院內(nèi)部的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）績效考核1.建立檔案數(shù)字化管理績效考核機(jī)制，將檔案數(shù)字化工作納入醫(yī)院各部門績效考核體系。2.績效考核內(nèi)容包括檔案收集整理的及時(shí)性和完整性、數(shù)字化加工質(zhì)量、檔案利用服務(wù)效果、安全管理工作等方面。3.根據(jù)績效考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令限期整改。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)工作1.檔案管理部門定期組織開展檔案數(shù)字化管理培訓(xùn)，提高醫(yī)院工作人員對(duì)檔案數(shù)字化工作的認(rèn)識(shí)和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、數(shù)字化工作流程、檔案管理系統(tǒng)操作、安全保密知識(shí)等。3.根據(jù)不同崗位人員的需求，制定有針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃，確保培訓(xùn)效果。培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、在線學(xué)習(xí)等多種形式。（二）宣傳工作1.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化管理工作的宣傳，提高醫(yī)院全體人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，營造良好的檔案管理氛圍。2.通過醫(yī)院內(nèi)部刊物、宣傳欄、網(wǎng)